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Association Planning Familial - Toulon
- Secrétaire & C.C.F.
2009 - 2015
Secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique
- Gestion des mails et du courrier
- Recherches internet
- Accueil téléphonique (mise en place d’une fiche de suivi)
- Accueil des visiteurs
- Accueil et formation des bénévoles
- Réponses aux demandes (salariés, bénévoles, médecins, partenaires et visiteurs)
- Rédaction de courrier
- Gestion des adhésions
- Gestion des plannings des congés et des plannings de présences
- Planning des actions pour le rapport d’activité annuel
- Saisie des statistiques (accueils, CPEF et fiches d’entretien pour les financeurs, examens, N° vert)
- Gestion du dossier « formation CCF – 400h »
- Gestion des fournitures et du petit matériel de bureau
- Gestion des stocks (documentation, plaquettes d’information et préservatifs)
- Mises à jour de divers documents
- Création d’affiches et de flyers ou de documents spécifiques (ordres de missions, plannings …)
- Organisation des colloques (réservation, communication)
- Gestion de la bibliothèque (création d’une fiche de suivi)
- Préparation des documents pour les demandes de subvention
- Inscriptions aux formations, réunions, colloques
- Préparation des réunions d’équipe et rédaction des comptes rendus
- Aide à l’organisation des Assemblées Générales
Coordination
- Mise en place des actions de prévention
- Création et diffusion des plannings des salariés
- Vérification des heures de travail et des frais de route
Conseil Conjugal et Familial
- Entretiens CCF (individuels, couple, groupe)
- Interventions scolaires et hors scolaires
- Facturation et relances
- Forums
- Gestion du N° vert « IVG-Contraception »
- Saisie des bilans d’intervention
Centre de Planification
- Entretiens individuels et en groupe
- Animation de la salle d’attente
- Commandes pour les médecins
- Préparation et enregistrements des dossiers
- Prises de rendez-vous
- Dépannage contraception
- Dépôt des frottis au CDAG
- Gestion des résultats d’examen (frottis, bilans sanguins et tests de grossesse)
- Vérification des facturations d’examen
Communication avec les financeurs, les salariés, les établissements scolaires et hors scolaires, les acteurs du social (infirmière, assistante sociale, éducateurs, médecins), le commissariat et les partenaires.
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APAJH - Toulon
- Auxiliaire de Vie Scolaire
2007 - 2008
- Action d’aide et d’accompagnement d’enfant en difficulté d’apprentissage et en intégration dans le milieu scolaire
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Maisons Serge Olivier - La Valette du var
- Secrétaire Administrative & Fiancière
2006 - 2006
- Ouverture du courrier
- Accueil téléphonique
- Contrat de vente : réception, gestion et envoi au client avec envoi de la garantie des acomptes et remise en banque du chèque d’acompte
- Mises à jour (portefeuille, suivi par commerciaux, récapitulatifs mensuels)
- Préparation et envoi des documents au dessinateur des plans et à la destinatrice des perspectives
- Gestion des modifications et avenants
- Constitution du Permis de Construire : envoi et suivi à la Mairie et à la DDE
- Gestion des modificatifs
- Transmission de l’ »arrêté » du PC
- Rédaction du panneau de chantier
- Réception des clients pour l’ »arrêt de dossier » : saisie et remise des différents documents
- Mises à jour (portefeuille et dossier « suivi »)
- Gestion des appels de fonds : saisie, impression, envoi et, relances si nécessaire
- Réception des clients pour la « remise des clés » : saisie et remise des divers documents
- Mises à jour (portefeuille et dossier « suivi »)
- Autonomie pour la saisie, le remplissage, l’envoi et le suivi de litiges et de différents courriers et documents (garantie CEGI, DO Verpieren, DROC, DAT …)
Communication avec les clients, les commerciaux, les Mairies, la DDE, les architectes, les notaires, les banques, les visiteurs.
