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Ophélie DUPUIS

Amilly

En résumé

Disponible à partir du 1er septembre 2016, je met à disposition mes compétences acquises au cours des missions successives que j'ai réalisé dans le domaine de l'assistanat de direction.

COMPETENCES :
=>Donner, recevoir, traiter, diffuser et conserver les informations :
Accueil des visiteurs (prestataires, …)
Organisation de réunions incluant ordre du jour, suivi de participations
Gestion de l'agenda (ajout, modification et suppression des réunions)
Gestion des appels téléphoniques, messagerie (messages délégués)
Rédaction de courriers / courriels / notes / compte-rendu
Constitution et envoi de courriels
Gestion de la bibliothèque du DPOQ
Classement et mise à jour des documents et des dossiers (papiers)
Préparer le déroulement de réunions, comités, séminaires, déplacements (formations) :
Réservations de salles /conf call / vidéo conférence /restaurants / hôtels / plateaux repas
Préparation de dossiers d'accompagnement des réunions
Suivi de la présence des participants aux réunions

=>Organisation de préparation des comités projets :
Envoi et mise à jour des fiches COMOP auprès des chefs de projets
Mise à jour des supports de présentation du département
Mise à jour et suivi du tableau de compte rendus des comités de pilotage projets
Contrôle du respect des échéances définies par le Directeur adjoint (processus budgétaire,…)
Secrétariat de la direction groupe lors des jours de présence

=>Autres activités :
Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs (matériels, parcours d'intégration etc …)
Back up lors des congés (contrats, CRAs, etc …)
Création de documents pour le compte des collaborateurs du DPOQ

Mes compétences :
Organisation d'évènements
Microsoft Office
Gestion clients
Gestion budgétaire
Gestion administrative
Gestion de la relation client
Accueil physique et téléphonique
Fidélisation client

Entreprises

  • Mutuelle Nationale des Hospitaliers - MNH - Assistante de direction

    Amilly 2016 - maintenant Gestion des évènements et activités du département (10 collaborateurs)
    → Réunions, séminaires, calendriers, formations, déplacements, etc…
    → Suivi des dossiers auprès des chefs de projet
    Organisation des réunions de la direction
    → Réservations de salle/matériels, Confcall, Vidéo conférence
    → Mise en page des supports de présentation et comptes rendus
    Organisation des comités projet
    → Gestion et suivi des comités de pilotage

  • Auto-école Lutton - Assistante polyvalente

    2015 - 2016 Gestion des dossiers élèves / moniteurs
    → Inscription et suivi dossiers, transmission des pièces administratives en préfecture
    → Gestion des plannings des moniteurs sur deux auto-écoles
    Gestion budgétaire
    → Gestion des dépenses de l’établissement, enregistrement règlements clients, relances etc…

  • Audi - Secrétaire polyvalente

    Villers Cotterets 2014 - 2014 Accueil
    → Tenue du standard (filtrage appel, prise de rendez-vous, service après-vente...)
    → Gestion des règlements et litige clients, secrétariat commercial, gestion du parc des véhicules de prêt
    Secrétariat commerciale
    → Saisie informatique (création dossier/contrat, devis, facture, relances client, impayés ...)

  • Laserium - Hôtesse d'accueil

    2014 - 2014 Accueil
    → Réalisation de devis
    → Organisation évènementielle (anniversaire, séminaires d’entreprise etc ...)
    → Démarches commerciales auprès des comités d’entreprises

  • SEPHORA - Conseillère de vente/Maquilleuse

    BOULOGNE BILLANCOURT 2009 - 2013 Conseils et vente
    → Fidélisation clientèle, encaissements, gestion et suivi des commandes clients, merchandising / mise en place d’opérations commerciales, réalisation des objectifs qualitatifs

  • France Loisirs - Vendeuse

    Gentilly 2006 - 2009 Vente et gestion des stocks
    → Accueil, information, gestion des linéaires, commandes clients et fournisseurs, gestion des stocks, inventaires, gestion du salon du livre (3ans de suite), adhésions clientèle.

Formations

Pas de formation renseignée

Réseau

Annuaire des membres :