Tatiana VINCENT

En résumé

Entreprises

• NATIXIS ASSURANCES - Assistante du département Systèmes d'Information Assurance

  2014 - maintenant

• NATIXIS ASSURANCES - Assistante du département Relation et Service Clients

  Paris 2008 - 2014 Assistanat du département
  • Participation aux points hebdomadaires avec les responsables de pôles : organisation générale du secrétariat du département
  • Gestion du courrier et de divers documents
  • Mise à jour de documents de référence
  • Support ponctuel auprès des différents services du département
  • Gestion et classement des demandes clients dans le système interne
  • Constitution et envoi des courriers de réponse clients
  • Gestion des appels téléphoniques
  
  Gestion de la relation avec les correspondants back-office des agences bancaires régionales
  • Recueil des informations à communiquer ; vérification, mise en page et envoi de ces communications
  • Mise à jour de la rubrique du département sous l’intranet (à partir de Lotus) pour mise à disposition de l’information
  • Relai des informations du service commercial
  • Transmission et diffusion en interne des communications auprès des collaborateurs du département
  • Mise à jour de la liste de diffusion et des tableaux récapitulatifs des coordonnées et des correspondants
  
  Gestion des agendas des responsables de département, pôles et services
  • Planification annuelle de l’ensemble des réunions récurrentes du département
  • Organisation de réunions en fonction des demandes pour l’ensemble des responsables du département ; Traitement des demandes de modifications d’agendas et d’annulation de réunions des chefs de service
  • Prise et planification de rendez-vous en interne et externe
  • Réservation de salles
  • Commande de prestations si nécessaires
  • Préparation de réunions (ordre du jour, supports)
  • Gestion des déplacements (planification, réservation, annulation…)
  
  Gestion des réunions mensuelles de département et de service
  • Participation aux réunions et prise de note
  • Élaboration du projet de compte-rendu
  • Transmission du compte-rendu pour validation du projet par les chefs de service
  • Classement et diffusion à l’ensemble du service
  
  Gestion opérationnelle des appels d’offres auprès des prestataires de services
  • Élaboration avec les responsables de profils types prestataires
  • Recueil des besoins en ressources humaines prestataires de des responsables
  • Formalisation de l’appel d’offres sur l’outil en ligne de Workflows
  • Réception, suivi et transmission des candidatures aux responsables
  • Planification de rendez-vous avec les commerciaux des prestataires pour les candidatures retenues
  • Clôture des appels d’offres sur l’outil
  • Renseignement des informations pour établissement automatique du contrat de service
  • Émission, réception et traitement du contrat
  
  Gestion des nouveaux arrivants
  • Prise et confirmation de rendez-vous auprès des candidats à l’embauche
  • Préparation d’un dossier d’intégration récapitulatif des documents importants propres au département
  • Gestion des habilitations (informatique, téléphone)
  • Gestion des anomalies de pointages des collaborateurs (au fil de l’eau et mensuellement)
  • Transmission mensuelle des pointages collaborateurs auprès des responsables
  • Suivi et mise à jour des postes à pourvoir
  • Mise à jour de l’organigramme
  
  Gestion du parc informatique du département
  • Participation au comité bureautique utilisateurs
  • Recueil et centralisation des demandes en matériels et logiciels informatiques du département
  • Gestion des habilitations et droits d’accès informatiques du personnel
  • Mise à jour du listing d’équipement et d’affectation du matériel informatique pour le département
  
  Achat de fournitures
  • Gestion du stock interne au département de fournitures
  • Gestion des commandes pour les services
  • Gestion des commandes ponctuelles de fournitures (calendriers, cadeaux pour les correspondants Banque et les collaborateurs, etc)
  
  Gestion et transmission de documents comptables
  • Gestion des notes de frais : réception, contrôle, affectation au budget, transmission à la comptabilité
  • Gestion des factures prestataires : réception, contrôle, enregistrement dans le tableau budgétaire

• ANGELY - Secrétaire

  2007 - 2007 Accueil physique et téléphonique de la clientèle
  • Gestion de la ligne téléphonique centralisée de la société
  • Recueil des informations et demandes clients et orientation vers les interlocuteurs concernés ; Prise et transmission de messages
  • Prise de rendez-vous commerciaux sur demande des clients ou des commerciaux
  • Accueil physique des clients lors des rendez-vous en agence
  
  Gestion administrative et commerciale
  • Vérification des devis établis par les commerciaux
  • Envoi des devis aux prospects / clients
  • Mise en place, classement et archivage des dossiers clients
  • Prise des rendez-vous avec les chefs de chantier
  • Recueil des indications du chef de chantier et gestion des commandes de matériaux en direct auprès des fournisseurs
  • Gestion administrative des dossiers clients : contrôle des factures clients, pointage des règlements, archivages des courriers
  • Prise de rendez-vous avec les différents organismes de contrôle
  
