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Coordination SUD
- Attachée de Direction, Responsable RH et Vie associative
2017 - 2018
Gestion RH : Administration RH, gestion des congés, chèques déjeuner et paie, recrutements
Vie associative : compte-rendu des Conseils d’administration, organisation de l’AG et des CA, gestion des cotisations et des adhésions des ONG, petit secrétariat du Président
Gestion de 5 boîtes mail, de l’espace emploi web (WordPress), du CRM Odoo (base de données)
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Médecins sans frontières
- ADMIN MANAGER
Paris
2016 - 2017
Responsable financière et Ressources Humaines d'un projet à Port Harcourt, Delta States, Nigeria, d'aide aux victimes de violences sexuelles au sein d'une clinique. 35 employés à mon arrivée, 50 à mon départ.
Réorganisation du Service, sans passation ni assistant pendant 2 mois.
Gestion directe de la caisse, des comptes et des salaires, puis contrôle et suivi des contrats, des dépenses et des salaires, gestion des fonds et relations avec la banque ;
Gestion des RH : 15 recrutements, mise à jour des dossiers du personnel, congés, mesures disciplinaires, gestion des employés journaliers ;
Management direct de 2 femmes de service, d'une cuisinière, et d'une assistante que j'ai recrutée.
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Médecins sans frontières
- ADMIN MANAGER
Paris
2016 - 2016
Responsable financière et Ressources Humaines d'un hôpital de 300 employés à Aden, Sud Yémen.
Activité de l'hôpital : Chirurgie orthopédique et viscérale en contexte de guerre.
Contrôle et suivi des contrats, des dépenses et des salaires, gestion des fonds et relations avec les banques ;
Gestion des RH : congés, absences, mesures disciplinaires, recrutements, mise en place d'une nouvelle grille de fonction et de salaires, motivation des équipes, gestion des employés journaliers ;
Management direct de 3 assistants, 3 traducteurs, 3 femmes de service, 2 cuisiniers.
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Médecins sans frontières
- POM - Protocol Office Manager
Paris
2015 - 2015
Administration et représentation en Ouganda, Afrique de l'Est, pays anglophone.
Mise en place et rédaction des procédures administratives, à l’arrivée de nouveaux staffs internationaux et par rapport au fisc et aux taxes. Contacts avec les Ministères, Centre des impôts et taxes (URA) et autres administrations.
Travail de coordination des différents acteurs de MSF en Ouganda, pour une meilleure communication et visibilité sur notre présence et nos actions (immigrés du Sud Soudan, suivi épidémiologique pour l'Ouganda et plus largement en Afrique avec EPICENTRE, réponse aux urgences, Sida, plateforme logistique pour la région Afrique de l'Est).
Organisation d'une exposition et d'événements autour de 35 ans de présence MSF en Ouganda.
Recrutement d'une personne qui prenne la suite de la gestion des dossiers (Permis de séjour et taxes).
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Euro Consulting Partners
- Office Manager
Paris
2012 - 2014
Dans ce cabinet de recrutement à taille humaine, avec des ramifications internationales, j'ai géré aussi bien la partie administrative et comptable que RH et sociale.
J'ai eu en charge le back-office complet, restructurant l'organisation administrative, le suivi comptable et la relance clients. Je suis arrivée à 98% des factures clients payées sur les derniers mois, après avoir réduit notablement l'arriéré des encours client.
J'ai travaillé sur la révision des contrats partenaires et clients.
J'ai dû recenser tous nos contrats prestataires, puis m'employer à les optimiser.
Utilisation du logiciel AD-MEN, dont j'ai fini de mettre en place l'automatisation de la facturation. J'ai veillé à la coordination d'une bonne utilisation du logiciel par tous.
J'ai également géré la partie RH et sociale, déclaration et paiement des contributions sociales, préparation de la paye, gestion de la formation, licenciements économiques, relations avec le Mandataire et l'Administrateur judiciaires.
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The MathWorks
- Sales Support Specialist
2011 - 2011
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MathWorks SAS
- Administration des ventes puis Sales support, bilingue anglais
2010 - 2011
Premier poste de 6 mois au sein du service RAC, à la direction financière.
Traitement des commandes pour facturation, en collaboration avec l'équipe commerciale.
Relances et diminution de l'encours client, notamment en débloquant des dossiers, en trouvant le contact adapté, avec de la persévérance.
Dans un 2ème temps, nouvelle mission de 6 mois, au sein du service commercial.
Contact des clients par rapport aux services associés à leurs licences, afin qu'ils continuent de bénéficier du support technique et des mises à jour. Je réponds également à leurs demandes s'ils veulent rajouter des outils ou acquérir de nouvelles licences, en lien avec le commercial responsable du secteur.
Travail sur la base de données et les mails envoyés via le site, valider s'il y a un vrai besoin, y répondre ou bien transmettre au commercial concerné.
Usage de l'anglais avec quelques clients, et en interne avec la maison mère qui est aux États-Unis.
Adaptation à divers outils de gestion Oracle (PeopleSoft): ORC, GQO, ACE, ainsi qu'à JDEdwards et EBS, puis le CRM Siebel.
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FORCE RH
- Responsable administrative et financière
2006 - 2010
Organisation de l'administration générale, du suivi comptable, juridique, fiscal et social
Facturation et relance clients
Mise en place d'un CRM (QuickBusiness), pour une meilleure gestion de l'activité de l'entreprise, coordination de l'équipe autour de son utilisation
Suivi des dossiers clients avec les administrations (OPCA et autres)
Suivi des contrats d'assurance, de la gestion du réseau informatique, de la téléphonie fixe (IP) et mobile, du copieur multifonction et des voitures de société, notamment lors du pilotage complet du déménagement des bureaux.
Prise en charge de la comptabilité avec l'expert-comptable, préparation des éléments de la paie, congés, gestion des notes de frais (10 personnes).
Évolution vers le contrôle de gestion - établissement de tableaux indicateurs
Formation d'une étudiante à la facturation
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BIKANOUNE
- Gestion administrative, comptable et financière trilingue
1986 - 2006
Mise en place de la comptabilité, manuelle puis informatique
Mise en place de la gestion des ventes et des achats, outil CIEL
Évolution informatique d'un poste à plusieurs postes, DOS à Windows,
Gestion de l'Administration des Ventes au quotidien, commandes, stock et livraison
Suivi des comptes et de la relation clients, relation fournisseurs et tiers,
Gestion administrative et comptable en lien avec l'expert-comptable, déclarations TVA, sociale, etc.
Commercial : Prospection mail, téléphonique et physique,
Usage régulier de l'anglais (quasi quotidien) et de l'espagnol avec clientèle tous pays,
Tutorat de jeunes en apprentissage
Contexte : Entreprise commerciale familiale
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PARFUMS STERN
- Gestion des commandes et facturation bilingue anglais
1982 - 1983
Je m'occupais de la gestion des commandes en lien avec l'usine et établissais les factures.
J'ai introduit, à l'époque, l'utilisation de la machine à écrire à mémoire, précurseur de l'ère informatique.
