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Université De Nantes
- Responsable du pôle des Systèmes d’Information Scolarité et Pôle inscription des Licences et Master
Nantes
2017 - maintenant
- Assurer la coordination des maquettes pédagogiques (150 environ) avec les maquettes d'examens (800 à 1000 épreuves par session)
- Gestion de plus de 10 000 étudiants et de la complexité liée à une scolarité mutualisée regroupant 6 UFR
- Coordination de l'offre pédagogique dans le système d'information
Tenir la comptabilité des encaissements des droits universitaires (1,5 millions d'euros et 5 modes d'encaissement différents)
- Édition de tableaux de bord, d'extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines)
- Encadrement de 3 agents
- Mise en œuvre des procédures de gestion
- Mise en œuvre toutes les opérations liées aux résultats des étudiants (calendrier des examens, sujets, notes, équivalences)
- Contrôle des inscriptions et des données (enquête SISE)
- Gestion des inscriptions générales ou particulières (chaîne d'inscription, conventions, partenariats, accords internationaux)
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Ecole nationale supérieure maritime (ENSM)
- Agent du BEF (Bureau Etudes et Formation)
Paris La Défen se
2015 - 2017
Gestion de la scolarité des étudiants : préparation logistique des rentrées et accueil des étudiants, organisation des réunions d'information, transmission des informations concernant les séances.
Interlocutrice dédiée pour le suivi administratif et financier des dossiers de financements des étudiants en collaboration avec Pôle Emploi, FONGECIF, les Conseils Régionaux.
Soutien à la cellule SIGE (Service Informatique de Gestion des Etudes) : requêteur, extractions, MAJ, exploitation de données et remontées d'anomalies sur progiciel Aurion (AURIGA) et Mercator, utilisation d'ASTERIE et AMFORE...
Rôle d'interface entre les enseignants, les étudiants et la direction, rôle de veille et d'alerte au responsable pédagogique, définir et assurer le suivi du passage en classe supérieure, participation à l'organisation des projets, administration des stages en entreprises des étudiants.
Construction des emplois du temps, gestion des conseils de classe (rédaction des CR), contrôle et édition des bulletins de notes, définir et assurer le suivi du passage en classe supérieure, participation à l'organisation des projets (vérification des phasages de projets et calendriers, accueil partenaires...)
Gestion quotidienne : suivi des absences, saisie des notes, gestion des plannings, suivi des étudiants, gestion des résultats d'examen en relation avec le responsable du BEF.
Habilitation TOEIC/TOEFL TCA (Test Centre Administor) : organisation, surveillance et supervision des sessions de tests TOEIC, habilitation obtenue auprès de ETS Global Paris..
Organisation et surveillance des examens, concours et épreuves.
Vérification des dossiers d'inscription, gestion de données informatisées, suivi administratif.
Préparation des résultats des examens en relation avec le Chef du BEF.
Organisation et préparation matérielle du concours de l'ENSM et des formations courtes.
Événements ENSM : organisation et participation aux JRE (Journées Relations Entreprises), JPO, conférences...
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MediaSchool Group
- Assistante pédagogique - ECS PARIS
PARIS
2012 - 2014
Ecole de communication appartenant au groupe MediaSchool (regroupant l'école de journalisme IEJ et l'école dédiée aux métiers du Web, Sup de Web).
Le parti pris de l'ECS est la professionnalisation avec la mise en place de Contrats de Professionnalisation grâce au rythme adopté à l'école, spécificité de l'ECS, le 4/5e : 4 jours en entreprise, un jour à l'école.
Partenariats avec :
- agences (TBWA, Havas, Euro RSCG, Buzzman, Fred & Farid, Marcel...)
- annonceurs (L'Oréal, Google, Hermès, SNCF, GDF Suez, Orange, Chloé, Vivendi Universal...)
- institutions publiques et politiques (Greenpeace, Mairie de Paris, Assemblée Nationale, Ligue contre le Cancer, PS, UMP...), des groupes Médias et régies pub (RTL, Canal +, Le Figaro,Lagardère Publicité, Mediamétrie...)
