Illico Travaux
- Assistante de Direction
Chauray
2018 - maintenant
Administration / Gestion :
• Gestion des diverses boites mails (personnelle, réseau, PROTECTACOMPTE, VERIPRO, ADV)
• Gestion des plannings (RI, EI, Formations, Réunions, Réunions Régionales, Séminaire, Anniversaires, Salons, Forum…)
• Ventilations contacts (vérifier les attributions en fonctions du secteur des franchisés)
• Actualité sur la Homepage en fonction des évènements et demande de la direction (arrivée d’un nouveau membre dans la team, nouveau franchisé, futurs évènements…)
• PROTECTACOMPTE : Vérifications des documents, rapprochements bancaires, déblocages acomptes, dossier hors procédure.
• VERIPRO : Référencement des prestataires partenaires avec les franchisé, mise à jour des documents d’une entreprise (RC, RD…)
• Anomalies :
• Litiges : Réception des appels/mails de clients/prestataires suite à une réclamation, courriers
• Gestion des franchisés en places (traitement des diverses demande, géoloc, affaires, zone d’activité…)
• Organisation des déplacements et réservations restaurants/hôtels de la direction.
• Organisation et suivi des salons franchisés (planning, montage du dossier préparation stand et gestion du transport (Prestataire Geodis) * en relation avec David Mounier
Réseau :
(Avant et pendant la présence en interne des nouveaux franchisés)
• Accueil des nouveaux franchisés (mail en amont pour leur souhaiter la bienvenue + récap du planning d’immersion/formation + infos hôtels pour réservation + infos complémentaires à leur venue.
• Relationnel avec les franchisés pour l’aide à leur intégration au réseau et de l’équipe interne.
• Formation franchisés sur la boutique en ligne
• Création d’adresse mails (voir auprès de Luc)
(Dossier suite à la signature d’un nouveau franchisé)
• Création d’un nouveau dossier/classeur du nouveau franchisé
• Scanner tous les documents nécessaires à l’ouverture de la nouvelle franchise (contrat, DIP, KBIS…) à ranger dans le classeur/Extranet/réseau.
• Création de la franchise.
• Envoi mails pour nouveaux franchisés avec les différents accès (Webmail, Extranet, ouverture de compte boutique (login + mot de passe)
• Demande attestation d’assurance auprès de l’assureur.
• Demande d’accès au logiciel auprès de Batichiffrage.
• Préparation du logotage de véhicule (Graphic en local) du franchisé selon la charte établie
• Commandes de la papeterie personnalisé à chaque nouveau franchisé.
• Préparation des Kit de démarrage à remettre à chaque franchisé via la liste établie.
• Mise en place des salles de formation
• Préparation planning + feuilles d’émargements
Comptabilité :
• Traitement des devis/commandes/factures/refacturation pour le réseau et les franchisés*
• Renseignements et suivi des différents tableaux Excel*
• Archivages des devis/factures (Classeur/Réseau) *
• Rétrocession
Evènementiel :
• Retro planning des tâches en fonction de l’événement programmé.
• Mails d’information/déroulement pour réseau/siège.
• Demande de devis des différents prestataires + étude + négociation
• Fiches de renseignements aux franchisés
• Réservation (hôtels/traiteur/restaurants/animations…) pour le séminaire (repérage sur place du lieu)
• Mise en place de l’organisation pour le jour J (logistique + matériel)
• Mise en place des locaux (café ((percolateur en fonction du nombre de personnes, supports, boissons, viennoiseries…)
• Accueil franchisé/prestataires + infos nécessaires.
• Recensement des retours franchisés + relances + tableau suite au retour.
• Envoi des cadeaux pour les divers dates (anniversaire, naissances, inauguration agence…)
• Courses nécessaires pour le siège.
