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Médecins sans frontières
- ASSISTANT ADMINISTRATEUR / COMPTABLE STRUCTURE
Paris
2013 - maintenant
MISSIONS :
Assurer le suivi Administratif et Comptable de la structure MSF Supply en Côte d’Ivoire
Gestion comptable et financière
Gérer la caisse du bureau et les liquidités reçues du coffre puis effectuer les encodages des dépenses dans le logiciel SAGA après vérification des pièces ;
Faire les demandes de réapprovisionnement de la caisse en temps et en heure ;
Suivre et inscrire les avances dans le cahier d’avances ;
Contrôler les factures et les soumettre au Manager / Représentant pour validation ;
Régler les per diem des expats et des staffs entre deux missions (BTM), puis enregistrer ;
Effectuer chaque mois la réconciliation de la caisse avec l’encodage informatique Comptable (SAGA).
Gérer la banque et les transferts reçus du siège ;
Faire la réconciliation bancaire chaque fin de mois ;
Encoder la comptabilité dans SAGA (les Balzacs banque, coffre, caisse CFA, caisses USD et EURO, le VSAL et le VOD.) ;
Importer les taux de change et les dépenses siège dans le logiciel SAGA.
Faire le lettrage des écritures comptables dans SAGA.
Faire la clôture mensuelle de la comptabilité et la transmettre par mail au siège selon les règles et instructions du siège.
Assurer l’envoi des documents de clôture (scriptes) de la comptabilité chaque mois par DHL au siège.
Faire la clôture annuelle de la comptabilité sous la supervision du référent
Préparer et envoyer chaque trimestre (selon le besoin) la check liste financière au siège.
Préparer avec le Manager / Représentant les budgets de fonctionnement et l’encoder dans SAGA
Faire le suivi des budgets et informer chaque mois le Manager / Représentant de la situation.
Assurer l’archivage des documents comptables et administratifs.
Administration et Gestion du personnel
Assurer l’accueil des visiteurs au bureau ;
S’occuper des démarches visas, réservations et achats des billets d’avion pour le personnel permanent de la structure ;
Etablir les ordres de missions pour le staff en déplacement pour mission ;
Suivre et assurer les contrats pour les services sous traités et contractualisés (contrat de bail, CIE, SODECI, CITELCOM, avocat, Assurances et Gardiennage etc.…) ;
S’assurer d’exécuter et de suivre les tâches administratives nécessaires et les contacts avec les institutions (CNPS, Impôts, Ambassades etc.) ;
Superviser la personne en charge du suivi et paiements à temps des abonnements (eau, électricité, téléphone, Internet etc.) ;
Réceptionner et traiter les courriers « arrivée » et « départ » et les appels « entrant » et « sortant » ;
Préparer et éditer les contrats de travail du personnel et faire le suivi via le logiciel HOMERE ;
Préparer tous les documents et informations pour la saisie dans le logiciel de paie (HOMERE) ;
Faire le calcul des cotisations sociales et des impôts et payer aux institutions concernées.
Préparer la DISA et l’Etat 301 en fin d’année puis les déposer auprès des organismes concernés ;
Elaborer, éditer et vérifier les fiches de paie du personnel chaque fin de mois via HOMERE ;
Faire le suivi des congés du personnel via HOMERE ;
Organiser les recrutements et les départs de salariés ;
Collecter toutes les informations nécessaires à la constitution du dossier du personnel ;
Faire le suivi et la confection des badges du personnel permanent et de formation.
