Aurélie MERLAND

En résumé

Entreprises

• Polycom - Assistante administrative - Réceptionniste

  Puteaux 2016 - 2017 Assistanat des 2 Vice-présidents pour la zone Europe du sud et la zone Middle East and Africa
  - Gestion d'agenda mouvant sur Outlook
  - Aide à la préparation des réunions commerciales (mise en forme des présentations Powerpoint)
  - Gestion des notes de frais sur Oracle
  - Classement
  
  Support de l'équipe commerciale
  - Accueil des clients et visiteurs / filtrage et transmission des appels en français et anglais
  - organisation des visites du showroom (réservation et agencement des salles de réunion - commandes des petit-déjeuners, repas et pauses café...)
  - gestion du matériel de prêt : réservation sur Extron, commande sur Webstore, création et mise à jour du tableau de suivi des prêts sur Excel, retour et relances clients
  - Organisation des voyages d'affaires et déplacements : réservation des billets d'avion et de train en lien avec l'agence de Londres - réservation des chambres d'hôtels - réservation des taxis - visas
  
  - Support marketing : préparation des "Journées portes ouvertes" - expédition des colis en lien avec le transporteur pour les événements partenaires - commande des goodies et support de communication
  
  Moyens Généraux - Ressources Humaines
  - Commandes des fournitures de bureau
  - réapprovisionnement des espaces de convivialité (biscuits, thé, café, boissons...)
  - Suivi des contrats prestataires (Machine à café, snacking, nettoyage des locaux, climatisation...)
  - facturation
  - Aide à la préparation des entretiens d'embauche (prise de rendez-vous candidats, envoi des invitations via Outlook, réservation des salles...)
  
  

• SINIAT - Assistante Polyvalente

  Avignon 2014 - 2015 - Assistanat administratif du directeur des ventes
  - Interface entre le siège et la force de ventes (services généraux, direction des ventes, comptabilité, pôle formation...)
  - Accueil téléphonique et physique du service (gestion et orientation des demandes vers les bons services / prise des messages)
  - Enregistrement, approbation et classement des factures via l'outil SAP
  - Gestion des notes de frais agents (vérification, transmission à la comptabilisé et mise à jour du tableau de suivi des frais sur une base mensuelle)
  
  - Gestion des budgets de fonctionnement / dépenses liées à l’activité du service (respect du cahier des charges) en lien avec la direction des ventes et la comptabilité :
   Vérification de la bonne imputation des dépenses via SAP
   Transmission des demandes d’O.D. à la comptabilité
   Mise à jour du tableau de suivi des budgets de fonctionnement
  
  - Participation à l’organisation des réunions en lien avec le directeur commercial :
   Préparation du support de présentation de la réunion mensuelle des ventes et des différents tableaux de résultats liés à l'activité du service (Bex Analyzer, Powerpoint)
   Logistique (préparation de la salle, gestion du matériel, organisation des pauses et repas)
   Prise de notes / comptes-rendus de réunions
  
  - Organisation des manifestations commerciales (lancement des invitations, réservation des salles et hôtels et prestations annexes)
  - Organisation des déplacements au siège ( location de voiture / train, réservation des chambres d’hôtel...)
  - Gestion des congés et absences (ADP) : mise à jour du tableau de suivi sous Excel
  - Gestion et mise à jour des dossiers du personnel (frappe et classement des entretiens individuels, organisation des visites médicales...)
  
  - Intendance du site :
   Gestion des badges d’accès via AMADEUS
   Suivi des contrats de service et maintenance (plomberie, électricité, nettoyage du site, et autres prestations annexes à savoir machine à café, bonbonne à eau, restaurant d'entreprise...)
   Affranchissement du courrier
   Envoi des colis et autres courriers recommandés (DHL, Chronopost)
   Gestion des stocks de la documentation clients en lien avec le service communication
  
  
  
  
  
  

