Mes missions sont allées de l'assistanat classique (gestion d'agendas complexes, déplacements, notes de frais...), à la mise en place, la coordination et le management des ressources/besoins logistiques du département "Investment Banking" (effectif passé de 20 à 60 pers.).
MANAGEMENT : jusque 17 personnes (Assistantes, Réceptionnistes, Assistantes PAO...)
-----> Limitation du turnover, amélioration de la qualité des services
* Gestion d'équipes, interface avec les banquiers, reporting en Angleterre/Allemagne
* Création et mise en place de nouveaux services
* Recrutement, évaluation et gestion des performances
* Outsourcing des services PAO et Réception
SERVICES GÉNÉRAUX/LOGISTIQUE
-----> Amélioration des procédures et de la qualité, réduction des coûts
* Interface avec les différents services et bureaux étrangers sur les besoins du département (Banquiers, Equipes de support, Sécurité, "Compliance", Informatique, Reprographie, Comptabilité...)
* Coordination des déménagements en interne, gestion de l'espace "visiteurs"
* Accueil et accompagnement au démarrage des nouveaux arrivants, circuits départs
* Participation à l'élaboration des procédures de "Business Continuity Planning". Identification des modifications nécessaires et mise à jour du Plan de Continuité de l'Activité. Communication
* Relation fournisseurs
* Procédures d'archivage
ADMINISTRATION/SUPPORT
* Assistanat: Gestion d'agendas complexes, organisation de déplacements, filtrage d'appels, notes de frais, imputation et suivi des factures
* Reporting des états de présence auprès de la DRH
* Revue de presse quotidienne pour les équipes, recherche documentaire (utilisation de bases de données), gestion et organisation des abonnements
