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UNIVERSITÉ GUSTAVE EIFFEL - Ce nouvel établissement réunit depuis le 1er janvier 2020 une université (UPEM), un institut de recherche (IFSTTAR), une école d’architecture (Éav&t) et trois écoles d’ingénieurs (EIVP, ENSG et ESIEE Paris).
- Assistante Laboratoire de Recherche
Autre | Bouguenais (44340)
2020 - maintenant
Fonctions d’assistante du Laboratoire SII, de responsable du site web du laboratoire et je mène des missions d’appui administratif au bénéfice d’autres structures (du département COSYS et au-delà). En lien étroit avec la RAD de COSYS, le pôle de gestion et la direction de SII, mes fonctions principales sont :
• Activité administrative : du laboratoire SII (dont l'équipe commune avec Inria "I4S") : planification et organisation des réunions de laboratoire (10/an), suivi des plannings (Hqtime), manifestations, évènements... (visite, listing, documentation, badge, pointage, accueil, …).
• Suivi du budget avec le Service Gestion : extraits et suivi budgétaire du labo, participation aux réunions budgétaires avec la Responsable Administrative COSYS (400 k€ en 2020 ; 300 k€ en 2021). Suivi de la bonne exécution des Marchés (PV, retards, avenants, avance/liquidation…) en concertation avec les équipes techniques et le Service Marchés. Établissement des demandes d’achat de matériel / consommables et vérification des livraisons, facturation ( ≈ 250 à 300 suivant l’année). Suivi des inventaires.
• Appui aux ingénieurs/chercheurs : actualisation des documentations, mise à jour de bases de données notamment en effectuant les dépôts sous HAL (publications, communications…), contribution à l’HCERES, suivi des contrats budgétairement.
• Gestion des missions nationales et internationales des agents (réservations billets, avances et états de frais, inscription ≈ 200 à 260 par an) et ponctuellement en support pour les agents d'autres laboratoires voire d'autres sites.
• Volet RH : suivi des dossiers professionnels des agents dans le respect du planning SRH : entretien annuel, formations. Participation à la gestion administrative des recrutements des stagiaires, Doctorants & post-doctorants français & étrangers : contrats de travail, prolongations, élaboration dossiers, etc.
• Communication : instruction et mise à jour du site Web du Laboratoire. Contribution aux accueils institutionnels sur le Campus de Nantes.
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IFSTTAR
- Assistante administrative
Administratif | Bouguenais (44340)
2015 - 2019
IFSTTAR - L'Institut français des sciences et technologies des transports, de l'aménagement et des réseaux
Département COSYS (Composants & Systèmes) – Laboratoire SII (Structure et instrumentation intégrée)
ACTIONS REALISEES :
• Gestion des agents (50 collaborateurs)
• Création des missions des collaborateurs (logiciel GFD). Achats billets avion & train
• Organisation des déplacements et inscription séminaires, conférences (réservation France & Etranger)
• Etat de frais
• Elaboration des demandes d’achat et des engagements financiers internes. Relation avec fournisseurs (logiciel SIREPA). Suivi des commandes et livraisons.
• Suivi administratif des stagiaires, doctorants, rémunération, attestation de présence
• Gestion des dossiers « Projets en cours »
• Rapprochement des factures
• Gestion budgétaire des laboratoires et tenue de tableaux de bord de leurs activités
• Organisation de manifestations, congrès réunions diverses
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CAPACITES
- Assistante Polyvalente
Nantes
2013 - 2014
Gestion des commandes fournisseurs des Cellules, Plateformes, Activités Déléguées
Gestion administrative et commerciale de l’Association UNITECH-F SYNERVIA
Comptes-rendus réunions diverses (Comité Pilotage, Scientifique…)
Rapprochement factures fournisseurs
Gestion des déplacements collaborateurs (commandes billets train, avion, location véhicules)
Accueil, courrier, téléphone, réservation des salles
Administration des ventes des Activités Déléguées (facturation, enregistrement progiciel LEGAL SUITE, suivi des contrats)
Gestion administrative et montage des dossiers subventions Région (FEDER), Etat, Europe « PRECEND»
Commandes fournitures de bureaux
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SYNERVIA
- Assistante de direction
LA RICHE
2013 - 2013
ACTIONS REALISEES :
* Gestion administrative des ingénieurs spécialisés dans les domaines électronique embarquée en temps réel, énergie, génie des procédés, génie électrique, matériaux, thermique, transformation du bois, usinage haute performance, génie civil (15 ingénieurs)
* Préparation, convocations & comptes-rendus des réunions diverses : Assemblée Générale Ordinaire, réunions de bureau, Assemblée Générale Extraordinaire
* Administration des ventes sous Access : devis, contrats, dépenses, salaires, facturation, commandes fournisseurs
* Tableaux de bord mensuel et journalier: suivi de l’activité des ingénieurs
* Relance recouvrement
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CONSEIL SECURITE FORMATION
- Assistante Administrative et Commerciale
Boufféré
2012 - 2013
ACTIONS REALISEES :
- Gestion commerciale sous EBP & CODIAL : devis, saisie facturation.