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Lycée Dumont d'Urville - Toulon
- Secrétaire de Direction
2003 - 2005
Secrétariat du Proviseur Adjoint
- Accueil administration, standard (1 fois par semaine)
- Préparation et suivi de dossiers divers (TPE, BAC blanc, Evaluation des capacités expérimentales, olympiades de math, Concours général, orientation Post ’Bac BTS …)
- Tenue de l’agenda et prise de RDV
- Gestion des convocations diverses
- Transmission de renseignements et informations diverses
- Accueil des personnes (personnel, enseignants, parents, élèves, public …)
- Création des nouveaux dossiers administratifs et remises en ordre des anciens dossiers
- Préparation des documents pour les conseils de classe
- Accueil téléphonique (académie, établissements, parents …)
- Saisies informatiques (bordereaux d’envoi, télécopies, tableaux, notes de service, rapports d’hygiène et sécurité, sanctions, courriers, procès-verbaux, circulaires, mailings, étiquettes, ordre de mission …) Diffusion de documents, de dossiers et suivi (sorties pédagogiques, modification d’ETD, autorisations d’absence, avis de notations, listes de textes, convocations …)
- Préparation du baccalauréat : convocations, prévision des salles d’examen, listes des professeurs concernés
- Gestion des réservations de salles
- Remises des diplômes
- Livrets à compléter
- Consultations sur GEP
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7 familles différentes - La Seyne sur mer
- Assistante maternelle agrée
1999 - 2002
- Education auprès de jeunes enfants
- Responsable de plusieurs enfants
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Orphée
- Enquêtrice
1995 - 1995
Depuis 1995 ..... et encore pour longtemps .....
Visiteuse mystère pour des enquêtes de qualités
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Diverses entreprises dans le Var
- Secrétaire polyvalente
1995 - 1998
BYP Diffusion CDD
Assistante commerciale
- Codification et saisie des commandes et bons de livraison
- Facturation sur CIEL Gestion
- Création des nouveaux clients
- Création des fiches produits
ORPHEE à Paris depuis 1995
Visiteuse mystère
- Enquêtes de qualités
SNCF CDD
Enquêtrice
- Distribution et récupération de questionnaires dans les trains
SRPC « TELEX » CDD secteur journal
Secrétaire aide-comptable
- accueil téléphonique
- Enregistrement des règlements (chèques et traites)
- Saisie du matelas des commerciaux (facturation des ventes)
- Création d’articles et comptes-clients
- Sortie de prémaquettes
- Saisie sur MAC (logiciel OMNIS) et sur PC (logiciel SAGE)
- Pointages des annonces sur le journal avec les commandes
SONOCAR Industrie CDD
Secrétaire
- Accueil téléphonique
- Accueil des personnes
- Saisie de courriers
Le Bosquet CDD
Secrétaire comptable
- Réservations et accueil des clients
- Mises à jour des dossiers et des fiches clients
- Facturation et saisies diverses
STAB (Transports Agrégats et Béton) CDD
Secrétaire comptable
- Accueil téléphonique
- Pointage des relevés de facture
- Enregistrement des factures fournisseurs et clients, OD (Opérations Diverses)
- Gestion et mises à jour des dossiers (banque, fournisseurs et clients)
- Rédaction et frappe de courriers
- Suivi des règlements
CLH – Cabinet de Liaisons Humaines CDD
Secrétaire
- Frappe et présentation des CV
- Frappe des bilans ENCP (Evaluation de Niveau de Compétences professionnelles)
- Saisie de la facturation
- accueil et renseignements des personnes
- Accueil téléphonique
- Mises à jour des dossiers adhérents
- Création d’un « suivi adhérents »
GISOLMAX CDD
Secrétaire de travaux
- Gestion et préparation des plannings de travaux
- Préparation des dossiers
Irène Fleurs CDD
Vendeuse
- Tenue de la caisse
- Vente de fleurs en magasin
Maison TAXI CDD
Secrétaire
- Organisation du déplacement des véhicules
- Préparation des bons d’intervention (à chiffrer et à codifier)
- Tenue de la caisse
- Saisie des factures
- Gestion des contrats d’entretien
Peinture 2000 CDD
Secrétaire
- Enregistrement des factures
- Saisies des factures sur machine à écrire Canon SQ400
- Saisie des devis
- Frappe du courrier
Agence immobilière LAMY CDD
Secrétaire
- Frappe de courriers sur machine à écrire électrique
Pum plastique CDD
Secrétaire
- Préparation des commandes
- Tenue de la caisse
- Phoning
Famille Mickaël CDD
Assistante maternelle
- Responsable de 2 enfants (5 ans et 2 ans) 6 jours sur 7
BABY’S Compagnie CDD
Assistante maternelle
- Garde d’enfants à domicile (action régulière ou ponctuelle)
Maison & Services CDD
Aide-ménagère
- Entretien dans une maison
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Literie SIMMONS - Saint-Denis
- Assistante de Direction - Aide Comptable - Gestionnaire Commerciale
1990 - 1994
Compagnie SIMMONS 15 ans secteur literie
Assistanat de Direction (Direction Générale) – 3 ans
- Accueil des visiteurs
- Réception, filtrage et réponse aux appels importants ou transmission
- Rédaction des courriers, signatures et envois (hors conditions de vente)
- Traitement des courriers ou documents à caractère confidentiel
- Gestion des dossiers particuliers ou difficiles à régler
- Gestion des télex et télécopies
- Gestion du courrier
- Saisie et mise en forme des notes internes, tableaux et diffusion
- Répondre aux demandes de documentation (tarifs, catalogue, publicité)
- Gérer l’envoi d’échantillons (ektachromes, gadgets) aux clients et VRP
- Organiser les routages
- Rédaction des devis sur demande des commerciaux
- Constitutions, mises à jour et classement les dossiers clients et divers