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Médecins sans frontières
- TRAINING OFFICER REMPLACANT
Paris
2013 - 2013
MISSIONS :
Gérer la caisse du bureau et les liquidités reçues du coffre puis effectuer les enregistrements des dépenses dans le livre de caisse après vérification des pièces ;
Suivre et inscrire les avances dans le cahier d’avances ;
Régler les per diem des expats et des staffs entre deux missions (BTM), puis enregistrer ;
Suivre tous les paiements effectués par chèque et virement et classer les factures (Factures électricité, eau, loyer, impôts, CNPS et autres….). dans le classeur banque ;
Faire les demandes de réapprovisionnement de la caisse en temps et heure ;
Effectuer le Classement et l’archivage de tous les documents (Comptables et Administratifs) ;
Assurer la tenue des dossiers du personnel ;
S’occuper des demandes de visas, réservations et achats de billets d’avion selon les besoins de la structure ;
Gérer les stocks de fournitures de bureau ;
S’assurer d’exécuter et de suivre les tâches administratives nécessaires et les contacts avec les institutions (CNPS, Impôts, Ambassades etc.) ;
Superviser la personne en charge du suivi et paiements en heure des abonnements (eau, électricité, téléphone, Internet etc.) et contrôler les factures ;
Réceptionner et traiter les courriers « arrivée » et « départ » et les appels « entrant » et « sortant » ;
Assurer l’accueil des visiteurs au bureau ;
Assurer la communication avec les bénéficiaires du support « Appro » concernant les mouvements et détails importants et partager les informations avec les membres de l’équipe ;
Informer l’équipe des arrivées (et départs) des stagiaires et personnes de passage pour organiser leur réception et transport à l’aéroport ;
Organiser le briefing d’accueil et le logement des personnes de passage et délivrer les informations nécessaires à leur séjour via un document récapitulatif ;
Superviser la personne en charge du logement quand à la récupération des clés mises à disposition des personnes de passage pour leur séjour.
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Action contre la Faim
- CHARGE ADMINISTRATIF
Clichy
2012 - 2013
MISSIONS :
1-Gérer la caisse de la base :
Vérifier les autorisations d’achat et débloquer les fonds nécessaires ;
Réceptionner, vérifier l’éligibilité des factures présentées en paiement (conformité avec le bon d’achat) ;
Payer et enregistrer les dépenses dans le livre de Caisse ;
Inscrire les demandes d’avances dans le cahier d’avance ;
Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire ;
Procéder à la clôture mensuelle de la caisse : comptage physique, édition des documents comptables, vérification des pièces justificatives ;
Proposer des améliorations possibles des procédures comptables ;
2-Assister le Logisticien Administrateur sur les activités comptables :
Préparer les ordres de virement des salaires du Personnel ;
Suivre les Avances sur salaire et Prêts ;
Collecter et fournir des informations sur les prix du marché ;
Assurer l’archivage des factures et des documents administratifs ;
Assurer l’envoie de la liasse comptable en capitale ;
3- Participer à la gestion administrative et des Ressources Humaines de la base :
Préparer tous les documents et informations pour la saisie dans la paie ;
Faire le calcul des cotisations sociales et des impôts ;
Faire le suivi des congés du personnel ;
Editer et vérifier les bulletins de paie ;
Organiser les recrutements et les départs de salariés ;
Préparer les indemnités de fin de contrat (Solde de tout compte) ;
Accueillir et informer les nouveaux salariés sur les questions administratives et RH ;
Préparer les contrats de travail et avenants et les faire signer par les employés ;
Collecter toutes les informations personnelles nécessaires à la constitution du dossier du personnel ;
Collecter, fournir les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’assurance santé.
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ACTION CONTRE LA FAIM
- ARCHIVISTE PRE AUDITEUR
Clichy
2011 - 2012
Du 09 Sept. 2011 au 31 Mai 2012 : Archiviste Pré auditeur au Département Finance à Action Contre la Faim
MISSIONS :
1-Assister l’Adjoint Administrateur finance dans ces tâches comptables
2-Contrôler la qualité des factures
Vérifier que les factures et leurs montants correspondent et sont présentes ;
Préparer le rapport des factures manquantes ou des écarts sous de tableau Excel ;
Vérifier la nature des documents et leur présentation (photocopie, original, pro forma, traduction, date, signature, cachet, termes utilisées, exactitude des calculs, etc) ;
Valider la qualité de la présentation des liasses (selon les données de la base de donnée) ;
Après la clôture mensuelle des comptes, vérifier les codes comptables, les codes contrats et de budgets ensuite corriger les erreurs sur les factures si nécessaire ;
3-Classer et archiver les documents comptables
Photocopier toutes les factures et classer les originaux par budget (contrats) et par ligne budgétaire tout en vérifier que toutes les factures sont présentes pour chaque ligne budgétaire et pour chaque contrat ;
Classer les photocopies des factures selon les livres (caisse et banque) de chaque base de travail ;
Reclasser les factures selon les nouvelles lignes budgétaires si nécessaire, particulièrement quand elles ont été utilisées pour plusieurs opérations (redistribution des lignes budgétaires initiales).