- Gestion administrative des formations (préparation des dossiers formateurs, conventions, avis d'intervention, convocations, programmes de formations.
- Planning formation et réservation d'engins pour formation sur site.
- Relation clientèle et suivi des appels / transmission.
- Création de documents commerciaux pour suivi prospection.
- Réalisation de dossier "SST - sauveteur secouriste du travail" .
- Création base de données pour publipostage et traitement des relances recyclages 2013 (environ 500 formations/recyclage : CACES engins de chantier R372M, chariots automoteurs à conducteur porté R389, nacelles R386, grue auxilliaire R390, pont roulant R423, habilitation électrique, gestes et postures, CHSCT, sauveteur secouriste du travail, évacuation/incendie/EPI, réalisation document unique.
- Mise à jour de divers tableaux de bord (appels entrants, suivi des devis signés, saisie factures pour recyclages).
- Réalisation de tableaux croisés dynamiques "Fiche de notations Autorisations Conduites avec fiche pratique formateur spécifique à chaque engin par candidat.
- Relation/communication : clientèle, prestataires, formateurs, stagiaires, commerciaux...
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LCPC / IFSTTAR
- Assistante de Département
2010 - 2011
ACTIONS REALISEES :
· Accueil téléphonique et physique.
. Gestion administrative des agents (30 collaborateurs) et dossiers personnels.
· Création des missions (logiciel CPWIN).
· Organisation des déplacements (réservation France & Etranger).
· Etat de frais.
· Elaboration des demandes d’achats et des engagements financiers internes. Relation avec fournisseurs.
· Suivi administratif.
· Gestion des dossiers « Projets en cours » .
. Gestion des salles de réunion et matériels.
. Préparation des réunions et manifestations.
. Réservation des véhicules.
. Fournitures de bureau : suivi réapprovisionnement.
. Ouverture, tri et enregistrement du courrier et diffusion.
. Abonnement aux revues : suivi et gestion.
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COPN
- Assitante de Gestion & Commerciale
2008 - 2009
ACTIONS REALISEES EN GESTION :
· Gestion de 2 ans d’exercice : recouvrement 140 000 €. Dépouiller et rassembler les données, classer et exploiter environ 1800 écritures/dossiers
· Recueil d’informations auprès des organismes pour établissement ou régularisation des dossiers clients
· Elaboration de courriers spécifiques par catégories Clients, Collectivités, Organismes Caisse et Mutuelle, Tuteurs/Ayants Droits/Notaires
· Création de bases de données pour publipostage
· Etablissement des avoirs / factures
· Rapprochement et pointage bancaire et enregistrement comptable des paiements
· Régularisation des dossiers litiges
· Suivi clients et trésorerie + Relation fournisseurs
· Logiciel utilisé ORTHOP MUST
· Gestion téléphonique
ACTIONS REALISEES EN COMMERCIAL:
· Création du catalogue produits de l’entreprise (70 pages)
· Relation avec fournisseurs
· Elaboration du site internet
· Outils informatique word, internet, paint
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SMURFIT KAPPA
- Agent de laboratoire
SAINT MANDE
2008 - 2008
ACTIONS REALISEES :
· Gestion des analyses papiers pour production
· Tests sur matériel de laboratoire pour étude des données papiers (DENISSON cohésion des fibres, grammage, COBB absorption d’eau , épaisseur, CMT écrasement à plat…
· Suivi de la consommation de la matière première et du stock en relation avec la production et les appros
· Inventaire mensuel
· Relation avec le service des approvisionnements, bureau d’études.
· Logiciels utilisés : SCAOLAB et SAP
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SAMIC PRODUCTION
- Assistante achats et SAV
2005 - 2007
ACTIONS REALISEES :
· Gestion du C.B.N. (calcul du besoin net) : approvisionnements quincaillerie (fourniture colis quincaillerie décorative) et peinture.
