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Phigesim
- Assistante Syndic et aide-comptable
Draguignan
2013 - maintenant
Administrative :
- Gérer l’accueil physique et téléphonique
- Gérer les tâches courantes de secrétariat
- Suivre les conventions et les contrats
- Gérer les ordres de services et les devis (suivi et relance)
- Préparer les assemblées générales (convocation et
rédaction des procès-verbaux) et les conseils syndicaux
- Gérer les aspects logistiques (réservation hôtelières,
des salles pour la tenue des formations ou des
assemblées générales, gestion du matériel).
Comptable :
- Etablir l’état de rapprochement bancaire
- Comptabiliser les factures fournisseurs
- Comptabiliser les règlements des clients et effectuer les
relances en cas d’impayés
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Crédit Agricole PCA
- Télé-assistante commerciale pour la banque en ligne
Montrouge
2012 - 2013
- Assurer l’accueil téléphonique et le service à la
clientèle (traiter les appels entrants des particuliers,
professionnels, prospects)
- Traiter des opérations bancaires (commande de moyens
de paiement, virements, …)
- Assurer la promotion et la vente des produits et services
- Prendre des rendez-vous auprès des conseillers.
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Crédit Agricole PCA
- Secrétaire administrative
Montrouge
2011 - 2012
Service Formation :
Gestion administrative : réservation hôtelières, préparation des convocations, attestations de stage, gestion des salles des formations et du matériel.
Gestion comptable : saisie sur HR Access des frais liés aux diverses formations.
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Institut des Sciences et Technologies de Paris, ParisTech
- Assistante de direction
2003 - 2009
*septembre 2008 à octobre 2009 :
Assistante du Délégué à la Recherche
*août 2005 à septembre 2008 :
Assistante de direction du Vice-Président exécutif
*octobre 2003 à juillet 2005 :
Assistante de direction du Délégué Général
Gestion administrative :
•assurer l’accueil physique et téléphonique,
•rédiger, effectuer la saisie de documents et gérer des fichiers,
•gestion du classement et de l’archivage,
•gestion de plannings, organisation de réunions,
•organisation des déplacements et gestion de notes de frais,
•établir les commandes de matériel et de fournitures,
•suivi des conventions,
•préparation des assemblées générales et conseils d’administration bimensuels et diffusion des procès-verbaux,
•modification des statuts auprès de la Préfecture et déclaration au Journal Officiel.
Gestion comptable :
•tenue du journal recettes-dépenses par projet,
•suivi de la facturation et relance des impayés,
•budgets prévisionnels et suivi de la trésorerie,
•appels à cotisations.
Gestion du personnel :
•préparation des contrats d’embauche et vacataires
•suivi des dossiers salariés : congés, absences et visites médicales,
•diffusion en interne d’annonces de recrutement.
Gestion de la communication :
•organisation de séminaires (Enseignement, Recherche - Prix de Thèse -),
•mise en forme puis diffusion des communiqués de presse auprès de journalistes,
•mise à jour de l’intranet
•gestion de la documentation (papier à en-tête ParisTech, cartes de visite, plaquettes, …),
Gestion de l’international :
•assurer le soutien matériel des délégués à l’international : ordres de mission, organisation des déplacements et de la logistique
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AgroParisTech (ex ENGREF)
- Assistante du Directeur Adjoint
2002 - 2003
Assistanat classique :
•accueil physique et téléphonique, organisation de l’agenda, des réunions et des déplacements
•gestion en direct de divers dossiers (ordres de mission à l’étranger en relation avec l’ensemble des cadres de tous les centres de l’Engref, suivi des conventions de travaux en liaison avec le service gestionnaire du Centre de Paris, mise en place et suivi des mémoires, gestion des notes de frais)
•classement et archivage des dossiers.
Gestion du personnel du Centre de Paris en relation étroite avec le Secrétariat général :
•préparation et mise en place des élections des représentants du personnel
•gestion des contrats de vacataires
•diffusion de certaines informations à l’attention de l’ensemble du personnel.
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Michael Page International
- Assistante de 5 consultants (Département City)
2000 - 2002
•Assistanat classique (filtrage téléphonique, organisation de l’agenda, des réunions et des déplacements, gestion des fournitures, ainsi que de nombreuses tâches liées à l’assistanat de direction)
•suivi de missions de recrutement en français et en anglais (établissement du contrat, envoi du curriculum vitae, saisie du dossier candidat, interface entre le client et le candidat).
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Pernod Ricard Europe
- Assistante-stagiaire à la DRH
PARIS
1999 - 2000
Assistanat classique (gestion des appels téléphoniques, organisation de l’agenda et des réunions, frappe et suivi du courrier, gestion des déplacements, gestion des candidatures)
En relation avec le service du personnel
•gestion des congés payés et suivi des horaires variables
•saisie de courriers administratifs en anglais
•mise à jour de la plaquette Pernod Ricard et du statut social
•organisation complète d’un séminaire à Marseille et d’un voyage en Grèce.