- Gestion et tenue de l’agenda de RDV du Directeur Général
- Organisation des déplacements du Directeur et des Commerciaux
- Gestion des réservations (hôtel, taxi, véhicule, fleur, coursier)
- Classement et mise à jour de tous les dossiers et documents attenant au service
- Calcul et saisie des avoirs
- Suivi du dossier guelte sur LOTUS
- Création des vignettes des nouveaux produits
- Enregistrement sur LOTUS des prévisions de vente (détection d’erreurs dans les formules de calcul)
- Assurer la liaison entre les différents services de l’entreprise
- Amélioration de la communication en créant :
- Une « fiche de suivi téléphonique » pour les dossiers difficiles ou particuliers
- Un formulaire de télécopie
- Un book pour les gestionnaires commerciales
- Une fiche « litige » pour le suivie entre le service commercial et comptable
- Une réunion par semaine avec les gestionnaires et le comptable pour faire le point sur les litiges
- Transmission des informations
- Contrôle du travail des VRP (nombre de commandes, de visites clients …) et des gestionnaires commerciales
- Préparation et suivi du dossier « salon du meuble »
- Gestion des fournitures et documents imprimés
- Gestion du stock de l’archivage (préparation, départ et rapatriement)
- Prise en charge de missions particulières sur demande du Directeur Général
- Gestion du planning de congés, des absences et des permanences
- Formation en interne du nouveau personnel
Partie commerciale
- Edition des statistiques commerciales ou journalières à la demande pour les commerciaux, les gestionnaires commerciales ou le service
- Diffusion de l’information (nouveaux produits, tarifs, promotions, réunions …)
- Calcul de la mise à jour annuelle des tarifs et saisie des tarifs « contretypes » et des listes de stock
- Suivi des retours SAV et relances
- Traitement des litiges difficiles (prix, livraisons, remises, marchandises non livrées …)
- Enregistrement et suivi des commandes spéciales ou des relations (foire, expositions, grosses quantités, nouveaux produits, implantations …)
- Calcul et saisie des facturations divers, contrôle et envoi
- Relance et suivi des commandes en retard de fabrication
Suivi des commerciaux
- Classement des rapports de visites
- Edition des programmes (listings) de relance des clients (encours dépassés, commandes non livrées, SAV non retournés …)
- Contrôle des notes de frais et enregistrement sur LOTUS
- Gestion des tableaux de bord
Communication avec les commerciaux, les responsables de centrales, les entreprises, les usines, les fournisseurs, les transporteurs, les banques, les particuliers, les clients, les salariés et la Direction.
Gestion Commerciale – 8 ans
Traitement administratif des commandes (depuis la réception jusqu’à la livraison chez le client) :
- Réponse aux demandes téléphoniques des clients (renseignements techniques, délais, litiges …)
- Réception, codification et saisie des commandes : code produit, délai de livraison, remises promo, produit en stock ou à fabriquer et commentaires et les diffuser
- Suivi des commandes spéciales (grosses quantités, implantations, délais impératifs) en lien avec l’usine de fabrication
- Envoi des confirmations de commandes aux clients et aux commerciaux
- Classement des bons de livraison avec les commandes et les confirmations de commandes
- Contrôle de la facturation et transmission au service comptabilité pour envoi aux clients, groupements et centrales
- Traitement des litiges (comptables, livraisons et problèmes techniques)
- Calculs et saisies des facturations diverses
- Saisie des factures pro forma (exportation) et rapprochement des documents douaniers avec le dossier
- Envoi de courriers types, télécopies ou télex aux clients (confirmation de promo individuelle)
- Relâchement informatique des commandes aux usines de fabrication
- Edition quotidienne de listes, listings (commandes en retard : s’informer du nouveau délai et prévenir le client, produits en stock …)
- Gestion des reliquats de commande
- Ouverture et création des comptes clients et diffusion à la comptabilité pour enquête de solvabilité
- Responsable de la mise à jour du fichier client (nouvelle adresse, conditions de vente, mode de règlement, remises, nom des contacts, particularités demandées par le client …)
- Demande d’enquête de solvabilité au comptable
- Pour toutes grosses commandes : vérification de l’encours auprès du service comptabilité
- Classement des documents du service
- Standard libre
- Archivage des documents en fin d’année
Partie expédition
- Suivi des livraisons (d’après le bordereau de tournée)
- Résoudre les litiges : prise de contact avec l’usine ou le transporteur et prévenir le client
- Prendre des décisions (envoi SERNAM ou pas)
Partie Service Après-Vente
Application et veille à la procédure SAV :
- Enregistrement d’une commande échange ou réparation
- Etablissement du « bon d’enlèvement » pour récupération du produit défectueux
- Suivi du retour à l’usine et annulation sur le listing des consignations
Suivre les réclamations, analyser les causes et informer la Direction Générale d’un problème SAV qui revient souvent sur un produit
Le listing des consignations qui n’avait pas été mis à jour depuis 3 années par manque de connaissance m’a été confié par le Directeur général afin de vérifier auprès de tous les clients, les commerciaux et les transporteurs si la marchandise était bien rentrée à l’usine. Ce listing qui comptait des centaines de pages à l’origine a été réduit à 12 pages, une fois mon travail effectué, entre mes tâches quotidiennes et sur une année.
