NATIXIS ASSURANCES
- Assistante du département Systèmes d'Information Assurance
2014 - maintenant
NATIXIS ASSURANCES
- Assistante du département Relation et Service Clients
Paris2008 - 2014Assistanat du département
• Participation aux points hebdomadaires avec les responsables de pôles : organisation générale du secrétariat du département
• Gestion du courrier et de divers documents
• Mise à jour de documents de référence
• Support ponctuel auprès des différents services du département
• Gestion et classement des demandes clients dans le système interne
• Constitution et envoi des courriers de réponse clients
• Gestion des appels téléphoniques
Gestion de la relation avec les correspondants back-office des agences bancaires régionales
• Recueil des informations à communiquer ; vérification, mise en page et envoi de ces communications
• Mise à jour de la rubrique du département sous l’intranet (à partir de Lotus) pour mise à disposition de l’information
• Relai des informations du service commercial
• Transmission et diffusion en interne des communications auprès des collaborateurs du département
• Mise à jour de la liste de diffusion et des tableaux récapitulatifs des coordonnées et des correspondants
Gestion des agendas des responsables de département, pôles et services
• Planification annuelle de l’ensemble des réunions récurrentes du département
• Organisation de réunions en fonction des demandes pour l’ensemble des responsables du département ; Traitement des demandes de modifications d’agendas et d’annulation de réunions des chefs de service
• Prise et planification de rendez-vous en interne et externe
• Réservation de salles
• Commande de prestations si nécessaires
• Préparation de réunions (ordre du jour, supports)
• Gestion des déplacements (planification, réservation, annulation…)
Gestion des réunions mensuelles de département et de service
• Participation aux réunions et prise de note
• Élaboration du projet de compte-rendu
• Transmission du compte-rendu pour validation du projet par les chefs de service
• Classement et diffusion à l’ensemble du service
Gestion opérationnelle des appels d’offres auprès des prestataires de services
• Élaboration avec les responsables de profils types prestataires
• Recueil des besoins en ressources humaines prestataires de des responsables
• Formalisation de l’appel d’offres sur l’outil en ligne de Workflows
• Réception, suivi et transmission des candidatures aux responsables
• Planification de rendez-vous avec les commerciaux des prestataires pour les candidatures retenues
• Clôture des appels d’offres sur l’outil
• Renseignement des informations pour établissement automatique du contrat de service
• Émission, réception et traitement du contrat
Gestion des nouveaux arrivants
• Prise et confirmation de rendez-vous auprès des candidats à l’embauche
• Préparation d’un dossier d’intégration récapitulatif des documents importants propres au département
• Gestion des habilitations (informatique, téléphone)
• Gestion des anomalies de pointages des collaborateurs (au fil de l’eau et mensuellement)
• Transmission mensuelle des pointages collaborateurs auprès des responsables
• Suivi et mise à jour des postes à pourvoir
• Mise à jour de l’organigramme
Gestion du parc informatique du département
• Participation au comité bureautique utilisateurs
• Recueil et centralisation des demandes en matériels et logiciels informatiques du département
• Gestion des habilitations et droits d’accès informatiques du personnel
• Mise à jour du listing d’équipement et d’affectation du matériel informatique pour le département
Achat de fournitures
• Gestion du stock interne au département de fournitures
• Gestion des commandes pour les services
• Gestion des commandes ponctuelles de fournitures (calendriers, cadeaux pour les correspondants Banque et les collaborateurs, etc)
Gestion et transmission de documents comptables
• Gestion des notes de frais : réception, contrôle, affectation au budget, transmission à la comptabilité
• Gestion des factures prestataires : réception, contrôle, enregistrement dans le tableau budgétaire
ANGELY
- Secrétaire
2007 - 2007Accueil physique et téléphonique de la clientèle
• Gestion de la ligne téléphonique centralisée de la société
• Recueil des informations et demandes clients et orientation vers les interlocuteurs concernés ; Prise et transmission de messages
• Prise de rendez-vous commerciaux sur demande des clients ou des commerciaux