  Gestion de la relation avec les ouvriers sous-traitants
  • Information des sous-traitants sur les commandes de matériels disponibles
  • Transmission des devis de fournitures
  • Transmission des chèques de paiement fournitures ou réception des factures fournisseurs
  • Information des sous-traitants sur les plannings de chantiers
  
  Missions d’assistanat
  • Participation aux débriefings hebdomadaires sur l’état d’avancement des chantiers
  • Rédaction des comptes rendus de débriefings hebdomadaires et transmission au chef de chantier
  • Création d’un planning sous Excel pour le suivi d’avancement des chantiers en cours
  • Gestion des achats de fournitures bureautiques

• SNC HOTEL GRIL CAMPANILE - Adjointe de direction

  2003 - 2005 Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la clientèle hôtellerie et restauration
  • Gestion de la ligne téléphonique directe de l’établissement
  • Gestion de l’accueil physique à la réception de l’établissement
  • Traitement des demandes d’informations : localisation, itinéraire, tarifs, services, etc.
  • Accueil et placement des clients du restaurant
  • Gestion des arrivées et des départs des clients de l’hôtel
  
  Gestion des demandes de réservation (hôtel et restaurant)
  • Tenue et mise à jour des plannings de réservations
  • Recueil des informations nécessaires à la prise de réservation
  • Recueil des informations complémentaires et des demandes clients spécifiques
  • Transmission en interne des informations clients spécifiques (clients handicapés, tarifs préférentiels accordés, etc.)
  • Réception des demandes et élaboration de devis des clients entreprises (offres de séminaires)
  
  Organisation et gestion des offres de séminaires et des services de restauration
  • Réception des bons pour accord et planification des séminaires
  • Préparation de la salle et du matériel de séminaire selon les normes du groupe et les demandes clients
  • Planification et organisation des services de restaurations compris dans le séminaire
  • Accueil et orientation des participants au séminaire
  • Gestion des demandes clients durant le séminaire
  
  Encadrement de personnels (5/6 personnes)
  • Participation aux recrutements
  • Formation des nouveaux arrivants aux prestations d’hôtellerie et de restauration
  • Animation de l’équipe lors de l’absence des gérants
  • Support et prise en charge des situations particulières
  • Supervision des prestataires (entretiens, nettoyage)
  
  Achat de fournitures (frais généraux, boissons, consommables d’hôtellerie et de restauration)
  • Gestion des inventaires mensuels
  • Gestion des stocks : veille des stocks de sécurité et anticipation des ruptures
  • Recueil des besoins de fournitures en interne
  • Passage de commande de fournitures pour l’hôtel et le restaurant (à l’exception des commandes de nourriture)
  
  Gestion comptable quotidienne
  • Établissement des factures et gestion des paiements clients
  • Clôture de caisse journalière
  • Saisie informatique du journal de caisse hebdomadaire et mensuelle
  • Envoi des factures aux professionnels dans le cadre des comptes clients et relances éventuelles

• SARL FAAST - Secrétaire (BTS Assistante de Gestion PME/PMI en alternance)

  2002 - 2003 Principales tâches effectuées lors de cette 1ère année en alternance :
  • Mise en place d'un système de classement
  • Mise en place d'un nouveau programme de comptabilité
  • Organisation des trajets des chauffeurs en fonction des commandes client

• MBA PROMOTIONS - Responsable opérations (BTS Assistante de Gestion PME/PMI en alternance)

  2001 - 2002 Principales tâches effectuées lors de cette 1ère année en alternance :
  • Recrutement d'animateurs lors de nouvelles campagnes de marketing opérationnel de nos clients
  • Formation des animateurs
  • Gestion des contrats de travail, déclaration URSAFF, ...

Formations

• Cabinet Les 2 Rives (Paris)

  Paris 2012 - 2014 Brevet de Technicien Supérieur Assistant de Manager
  
  Obtenu via une VAE

• Cabinet Les 2 Rives (Paris)

  Paris 2012 - 2014 Baccalauréat Professionnel Secrétariat
  
  Obtenu via une VAE

• Université Paris 6 Pierre Et Marie Curie UPMC

  Paris 2005 - 2006 DAEU Option B
  
  Obtenu avec mention AB

• Rouen Formation Entreprise

  Rouen 2002 - 2003 Brevet de Technicien Supérieur Assistante de Gestion PME/PMI (alternance)
  
  Non obtenu (1ère année uniquement)

• ISCA - Institut Supérieur Commercial En Alternance ISCA

  Paris 2001 - 2002 Brevet de Technicien Supérieur Assistante de Gestion PME/PMI (alternance)
  
  Non obtenu (1ère année uniquement)

• Lycée Marc Bloch

  Le Val De Reuil 1996 - 2001 Baccalauréat Scientifique (spécialité Sciences de la Vie et de la Terre)
  
  Non obtenu