Oxfam Novib
- Administration Officer
2011 - maintenant
Mai 2013 à nos jours : Chargée de l’administration des programmes à Oxfam
• Création et suivi des projets d’OXFAM dans le logiciel SAP
• Elaborer avec l’équipe programme la planification annuelle d’Oxfam Novib
• Préparer, dans le cadre du cycle de projet d’Oxfam Novib ou des exigences des bailleurs, une documentation et des correspondances (comme les approbations, contrats, lettres de transfert, les rappels et standards de lettres de refus);
• Organiser et contrôler les processus (administratifs) des programmes et projets financés en externe, conformément aux procédures de l'ISO et aux exigences des bailleurs; signaler les écarts dans les différents processus et alerter les membres du personnel concerné;
• Faire le transfert des fonds et le suivi budgétaire au niveau des partenaires
• Suivre avec les partenaires des deadlines des différents rapports conformément aux clauses contractuels
• Suivre les contrats pour retour des originaux par les partenaires ;
• Excellente collaboration avec les Finances Officers et les Programmes Officers pour la gestion des contrats avec les partenaires ;
• Excellente collaboration avec le helpdesk du siège pour des appuis nécessaires.
• Faire l’archivage électronique et physique de tous les documents importants (contrat, lettre de transfert, approbation, structure des projets sur le N drive d’OXFAM)
• Préparation du Balance Score Card en collaboration avec Associate Country Director
• Elaboration des comptes rendu des réunions d’équipe Programme
• Organisation des ateliers, séminaires et réunion
• Recherche de visa pour les voyages
• Réservation des billets d’avion
Décembre 2011 à Avril 2013 : Assistante suivi évaluation redevabilité et apprentissage des programmes humanitaires à OXFAM (DFID, AUSAID, SIDA, ECHO, EU, COP SUISSE, GFDRR, Gouvernement Belge)
• Point focal protection des enfants en urgence
• suivre la planification des partenaires pour la mise en œuvre des activités des programmes humanitaires
• Intégrer la protection des enfants dans les programmes humanitaires
• Assurer que les normes minimales en matière d’intervention humanitaire sont respectées par les partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des programmes humanitaires
• Assurer le suivi de l’intégration du genre dans la mise en œuvre des programmes
• Mise en place d’un cadre de redevabilité au niveau communautaire
• Faciliter la communication avec les partenaires et assurer la circulation et le suivi des informations concernant les partenaires (activités, programmes, problèmes, etc.)
• Assurer conjointement avec les partenaires le suivi des marchés dans la zone d’intervention
• Assurer conjointement avec les partenaires le suivi de la situation humanitaire et sécuritaire de la zone d’intervention
• Appuyer les partenaires et l’équipe humanitaire Oxfam dans le rapportage des programmes
• Assurer conjointement avec les partenaires la mise en place d’un mécanisme de plainte dans les villages d’intervention
• Collecter des récits et témoignages des différents acteurs sur les programmes (autorités, bénéficiaires, non bénéficiaires),
• Appuyer l’équipe humanitaire dans l’organisation et le rapportage des différentes enquêtes (Assessment, Baseline, PDM, Endline, Evaluation…etc)
• Etre le point focal Oxfam pour le mécanisme des plaintes
• Former et sensibiliser les communautés sur la gestion du budget familial
• Sensibiliser les communautés sur les pratiques liées à l’eau, l’hygiène et assainissement
• Participer au ciblage des bénéficiaires des programmes humanitaires
• Faire le masque de saisie sur le logiciel SPSS
• Traiter et analyser les données collectées du terrain sur le logiciel SPSS et SPHINX
• Rédiger les rapports d’évaluation des projets
Juin 2010 à Août 2011:
Assistante du Responsable Administratif et financier
- Etablissement des paies et déclaration sociales
- Etablissement des factures pro-forma
- Rapport financier des dépenses du mois
- Tableau de bord des recettes et des dépense
