ARKEMA - Direction Technique - CETIA
- Assistante de Projets - Doc Controller
2011 - maintenant
- Participation à la mise en place des procédures de coordination et d'échanges d'informations avec les différentes entités (ingénieries, Business Unit, site d’accueil),
- assure la dactylographie des documents projet, y compris la reprographie pour diffusion, m'appuyant sur la sous-traitance si nécessaire (comptes-rendus, courriers, présentations, tableaux, e-mails, spécifications techniques, dossiers de Gate/Fin de phase,…),
- organisation du classement du projet, suivi des appels d’offres et des commandes de matériels et prestations,
- accueil téléphonique (Fournisseurs, Entreprises, Ingénieries, Bureaux d’Etudes …),
- organisation et coordination des déplacements de l'équipe projet + saisie des notes de frais du Directeur/Chef de projet,
- gestion des agendas des acteurs principaux du projet, et des plannings de l’équipe projet,
- préparation des réunions et visites d'établissement en liaison avec les différents services,
- géestion des besoins logistiques (réservation de salles, vidéoconférence, repas,...) des différents acteurs de l'équipe projet,
- participation aux réunions de coordination projet + rédaction et diffusion des comptes-rendus,
- structure et gestion de la base documentaire SharePoint, et appuis de l'équipe projet dans son utilisation,
- gestion des commandes de fournitures, gestion des stocks,
- archivage en fin de projet,
- Doc Controller : rédaction de procédure documentaire. Référencement, mise a jour de base de données documentaires, diffusion et suivis des documents. Echange avec des ingénieries extérieures (outils Sharepoint - Lascom)
