2001 - 2009Secrétariat
- Assure l’accueil des visiteurs, reçoit et filtre les appels téléphoniques
- Gère les agendas du PDG, DG et DAF et Commerciaux, fixe et confirme les rendez-vous
- Organise les déplacements (hôtels, avions, etc…) en France et à l’étranger
Mise en place des contacts privilégiés avec agences de voyages, hôtels, restaurants en vue de négociation
Gestion des dossiers
- Gère et suit les dossiers confidentiels et personnels de la Direction
- Prépare des dossiers commerciaux, juridiques pour les réunions, rédaction de compte rendu
- Gère des dossiers : Services généraux (fournisseurs), suivis des travaux d’entretien, suivis des prestataires (ménage, fleuriste..), Flotte des véhicules (assurance, entretien, sinistres, …)
- Vérifie l’avancement de décisions prises et respect des délais
Mise en place sur Outlook d’un système d’alerte de suivi de dossiers
Mise en place d’un système de classement sous Excel pour le PDG, DG, DAF pour les dossiers communs, confidentiels et personnels
Création d’un tableau de bord pour les commerciaux pour le suivi de visites – Actualisation mensuelle et diffusion à la Direction et aux Commerciaux
Communication
- Assure l’interface relationnelle entre la Direction et les autres services
Création et mise en place d’une base de données clients et fournisseurs (plus de 500 références)
Création d’une charte graphique commune pour tous les documents internes à la Société
Elaboration et mise en place d’un système de notes de service, panneau d’affichage
Organisation
- Organise les réunions, séminaires et meetings : notamment déplacements et réunions de tous les directeurs des filiales en France, logistique