Au sein d'une équipe réduite (10 personnes), j'occupais le poste d'assistante pédagogique responsable des formations Mastères (Bac + 4 et Bac + 5) avec 4 spécialisations : RP, Communication 365°, Com. Digitale et Com. Politique.
Effectif de 400 étudiants.
Assistanat administratif : gestion informatisée des dossiers élèves sur notre logiciel pédagogique (4D / Completive), accueil physique et téléphonique des étudiants/candidats/corps professoral & renseignements sur les formations, traitement des courriers et mails, prise de RV pour les admissions et gestion de l'agenda du directeur,
Assistant pédagogique : construction intégrale et gestion des plannings.
Constitution du dossier pédagogique des étudiants (guides de l'étudiant, saisie des absences, vérification des justificatifs d'absence en partenariat avec les entreprises accueillant les étudiants, création et traitement des bulletins de notes, édition des feuilles d'émargement, organisation des études de cas, affichage des informations, mailings d'informations, compte-rendus de réunions...)
Commande des fournitures, participation et organisation des événements de l'école (JPO, réunion des profs, séminaire d'intégration, soirées).
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Coyote System
- Assistante administrative (rattachée aux cellules Comptabilité/ADV)
SURESNES
2010 - 2012
Coyote System est la société qui gère l'outil d'aide à la conduite, le Coyote (système européen d'avertissement de la localisation de zones dangereuses par échange d'information entrées par les utilisateurs, au travers du réseau GSM.)
Start-up à la croissance remarquable avec une équipe de 70 collaborateurs - CA de 75 M€ en 2011, 1,5 million d’utilisateurs (toutes applications) en 2012
Poste occupé : assistante administrative polyvalente (orientée Compta et ADV)
- en interface avec le service Comptabilité : émission de devis/factures/relances, mise en place d'échéanciers, réception des paiements par chèques et prélèvements automatiques, préparation des bordereaux de remises en banques, vérification des informations bancaires, saisie de ces informations sur logiciels internes (ERP), remontées des anomalies auprès des directions comptable et technique.
- saisie/suivi de commandes/validation de commandes de matériel/abonnement.
- en interface avec le Service Clients : solutionnement des litiges, propositions de solutions, résolution des contentieux, médiation.
- assistant administratif : traitement des courriers, mails, appels
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ESRA PARIS
- Secrétaire pédagogique
2005 - 2010
L'Ecole Supérieure de Réalisation Audiovisuelle a été créée en 1972, c'est une école supérieure française technique privée, formant aux métiers du cinéma, télévision,photographie, l'animation 3D et son délivrant un diplôme certifié par l'Etat. Ecoles à Paris, Rennes, Nice, New-York. 1500 étudiants à Paris.
2005/2007 : secrétaire/standardiste. Accueil téléphonique et physique, traitement des courriers, mails & demandes d'informations, envois de brochures, renseignements sur les formations, financements & d'hébergements, accueil des professeurs et transmission des informations concernant le planning/les cours, archivage, classement, rédaction de comptes rendus/notes de service, suivi auprès des parents. En soutien du service Com : établissement de l'annuaire des anciens élèves, rédaction/correction des brochures, rédaction des newsletters/mailings, participation aux salons & JPO, veille documentaire, production de statistiques/bilan sur la fréquentation du site/nombre de "prospects", édition des conventions de stage.
2007/2010 : assistante responsable des concours & admissions en charge de la Sécurité Sociale et des bourses du CROUS. Organisation intégrale des concours : inscriptions, convocations, planification des professeurs, organisation logistique, correction des épreuves d’admission, participation à l'élaboration des épreuves avec la direction, préparation des dossiers pour les commissions rectorales (établissement de tableaux de reporting et compilation des données). Mise en paiement des bourses d'Etat sur le site du CROUS. Inscription des étudiants à la Sécurité Sociale (suivi, gestion).
