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Virginie ORTOLA

FRONTON

En résumé

Je suis à la recherche d'un poste d'Assistante de Direction.

Mes 15 ans d’ancienneté en tant qu’Assistante de Direction, 10 ans chez Everblue, 5 au sein d'un Cabinet d'études en Architecture et Urbanisme me permettent de proposer mes services et de faire profiter de toutes mes compétences acquises. La solidité de mon parcours est basée sur ma polyvalence et ma pluridisciplinarité (administratif, comptabilité, gestion administrative du personnel, communication…).

J’ai conscience que le rôle d’une Assistante est d’apporter un gain de temps et d’améliorer le quotidien de son supérieur, avec de la confiance, discrétion et anticipation dans les tâches journalières ; ce qui m’a valu la satisfaction de mon ancien employeur durant 10 ans et qui a fait la qualité de notre collaboration.

Entreprises

  • Everblue - Assistante de direction

    2006 - 2016 - Interface Clients/Fournisseurs
    - Fixer les rendez-vous, organisation de réunions (préparation de dossiers…)
    . Gestion des déplacements du PDG
    ∙ Rédiger notes ou correspondances à partir de consignes
    . Tenue de l’agenda électronique
    ∙ Coordination des services
    ∙ Frappe textes
    ∙ Réceptionner le courrier et appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
    . Organisation de Salons/Foires/ …
    . Interface entre le créateur des
    pubs/documents et l’infographiste.
    . Organisation des sessions de formation.
    . Tenue de la photothèque.

  • Missions intérimaires - Secrétaire

    Vélizy Cedex 2003 - 2005 11/2003 – 12/2005 – Diverses missions intérimaires secrétariat (78 – 75 – 31).
    - Secrétaire d’Agence – Qualiconsult cabinet d’études (75)
    - Secrétaire – Idéales Pièces automobiles (31)
    - Secrétaire – Boy Diffusion accessoires de coiffure (31)
  • Espace ville - Assistante de Direction

    1998 - 2003 . Gestion des dossiers d'appels d'offres.
    . Montage des dossiers d'élaboration et révision du Plan Local d'Urbanisme.
    . Saisir et classer les factures clients et fournisseurs
    . Effectuer les rapprochements bancaires
    . Relancer les clients pour paiement
    (écrit, oral) et mise à jour d’un tableau
    . Tenir l’échéancier des règlements à faire
    . Procéder à la réalisation des prévisionnels bancaires
    . Effectuer les mises en paiement des factures et des déclarations TVA
    Gestion administrative du personnel
    congés, absences, tickets restaurant, notes de frais…
    . Déclaration unique d’embauche auprès de l’Urssaf après recrutement.
    . Standard
    . Commandes des fournitures de bureau
    . Frappe textes
    ∙ Réceptionner le courrier et appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission


  • ESPACE VILLE - Assistante de Direction

    1998 - 2003 Gestion des dossiers d'appels d'offres.
    Montage des dossiers d'élaboration et révision du Plan Local d'Urbanisme.
    Gestion des déplacements de la direction.
    Facturation clients - Relance pour les paiements.
    Saisie comptable et en relation avec le comptable jusqu'à l'établissement du bilan.
    Gestion administrative du personnel.

  • Cabinet Julien experts Assurance - Assistante Administrative

    1997 - 1998 . Fixer les rendez-vous, organisation de réunions (préparation de dossiers…)
    . Gestion des déplacements du PDG
    . Standard
    . Frappe textes
    ∙ Réceptionner le courrier et appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

  • Pôle Informatique - Assistante commerciale Pôle Informatique

    1992 - 1996 . Saisir et classer les factures clients et fournisseurs
    . Interface Clients/Fournisseurs
    . Publipostage
    . Standard

Formations

  • Hélène BOUCHER

    Paris 1989 - 1991 Bac Pro Secrétariat bureautique
  • Hélène BOUCHER (Toulouse)

    Toulouse 1989 - 1991
  • Lycée Jolimont

    Toulouse 1987 - 1989 BEP et CAP Secrétariat Communication Admin.

Réseau