ELITech GROUP S.A.S. (PUTEAUX - 92)
- Assistante de Direction Générale Bilingue Anglais & Assistante du Président
1998 - 2016
Assistanat classique :
* Interface entre la Direction et les clients internes (filiales, salariés, partenaires sociaux, ...) et externes (banques, cabinets d'expertise comptable et d'avocats, commissaires aux comptes, clients, fournisseurs, partenaires divers, ...), ;
* Coordination et circulation d'informations en interne et en externe,
* Gestion du courrier et des messages électroniques, d'agendas complexes et mouvants, prise de lignes et filtrage des appels téléphoniques, accueil des visiteurs, ...,
* Gestion de la politique voyages Groupe : organisation des déplacements et optimisation des coûts (billets, hôtels, voitures de location, demande de visas, renouvellement de passeports, ...),
* Organisation des conférences téléphoniques, réunions, déjeuners et dîners d'affaires, séminaires et salons internationaux (notamment l'AACC aux Etats-Unis et MEDICA en Allemagne) et optimisation des coûts,
* Rédaction et mise en forme en français et en anglais de notes, comptes rendus, courriers, présentations, rapports et traduction de documents divers,
* Etablissement de notes de frais, tenue de tableaux de bord, suivi de factures, validation et règlement,
* Planification et suivi des entretiens annuels, ;
* Back up en cas d'absence de certains collaborateurs, ;
* Suivi des dossiers juridiques en étroite collaboration avec le Conseil Juridique (organisation des conseils d'administration et assemblées générales, envoi des convocations, mise à jour des registres d'Assemblée Générale et des mouvements de titres, interface entre le Conseil Juridique, la Direction et les actionnaires). Classement, archivage.
Gestion du parc automobile :
* Négociations avec les loueurs et les compagnies d'assurance (optimisation des coûts), commande, réception et attribution des véhicules, suivi du vieillissement du parc, gestion des contrats d'assurance, des sinistres, des cartes carburant, des factures, calcul des avantages en nature, tenue de tableaux de bord, ...
Gestion des services généraux :
* Gestion de l'équipe de ménage, approvisionnement et logistique des espaces en fonction des évènements planifiés, gestion du parc informatique, téléphonique et des différents prestataires de services, commande de matériel, fournitures, consommables et vérification de la conformité des livraisons, organisation et suivi des conditions d'exécution des contrats de maintenance bureautique, ...
Gestion du personnel :
* Rédaction et suivi des contrats de travail, suivi des congés, des arrêts de travail, commande et attribution des tickets restaurant, gestion des visites médicales, de la mutuelle et de la prévoyance, des formations, préparation et transmission des éléments de paie, contrôle des fiches de paie, préparation des réunions CE/CHSCT, participation à l'organisation d'élections de représentants du personnel, participation à la mise en place d'un PSE, veille réglementaire, ... ;
JOHNSON & JOHNSON CLINICAL DIAGNOSTICS (LES ULIS - 91)
- Assistante de Direction Générale Bilingue Anglais
1988 - 1996
Assurer l’interface entre la Direction et les clients internes et externes, coordonner la circulation d’informations en interne et en externe,
Gestion du courrier et des messages électroniques, filtrage des appels téléphoniques et des accueils physiques, gestion d’agendas,
Rédaction et mise en forme de notes, comptes rendus, courriers, présentations, rapports (en français et en anglais) et respect du secret professionnel, traduction de documents divers,
Organisation de déplacements, optimisation des coûts, négociations avec le voyagiste référent,
Organisation et suivi budgétaire de réunions et séminaires,
Suivi du parc automobile : négociations avec les loueurs et les compagnies d’assurance, optimisation des coûts, commande, réception et attribution des véhicules, suivi du vieillissement du parc, gestion des contrats d’assurance, des sinistres, des cartes carburant, des factures, calcul des avantages en nature, tenue de tableaux de bord, …