Communication avec les clients, les centrales ou groupements, les commerciaux, les usines et les transporteurs.
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Magasins TATI - Paris
- Vendeuse
1979 - 1979
En août 1978 et en août 1979 :
Vendeuse de vêtements pour enfant
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Robert Bosch France - Saint-Ouen
- Gestionnaire Commerciale - Gestionnaire de l'approvisionnement des stocks
1979 - 1990
BOSCH 15 ans secteur outillage
Gestion et approvisionnement des stocks (service Achat) – 3 ans
Responsable de l’achat des accessoires (Allemagne-RFA et USA) et pièces-détachées (Suisse) de l’outillage BOSCH pour toute la France.
Suite à la reprise de ce poste qui m’a été proposé par la Direction Générale, j’ai découverts un problème de « délai de livraison » concernant d’anciennes commandes attendues depuis des mois par les clients. J’ai vérifié toutes les commandes très en retard auprès de notre fournisseur en Suisse et j’ai constaté qu’il ne les avait plus. J’ai donc recommandé les pièces détachées concernées.
- Délivrance des certificats de conformités au client
- Responsable des commandes accessoires (sur planning) et pièces-détachées (par informatique) : calcul en fonction des ventes, de la consommation et des promotions. Définir la « quantité de sécurité » minimum afin de ne pas être en rupture de stock, en considérant les délais de livraison des fournisseurs.
- Création des nouveaux « codes articles »
- Responsable de la réception et du contrôle des livraisons, après la mise en rayon des magasiniers
- Etablissement de facture pro-forma (exportation)
- Enregistrement des factures fournisseurs
- Responsable du « bon à payer » sur les factures fournisseurs
- Relance des retards de livraison et information des nouveaux délais au service commercial (établir la liste une fois /semaine)
- Résoudre les litiges fournisseurs (quantités, tarifs, retour des produits non conformes …)
Comptabilité clients – 1 an
Suivre les comptes clients (la moitié du listing clients) : vérifier les règlements et relancer par téléphone ou courrier en cas de retard de paiement, de litige ou d’impayé.
Lorsque j’ai pris le poste, j’ai pu récupérer quelques paiements de factures très en retard de paiement d’un an ou deux avec beaucoup de diplomatie, alors que le comptable en poste n’avait pas réussi cette mission. Ceci parce que je connaissais sur le bout des doigts la partie « gestion commerciale » et que, de ce fait, le client ne pouvait pas me raconter des choses que je ne pouvais pas comprendre. J’avais tous les arguments nécessaires pour le contrer.
- Réception des factures du service commercial, envoi au client, groupements ou centrales
- Edition de l’état informatique des comptes clients
- Edition des traites et relevés informatiques pour envoi au client
- Réception, contrôle et codification (N° de compte, référence) et enregistrement des traites et chèques.
- Edition et transmission des remises en banque
- Lettrage des comptes clients. Relever les différences et s’informer auprès du service commercial et du client
Création d’un formulaire « suivi des litiges » à remplir et faire circuler entre le service commercial et la comptabilité
- Edition des lettres de relances et envoi aux clients
- Saisie les relances personnalisées (moratoire …) et suivre les cas particuliers
- Relances téléphoniques
- Saisie de courriers, tableaux destinés aux clients et VRP
- Enregistrement des impayés, blocage de comptes et avertir le client
- Suivi des encours clients, les reports d’échéance …
- Enquêtes sur la solvabilité des nouveaux clients ou des clients à problèmes (sur minitel)
- Traitement des litiges, transmission et faire le suivi auprès du service commercial
- Constitution des dossiers contentieux
Communication avec les clients, les banques, les salariés et les commerciaux.
