Perspectives et Organisation
- Chef de Projet Evénementiel
2009 - maintenant
Organisation :
- Mise en place de manifestations : analyse des besoins du client, rédaction du cahier des charges de l'évènement, conseil sur le choix des prestataires, création du retro planning, orchestration des intervenants, reporting client
- Sous-traitants : sélection, négociation et contrôle qualité des prestations
- Logistique : réservation et préparation de salles, transport, hébergement, restauration, matériel, animations, accompagnement des participants (permanence téléphonique, accueil, résolution de problèmes…)
- Communication : gestion de fichiers d'invités, envoi de convocations, création de dossiers informatifs et de plaquettes, achat d'objets publicitaires, développement d'un package "Congrès clé en mains".
- Conception du site internet du congrès, conception du formulaire inscription, hébergement, dépôt des résumes.
- Suivi personnalisé des participants : gestion des besoins/demandes, envoi de confirmation individuelle, envoi de facture...
Gestion :
- Suivi des budgets et des marges (prévisionnel et réalisé)
- Facturation, relances débiteurs
Ressources Humaines :
Management d’équipes (assistante, hôtesses, régisseur, personnel d’entretien sur les divers événements)
Relations clients / Commercial :
- Accueil physique et téléphonique, accompagnement de groupe français et étranger
- Conception de devis et contrats, préconisations et négociations
- Mise à jour du fichier client.
