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Audrey GHESQUIERE

Villeneuve d'Ascq

En résumé

Mon début de carrière au sein de l’Université de Lille m’a donné l’opportunité de développer des compétences en matière budgétaire, des notions en comptabilité publique et des compétences administratives. J’ai, en effet, successivement occupé des postes de secrétariat de laboratoires, secrétariat pédagogique, gestionnaire de contrats de recherche (subventions) privés, publiques et plus récemment gestionnaire de contrat européen pour un pôle d’enseignement qui ont favorisé l’approfondissement de mes connaissances en gestion financière.
Actuellement, j’occupe un poste d’assistante administrative de Département d’enseignement qui me permet d’étoffer davantage mes aptitudes en gestion administrative, j'ai eu également l'occasion d'acquérir des notions sur les procédures RH (avancements, recrutements d'enseignants-chercheurs et personnels BIATSS, suivi de carrière...).

Mes compétences :
Pédagogie
Gestion financière
Communication externe
Gestion administrative

Entreprises

  • Université De Lille - Assistante administrative du Département EEA

    Villeneuve d'Ascq 2018 - maintenant J'assiste le Directeur du Département EEA dans la Gestion administrative et logistique. Je suis en charge de l’accueil physique et téléphonique, l’accompagnement administratif des 3 pôles d’enseignement et du suivi de carrière des 75 personnels (administratifs, techniques et enseignants-chercheurs) du Département (avancement, suivi des services d’enseignement, heures complémentaires et des absences). J’assure également le suivi des dossiers de recrutement et la rémunération des enseignants vacataires. J'organise les réunions, conseils et commission pour lesquels je suis également secrétaire de séance (rédaction des convocations, comptes rendus). J’ai également d’autres missions de coordination pour la partie logistique (travaux, dépannages…) mais aussi pour la partie communication (diffusion d’informations par listes de diffusions, tenue du site internet du Département…) et pour les manifestations du Département.

  • Université Lille 1 - Secrétaire pédagogique

    Villeneuve d'Ascq 2010 - 2018 - Contribution au bon déroulement des enseignements et gestion des salles attribuées à nos formations :
    gestion et mise à jour des emplois du temps en collaboration avec les enseignants. (mise en ligne sur internet, affichage et envois de courriels). Réservation des différentes salles en collaboration avec le Service Gestion de Salles et les consulte pour actualisation via l’application « My Planning ».
    - Suivi des enseignants vacataires du service :
    saisie des heures à mettre en paiement via l’interface dédiée « VAC’PRO ». Je suis amenée à les renseigner sur le suivi, les démarches et les délais par mail ou par téléphone.
    - Recrutement des étudiants :
    publipostage à destination des étudiants de Master 1 pouvant être intéressés par notre formation. Cela représentait un envoi de 2200 courriers et plaquette. A la mise en place du nouveau site internet de formation en 2015, j’ai mis en place une procédure de candidature en ligne permettant aux étudiants de postuler via internet. Je me chargeais donc de contrôler les formulaires soumis et en faisait le suivi pour les responsables de formation.
    - Inscription pédagogique et administrative des étudiants :
    contrôle de la validation de l’inscription administrative des étudiants au sein de l’Université qui permet, par la suite, les inscriptions aux Unités d’Enseignement et épreuves d’examens, l'édition de certificats de scolarités, de relevés de notes et de procès verbaux d'examens.
    - Gestion des stages de Master 2 :
    suivi de saisie des conventions de stages via l'application dédiée à cet effet (GICS) et contrôle les informations renseignées par les étudiants. Après validation, édition des conventions et mise en signatures en collaboration avec le Service de Stages.
    Organisation des examens en lien avec le Service des Examens et les jurys :
    planification des différentes épreuves. collecte des sujets d'examens et leur transmission. Organisation du jury en collaboration avec le responsable de formation : collecte des notes des enseignants, préparation des documents pour le jury. Suite à la délibération, vérification et saisie des notes, l’affichage des résultats, édition des procès verbaux à destination du Bureau des Masters.
    - Organisation de la Cérémonie des diplômés de l'UFR d'IEEA :
    Pariticipation à l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes collaboration avec la direction de l'UFR. Gestion des invitations, soutien aux responsables de formation durant la manifestation pour la remise des titres.
    - Gestion du nouveau site internet du Master GI (2015) :
    J’ai été sollicitée pour participer à cette réflexion en collaboration avec les Responsables de formations, Responsable de Service, le Centre de Ressources Informatiques et le Service Communication de l’Université. J’ai été amenée à suivre une formation « Drupal » qui est un éditeur de contenus pour les sites Web et ai été désignée Webmaster du site internet sur demande des Responsables. J'avais pour missions de veiller au bon fonctionnement du site internet et la mise à jour régulière de ses contenus.
    - Encadrement de stagiaires de niveau seconde et première Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration :
    De février 2013 à février 2015, à mon initiative, j’ai recruté et encadré des stagiaires pour une durée de 7 semaines par an (en février et en juin). Les élèves stagiaires m'assistaient donc dans mes fonctions et découvraient ainsi l'environnement professionnel de l'Université. Cela me permettait d'avoir un renfort dans les périodes de surcroît d'activité, mais aussi de les former au métier de secrétaire et leur transmettre mes connaissances, exercice que j'appréciais particulièrement.

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