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KENNAMETAL France
- Assistante de Direction Trilingue & assistanat du Président
2010 - maintenant
KENNAMETAL France SAS, 95 personnes filiale Kennametal Inc. 14000 personnes
assistanat du Président SW Europe
Corporate, Administration & Juridique : gestion agenda international complexe et mouvant du Président, courriers, emails, notes de frais.
Coordinatrice meetings, Comex, CE, AG, planning, Action Plan, comptes rendus, PV.
Juridique, contrats clients, NDA, qualité et environnement, corporate policies documents.
Marketing, training & évènementiel : gestion et mise à jour du site internet et intranet, gestion des publications, des traductions, des communications internes et externes, organisation et suivi des budgets des évènements ; le Bourget, Siane, expositions, formations, road shows, visites clients et distributeurs de nos usines en Europe.
Finance & reporting : coordinatrice reporting CA aéronautique Europe. Calcul et envoi des statistiques des ventes au syndicat des carburiers.
Travel Manager : suivi du budget et des prestataires, gestion de toute l'activité déplacement du personnel en France et à l'étranger.
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LMC Fabricant et grossiste de cosmétiques
- Office Manager Bilingue & Assistanat du Président
2009 - 2010
Assistanat du Président et du Directeur Général
Administration : secrétariat courant, règlement interne, gestion réunions et visites, tous contrats, dossiers juridiques, assurances, brevets, reportings
Ressources Humaines : préparation, tenue et suivi des contrats, avenants, plannings, congés/absences, maladies, notes, application de la convention collective, URSSAF, caisse des cadres, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, formations, relations cabinets de recrutement, fiches de postes, suivi des horaires, congés, préparation éléments des paies, entretiens, objectifs, PEE, article 83, tickets restaurant, avances sur frais
Comptabilité : relances, règlements fournisseurs et clients, saisie dossiers fiscaux TVA, impôts via internet, relations banque, notes de frais, suivi budgets
Services Généraux : fournitures, matériels, mobilier, gestion copropriété, mise en œuvre des mesures de sécurité, informatique, véhicules, téléphonie, entretien, travaux aménagements des locaux, création laboratoire, renégociation contrats d'assurances, baux
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GSquare Société de gestion de fonds du secteur de la santé
- Office Manager Assistante de Direction Bilingue du Président
2008 - 2009
Administration : secrétariat personnel du Président, tenue d'agenda complexe, organisation, préparation et suivi de réunions, rendez-vous, déplacements, plannings, évènements,
Comptabilité : vérification des OD courantes (Paye, Charges sociales, notes de frais) facturation
Trésorerie : gestion de la trésorerie à court et moyen terme. Rapprochement bancaire. Cash Flow.
Ressources Humaines : préparation, tenue et suivi des dossiers, vérification contrats, plannings, congés/absences, notes, application de la convention collective, relations cabinets de recrutement,
Responsable services généraux : installation et aménagement du bureau, contrats, mobilier, fournitures, restauration, entretien des locaux, assurances.
Juridique : gestion des dossiers juridiques en collaboration avec le cabinet juridique
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QUADTECH – PRESSTECH FRANCE-BENELUX S.A.,
- Office Manager Assistante de Direction trilingue
1999 - 2007
Gestion et pilotage du bureau France en collaboration avec le Responsable Europe basé aux Pays-Bas, le DRH basé en Angleterre et le Directeur Financier basé aux Etats-Unis :
Administration : gestion juridique en collaboration avec le cabinet juridique
Organisation interne (personnel et maison mère) et externe (clients/fournisseurs) : réunions, vidéoconférences, déplacements, visas, passeports, événements
Gestion parc véhicules.
Gestion du Personnel : plannings, congés, absences, maladies, notes, dossiers, application de la convention collective, gestion des dossiers du personnel en France, Belgique et aux Pays-Bas, annonces de recrutement, gestion et tri, vérification et traductions des contrats anglais en français, avenants, déclaration URSSAF (DUE), affiliation caisse des cadres, mutuelle, prévoyance, cabinets de recrutement et d'intérim, Médecine du Travail, formations, transmission des éléments variables paies au cabinet d'expert-comptable, tickets restaurant, avances sur frais.
Comptabilité/Finance :
Comptabilité générale : Saisie, contrôle et vérification des OD courantes (paye, Charges sociales, TVA, CCA, notes de frais, Stock etc.)
Comptabilité Client: Facturation, gestion du poste client, règlements, relance et suivi des litiges.
Comptabilité Fournisseur : Saisie, suivi et règlements des factures fournisseurs et intercos.
Trésorerie : gestion de la trésorerie à court et moyen terme. Rapprochement bancaire. Cash-Flow, achat vente Sicav, nantissements. Reporting : Mensuel et trimestriel à la maison mère (UK et USA)
Services Généraux : gestion des contrats, matériels, fournitures, réinstallation et fermeture du bureau.
Commercial ADV : envoi documentations, offres, transmission et gestion des commandes GB/NL
Création et mise à jour bases des données ; clients, distributeurs, matériels
Relations clients France et étranger (NL, BE, LUX et pays Maghreb)
Publipostages, traductions communiqués de presse
Technique : planning techniciens, gestion installations et dépannages en France et à l'étranger
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RHÔNE POULENC RORER
- Secrétaire Bilingue du Directeur des Affaires Réglementaires
1997 - 1999
Préparation, dépôt et suivi des dossiers auprès des organismes officiels (Agence du Médicament, MEA, MCA...) et information des filiales
Téléphone, courrier, fax, messagerie, traductions, présentations Powerpoint en français et anglais
Organisation et suivi des déplacements, réunions, téléconférences, devises, notes de frais, fournitures
Planning personnel, congés, absences et agendas
Gestion des bulletins de liaison et projets pour 4 équipes avec le logiciel Chronos (calcul de rentabilité)
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MONOTYPE
- Assistante de Direction Générale
1991 - 1997
Secrétariat général pour les Directions Générales, Commerciales, Techniques et Comptables
Téléphone, courrier, agendas, fax, publipostages, traduction communiqués de presse, réunions, vidéoconférences, déplacements, salons, expositions
Fournitures, équipements du bureau, gestion parc véhicules
Gestion du personnel, contrats, planning, congés, absences, tickets restaurant,
Facturation, gestion du poste client, règlements, relances
Envoi documentations, offres, transmission et gestion des commandes GB
Création et mise à jour bases des données ; clients, distributeurs, matériels
Planning techniciens, installations et dépannages France
Assistante du Président Directeur Général,
Secrétaire du Directeur Européen (monolingue anglais),
Secrétaire du Directeur Commercial et des commerciaux
DIPLOMES : BTS Assistante de Gestion, BAC L, licence en cours de validation.
LANGUES: Trilingue français, anglais, néerlandais et allemand niveau mid intermediate B2