· Gestion des commandes vitrages par série (environ 1 700 vitrages / semaine) pour les différents sites
· Enregistrement des ordres d’achat (réception vitrage)
· Gestion des ventes : édition étiquettes codes barres pour expédition colis
· Relation fournisseurs, production, bureau d’étude, administration des ventes.
· Suivi des stocks et des avoirs
· Contrôle factures fournisseurs
· Mise à jour des articles
· Inventaire
· Logiciel SYTELINE / ERP et SOLISTA
ACTIONS REALISEES :
· Assistanat du Responsable SAV· Restructuration du Service SAV à partir du mois d’Août 2005 (création d'une gestion clientèle sous système informatique SYTELINE pour assurer le suivi des demandes SAV) .
· Elaboration d’une bible SAV comportant toutes les tâches administratives pour la fonction d’une ASSISTANTE SAV et familiarisation avec le logiciel SYTELINE.
· Interface entre différents services, Administration des Ventes, Fabrication, Achats, Transports, Direction.
· Réunions techniques et gestion des demandes SAV.
· Accueil et gestion téléphonique de nos clients professionnels et commerciaux.
· Création en interne sur Logiciel ERP SYTELINE (logiciel de gestion interne à l’entreprise) d’une base SAV (permettant de gérer sous code clients toutes les demandes SAV et comportant tous les aspects du traitement de leurs demandes soit du début de la demande jusqu’à la clôture de leur demande. Information du client à chaque prise de position sur leur dossier).
· Transmission des données pour saisie des commandes SAV et Mise en fabrication des pièces défectueuses pour le SAV (porte, fenêtres, vantaux, dormants etc.) soit pour livraison soit pour intervention.
· Gestion des demandes SAV dites SOS (crémones, poignées, vitrages etc)
· Gestion des 2 techniciens ou 3 techniciens selon les semaines (planning, frais, heures semaines, primes)
· Préparation des plannings sur différentes de régions de France (plan de route pour la semaine à suivre)
· Prise de rendez-vous auprès des clients finaux pour intervention sur chantiers à leur domicile.
· Edition et mise à jour des tableaux de bords mensuels des usines de fabrication
· Gestion administrative (courriers clients et clients finaux, commerciaux, négoce)
· Gestion des bons de reprise lors de livraison (pièces défectueuses)
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LABORATOIRE CENTRAL DES PONTS ET CHAUSSEES
- Secrétaire administrative
2003 - 2004
FONCTION :
· Gestion des missions des agents.
· Elaboration des demandes d’achat et des engagements financiers internes.
· Organisation des déplacements.
· Etat de frais.
· Suivi des publications
· Elaboration d’une « bible » relative au poste
· Formation du nouvel agent fonctionnaire (prise de poste)
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CEGEDIM
- Assistante de direction, ADV
Boulogne-Billancourt
1997 - 2002
Gestionnaire Administration des Ventes chargée de : > Traiter administrativement les demandes de prix : - réception des demandes de prix, - créer les fiches devis et communication > Réaliser et suivre les offres commerciales : - réaliser l'offre de prix client en fonction des grilles de marge, - suivre les offres, - créer les fiches articles. > Traiter administrativement les commandes depuis la réception jusqu'à la facturation : - vérifier la conformité des commandes, - saisir les commandes sur ERP, - établir les factures, - participer aux réunions. > Suivre des demandes clients : - gestion des demandes clients, - communications des réponses sur les aspects commerciaux et ADV. > Assister le service commercial : - établir les tarifs suite aux modifications des prix - gérer les recouvrements, - répondre aux clients sur les renseignements techniques, - participer aux manifestations commerciales, - assurer le suivi des litiges contestés.
. Assistanat administratif de la direction et interface active entre les différents services.
· Rédaction, prise de note en écriture rapide des courriers de la direction et vérification de ceux du service technique. VIGILANCE
. Collaboration aux réunions techniques (4 participants) et suivi des dossiers particuliers. RIGUEUR
· Accueil téléphonique : gérer et traiter le standard 3 lignes de 30 à 80 appels par jour. PONDERABLE
· Développement des relations internes et externes (clients/distributeurs/A.D.V.).
Action commerciale (formation, plaquettes produits, force de vente (devis, commercialisation des produits). Organisation des formations internes des distributeurs et clients (création et préparation dossiers).
