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Pitch Promotion
- Assistante de programmes
2015 - maintenant
Assistanat de Responsables de Programmes, au sein du service Bureaux et Valorisation.
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Union Nationale des Entreprises du paysage
- Assistante de Direction
2014 - 2015
- Gestion les agendas et itinéraires de voyage changeants et complexes du Délégué Général et de la Présidente
- Gestion de 2 conseils d'administration, 2 conseils stratégiques, 8 bureaux, 1 commission économique, 1 congrès/AG, 1 Université (par an) et réunions hebdomadaire des cadres.
- Collaboration avec d'autres membres de l'équipe communication, administrative et du service financier pour des projets et événements spéciaux.
- Création de reportings de dépenses et des budgets.
- Gestion des services généraux
- Management de la personne en charge de l’accueil et petit secrétariat
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Fondation de l'école des Ponts et Chaussées
- Assistante de la Déléguée Générale
2013 - 2014
- Accompagner la DG dans la gestion administrative des réunions statutaires (ordre du jour, convocation, reporting, constitution de dossier, présentation PowerPoint)
- Gestion financière des fonds collectés (1,7 M€) et alloués (98 boursiers) et suivi de budget
- Initier et mettre à jour des contrats de partenariats entreprises (25 donateurs)
- Traiter les frais de déplacement et les remboursements.
- Créer et maintenir des systèmes d'archivage informatique et papier et des systèmes d'organisation pour les dossiers, rapports et documents.
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Caisse Centrale des MSA
- Assistante de la Responsable du département achats
2013 - 2013
-- Assister la responsable et son équipe d'acheteurs dans leurs activités administratives et relationnelles.
- Gérer les achats hors marchés publics pour le siège. Diminution des coûts de l'entreprise.
- Support à l'animation du réseau de 35 agences régionales MSA.
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Visaudio
- Assistante de direction
San Francisco
2012 - 2012
Assistante du Directeur des Achats
- Filtrer et traiter la correspondance, les demandes et les appels téléphoniques
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents, publipostages, présentation PowerPoint
- Préparation des réunions (communication, logistique et rédaction des comptes-rendus)
- Organisation des déplacements, gestion d’agendas et planification
- Actualisation des bases de données
- Création et mise à jour de tableaux de bord
- Gestion des offres d’emploi, support magazine
- Actualisation du site Internet
- Gestion des services généraux
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American Express Voyages d'Affaires
- Assistante logistique
RUEIL MALMAISON
2010 - 2011
- Assistanat courant du Responsable des Services Généraux : gestion de l’agenda, organisation de réunions, compte-rendu, organisation voyages et déplacements, rédaction de courrier …
- Garantir la qualité des services aux clients internes tout en respectant les procédures, les délais, le respect des coûts dans un environnement multi sites.
- Piloter les prestations et les interventions des entreprises externes Multi-services et Multi-techniques
- Suivi administratif de tous les mouvements et transferts, préparation des rétro plannings, coordination des équipes, suivi des contrats
- Gestion des commandes, suivi des stocks, contrôle des factures, gestion tableaux de bords
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Association Professionnelle des Directeurs Services Généraux (2000 adhérents)
- Assistante (webmaster, formation et rh)
1999 - 2010
Octobre 1999 à Sept 2010
- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier
- Organisation de déplacements et événements (Séminaires, Salons, Assemblée Générale…)
- Assistance aux groupes de travail (organisation des réunions, communication, rédaction comptes-rendus)
- Gestion de bases Adhérents et prospects (mise à jour, enregistrements des cotisations)
- Commande de fourniture, Classement et archivage des documents
Evolution au sein de l’Arseg de Janv 2004 à Sept 2010
Assistante des Responsables du pôle Formation et du pôle Ressources Humaines
- Gestion d’agendas,
- Organisation des réunions et comptes-rendus
- Contractualisation et gestion des contrats de partenariat (formation et RH)
- Interface avec les organismes de formation, les universités, les stagiaires, les recruteurs et les candidats
- Constitution d’un catalogue de formation métier à destination du site Internet (recherche de partenaires, contractualisation, suivi des contrats et de la facturation, création et actualisation des pages en ligne)
- Organisation des sessions des formations RH : communication, logistique, statistiques, analyses
- Actualisation du forum Emploi, de la CVthèque et du catalogue de formation (plateforme Internet)
- Création des fiches de poste (Directeur, Responsable Services Généraux, Responsable de site)
Administrateur du site Internet
- Pilote de la refonte du site et de ces évolutions
- Actualisation du site Internet ; Suivi du référencement et des statistiques de fréquentation
- Collaboration au groupe projet pour la création de la « Newsletter de l’environnement de travail »
- Création à une cellule de veilles : enquête attentes et besoins, recherche logiciel, paramétrage
- Veille Internet, mise en page et diffusion de la veille mensuelle