• Accueil physique des clients lors des rendez-vous en agence
Gestion administrative et commerciale
• Vérification des devis établis par les commerciaux
• Envoi des devis aux prospects / clients
• Mise en place, classement et archivage des dossiers clients
• Prise des rendez-vous avec les chefs de chantier
• Recueil des indications du chef de chantier et gestion des commandes de matériaux en direct auprès des fournisseurs
• Gestion administrative des dossiers clients : contrôle des factures clients, pointage des règlements, archivages des courriers
• Prise de rendez-vous avec les différents organismes de contrôle
Gestion de la relation avec les ouvriers sous-traitants
• Information des sous-traitants sur les commandes de matériels disponibles
• Transmission des devis de fournitures
• Transmission des chèques de paiement fournitures ou réception des factures fournisseurs
• Information des sous-traitants sur les plannings de chantiers
Missions d’assistanat
• Participation aux débriefings hebdomadaires sur l’état d’avancement des chantiers
• Rédaction des comptes rendus de débriefings hebdomadaires et transmission au chef de chantier
• Création d’un planning sous Excel pour le suivi d’avancement des chantiers en cours
• Gestion des achats de fournitures bureautiques
SNC HOTEL GRIL CAMPANILE
- Adjointe de direction
2003 - 2005Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la clientèle hôtellerie et restauration
• Gestion de la ligne téléphonique directe de l’établissement
• Gestion de l’accueil physique à la réception de l’établissement
• Traitement des demandes d’informations : localisation, itinéraire, tarifs, services, etc.
• Accueil et placement des clients du restaurant
• Gestion des arrivées et des départs des clients de l’hôtel
Gestion des demandes de réservation (hôtel et restaurant)
• Tenue et mise à jour des plannings de réservations
• Recueil des informations nécessaires à la prise de réservation
• Recueil des informations complémentaires et des demandes clients spécifiques
• Transmission en interne des informations clients spécifiques (clients handicapés, tarifs préférentiels accordés, etc.)
• Réception des demandes et élaboration de devis des clients entreprises (offres de séminaires)
Organisation et gestion des offres de séminaires et des services de restauration
• Réception des bons pour accord et planification des séminaires
• Préparation de la salle et du matériel de séminaire selon les normes du groupe et les demandes clients
• Planification et organisation des services de restaurations compris dans le séminaire
• Accueil et orientation des participants au séminaire
• Gestion des demandes clients durant le séminaire
Encadrement de personnels (5/6 personnes)
• Participation aux recrutements
• Formation des nouveaux arrivants aux prestations d’hôtellerie et de restauration
• Animation de l’équipe lors de l’absence des gérants
• Support et prise en charge des situations particulières
• Supervision des prestataires (entretiens, nettoyage)
Achat de fournitures (frais généraux, boissons, consommables d’hôtellerie et de restauration)
• Gestion des inventaires mensuels
• Gestion des stocks : veille des stocks de sécurité et anticipation des ruptures
• Recueil des besoins de fournitures en interne
• Passage de commande de fournitures pour l’hôtel et le restaurant (à l’exception des commandes de nourriture)
Gestion comptable quotidienne
• Établissement des factures et gestion des paiements clients
• Clôture de caisse journalière
• Saisie informatique du journal de caisse hebdomadaire et mensuelle
• Envoi des factures aux professionnels dans le cadre des comptes clients et relances éventuelles
SARL FAAST
- Secrétaire (BTS Assistante de Gestion PME/PMI en alternance)
2002 - 2003Principales tâches effectuées lors de cette 1ère année en alternance :
• Mise en place d'un système de classement
• Mise en place d'un nouveau programme de comptabilité
• Organisation des trajets des chauffeurs en fonction des commandes client
MBA PROMOTIONS
- Responsable opérations (BTS Assistante de Gestion PME/PMI en alternance)
2001 - 2002Principales tâches effectuées lors de cette 1ère année en alternance :
• Recrutement d'animateurs lors de nouvelles campagnes de marketing opérationnel de nos clients
• Formation des animateurs
• Gestion des contrats de travail, déclaration URSAFF, ...
Formations
Cabinet Les 2 Rives (Paris)
Paris2012 - 2014Brevet de Technicien Supérieur Assistant de Manager