Préparation plaquettes produits, contacts avec les prospects, proposition commerciale (devis) selon leur choix d’informatisation. Relation commerciale, proposition et commercialisation des produits. REACTIVITE
· Gérer les divers stocks produits se référant à notre activité et responsabilité du service après-vente (relation distributeurs/fabricants/clients). (logiciels, documents et matériels s’y référant) ainsi que le stock bureautique interne à l’entreprise (commande et suivi).
Responsable du service après-vente du matériel spécifique à cette profession (lecteur de cartes vitales). STRUCTUREE
· Interface entre la cellule commerciale et le réseau de distribution sur l’ensemble de la France et les dom-tom. Ces derniers étaient des indépendants (élaboration des devis pour les clients, remises distributeurs, facturation clients et distributeurs). Traitement des devis, commandes, factures, bons de livraisons et expéditions. MEDIATEUR/NEGOCIATEUR
· Programmation et planification des commandes clients et distributeurs dans la gestion clientèle sous access. : création fiche client, attribution produit et services. Appel d’offres d’abonnement annuel des clients par recherche multi-critères.
Expédition de mailing, mises à jour logiciels (un minimum de 1000 à 3000 envois). ASSIDUITÉ
· Elaboration et tenue de tableaux de bord. liés à l’activité de l’entreprise : caisse, frais de déplacement, remise distributeur, offres de prix… CREATIVITE
· Remontée d’informations auprès de la direction des contacts clients, téléphoniques ou écrits pour toutes réclamations et suivi des dossiers. DIPLOMATE ET RESPONSABILITE
· Création de lettre type pour envoi de mailing aux utilisateurs. FACULTE D’ANALYSE
· Utilisation des outils informatiques (Word 7, Excel 5, Access, Apisoft, Maximizer, Internet et messagerie outlook) ADAPTABILITE
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COGEX
- Secrétaire bureautique
FOS SUR MER
1996 - 1997
ACTIONS REALISEES :
Secrétariat bureautique d’un cabinet d’expertise comptable et commissaire aux comptes.
Traitement des dossiers des collaborateurs et chefs de missions de la comptabilité des clients. Préparation et constitution (tirage, montage, traitement de texte, courriers) des dossiers comptables (plaquettes) pour les clients pour transmission aux organismes concernés :
· grands-livres, journaux, balances, bilans
· plaquettes et tirage des comptes-annuels et modification de ceux-ci
· liasses fiscales et administratives
· imprimés 2031 pour les Clients (original de la liasse fiscale + copie 2031 « impôt sur le revenu), Centre de Gestion (demande d’attestation) et Impôts (2031+ liasse administrative fiscale)
· Déclarations 2855 de taxe sur les véhicules de sociétés , 2065 (cerfa impôt sur les sociétés) et ses annexes (bilans actifs, relevés frais généraux) pour les clients et envoi au Centre des Impôts
· Convocation pour conseil d’administration aux actionnaires, aux administrateurs des sociétés clientes (pas de délai pour prévenir), assemblée générale (prévenir 15 jours à l’avance)
· Lettres de missions
· Immobilisations et amortissements
1. Dactylographie de tous les courriers respectifs aux missions nous incombant à adresser aux organismes concernés (ex : tribunal de commerce, URSSAF, Greffe).
2. Dactylographie des courriers du directeur enregistrés par ce dernier sur magnétophone.
· Affranchissement, classement, standard
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NESTLE
- Assistante de direction, technique
Marne La Vallée Cedex 2
1993 - 1997
UNITE DE PRODUCTION : Secrétariat du directeur et du responsable du service du personnel , prise de notes et comptes-rendus des réunions du C.E. et du C.H.S.C.T.
Secrétariat du service technique, suivi des approvisionnements et commandes sur LISI.
Mise à jour des tableaux de bord.
Préparation des réunions, formations
Suivi des dossiers du personnel (contrat/maladie/formation…)
DIRECTION REGIONALE : Secrétariat de direction, diverses tâches administratives (word 6, excel 5). Gestion des intérimaires (factures, contrats, relevés d’heures), gestion des stocks. Saisie informatique sur SYCO (système commercial), logiciel interne à l’entreprise. Envoi de courrier entre Site sur messagerie interne, MEMO. Secrétariat Transport Export, facturation sur LOTUS 1-2-3 pour traitement export, CMR (lettre de voiture internationale), bons de livraisons. Saisie des avoirs sur SYCO.
FORMATION COLLABORATEUR DE DIRECTION : 1993/1994
Alternance entre les apports théoriques et techniques au centre et mise en oeuvre auprès de l’ entreprise NESTLÉ / CHAMBOURCY