• SIGNALIS - Secrétaire technique projet

  BEZONS 2013 - 2014 Gestion et contrôle de la documentation technique :
  - mise en forme "documents longs" sous Word (insertion de styles, tables des matières, signets, renvois...)
  - insertion des annexes (fusion des documents), des en-têtes et pieds de page... via Adobe Acrobat Pro
  - vérification du respect des normes de présentation de la documentation en lien avec la "Qualité"
  - supervision des circuits de signatures
  - émission des bordereaux de livraison
  - envoi par email au client
  - Interface entre les clients et L'Equipe (gestion des appels téléphoniques en français ou anglais / gestion, saisie, indexation et envoi des commentaires clients et des demandes techniques liées à la documentation)
  - gestion, indexation et classement de la documentation technique, des courriers, notes techniques, comptes rendus de réunions et autres documents liés à l'activité du service (mise à jour des tableaux de bords sous Excel, scan et archivage papier et électronique)
  - Gravure de CD et édition des étiquettes via Néro
  - édition des demandes d’expédition du matériel et des CD en lien avec les Services généraux)

• BUREAU VERITAS - Secrétaire bilingue

  Puteaux 2003 - 2012 2007/2012 "Département Marine Offshore"
  - Interface entre le département, les clients et les différents services de l'entreprise en collaboration avec l'équipe d'assistantes
  - Accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et clients en français ou anglais
  - Gestion des boîtes emails dédiées aux projets (réception des plans, commentaires et demandes clients)
  - Gestion de la base de données dédiée au traitement, enregistrement et classement des plans et commentaires clients
  - Affectation des plans à l’équipe d’ingénieurs pour vérification et commentaires
  - Classement des dossiers "projets"
  - Saisie du courrier et enregistrement via la base de données Titan
  - Traitement et distribution des plans papiers et courriers "arrivée" de la "Marine" en lien avec les autres services
  - Commande des fournitures de bureau / réception des livraisons
  - Envoi et classement des factures clients sous la supervision de l'assistante de direction
  - Saisie des frais de l'équipe d'Ingénieurs via ISIS "temps et frais"
  
  2004/2007 "Département Recherche Marine"
  Organisation des déplacements pour le responsable et les membres de l’équipe en lien avec l'agence de voyage :
  - Réservation des taxis
  - Réservation des billets d'avion / de train
  - Demandes de visa
  - Réservation des chambres d'hôtel
  - Location de véhicules
  - Saisie des avis de mission pour accord et signature de la direction
  - Inscription des ingénieurs aux différents événements et séminaires internationaux
  - Renouvellement des cartes d'abonnement et des programmes de fidélité (SNCF, compagnies aériennes...)
  
  Organisation des séminaires et réunions :
  - A la demande client, saisie des lettres d'invitation et envoi pour les demandes de visas
  - Préparation des badges "invités"
  - Agencement et réservation des salles
  - Réservation des pauses et repas
  
  - Mise à jour des différents plannings (déplacements, congés, absences, gestion des salles et du matériel de réunion)
  - Commande des fournitures de bureau / réception des livraisons
  - Accueil téléphonique et physique anglais et français
  
  2003/2004 "Départements Techniques Marine"
  - Saisie et enregistrement du courrier départ via TITAN
  - Tri, distribution et enregistrement du courrier et des plans en arrivée en lien avec l'équipe d'assistantes
  - Accueil téléphonique et physique anglais et français.

• Flightsafety- Falcon Training Center - Secrétaire bilingue

  2001 - 2003 - Etablissement des attestations de vols en anglais et français en lien avec l'équipe d'assistantes
  - Remise aux élèves-pilotes
  - Classement et archivages des dossier pilotes
  - Accueil physique et téléphonique du service en anglais et français
  - Réservations des chambres d'hôtel
  - Remplacement ponctuel des hôtesses d'accueil

Formations

Pas de formation renseignée

Réseau

• Aline LEVASSEUR

  Talenance (Neuilly-sur-Seine)

• Andrew MALLET

• Cédric MERLAND

• Karl TAILLEUX

• Marie - Nadege CIVILIS

• Raphael BOUDEHANE

• Souhila HAICHEUR

• Valerie OBIDOL

• Vincent GAUTIER