4-Assister le coordinateur Financier dans vérification et la finalisation des rapports.
5-Contribuer à la préparation des audits
Faire les pré-audits en vérifiant et en corrigeant les pièces pour les missions de contrôle et d’audit.
Participer aux différents audits financiers.
Mensuellement, préparer les fichiers à envoyer au siège (contrôle final des factures et de leur présence, mise à jour du fichier de risques).
Finaliser l’expédition des dossiers en ajoutant des étiquettes et un emballage adéquat.
Du 09 Août au 08 Septembre 2011 : Contrat Archiviste Journalier à Action Contre la Faim
MISSIONS : Vérification de l’enregistrement des factures dans le CASH BOOK et organisation de leur classement par contrat et par ligne budgétaire.
Codification des factures en fonction du code journal, du numéro de la pièce, de la date, du montant, du code comptable, du code projet, du code contrat et de la ligne budgétaire.
Préparation des audits financiers.
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ACTION CONTRE LA FAIM
- MONITEUR DISTRIBUTEUR
Clichy
2011 - 2011
Du 1er Juillet au 05 Août 2011: Moniteur - Distributeur Sécurité Alimentaire Coupon Nourriture à Action Contre la Faim
MISSIONS : Collecte des listes des personnes déplacés afin d’en établir la liste des personnes vulnérables ; validation des listes des bénéficiaires avec l’aide des comités communautaires ; formation des journaliers ; enquête commerçants sur les différents marchés (Bingerville, Anyama, Yopougon Sicogi et Port-bouet II, Abobo PK18, Dabou ,Attécoubé Mossikro) ; Enquête des prix des denrées sur les marchés ; Distribution de stickers aux déplacés sur les différents sites ensuite distribution de coupons nourritures aux déplacés ; Collecte des coupons nourritures sur les marchés et saisie des données des activités de distribution à savoir :
Vérification des fiches de collecte des coupons nourritures
Etablissement de factures des commerçants
Préparation des ordres de virements des commerçants des différents marchés et effectuer le suivi au niveau de la banque.
Point des paiements et des remboursements
Vérification et classement des factures pour les audits à venir.
Enquête de fin de projet, Préparation et du PDM (Post Distribution Monitoring).
Animation des focus groupes commerçants sur les marchés d’Abobo et Sicogi.
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Emplois Côte d'Ivoire ( E.C.I )
- STAGIAIRE ASSISTANT ADMINISTRATIF, FINANCIER ET COMMERCIAL
2007 - 2008
De Juin 2007 à Mars 2008 : Stage aux services comptabilité et commercial en tant qu’Assistant Administratif et Financier à ECI (Emploi Cote d’Ivoire)
MISSIONS : Assister le Responsable Administrative et Financier dans ses taches par la production des Etats Financiers (Compte de résultat, Bilan financier … etc.)
Exécution des procédures comptables (Imputations et saisie informatique, Situation
hebdomadaire des banques.), Gestion de la caisse (Tenue et établissement des Etats de caisse.)
Classement et archivage des documents comptables et Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
Suivi commercial, Suivi des ventes, Saisie et émission des Bons de commande, Gestion du
portefeuille clientèle, Etablissement des factures clients, Recouvrement des créances, Elabo- ration des Etats de Recouvrement et chargé des opérations bancaires (remise de chèques ou espèces.)
Gestion des offres d’emploi dans les médias, Réception et classement des demandes d’emploi, Coordination sur le terrain du service de placement, Règlement des factures fournisseurs et Gestion de stocks de fournitures de bureau.
