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Claire HOULNÉ

BENFELD

En résumé

Suite à l'obtention de mon BTS tourisme en 2002, j'ai rejoint l'Office du tourisme de Strasbourg pour un poste d'hôtesse d'accueil. J'ai beaucoup appris grâce à ce travail mais j'aspirais à d'autres responsabilités.

J'ai ensuite travaillé pour Alcatel en tant que technicienne informatique pendant 2 ans.
J'ai eu l'opportunité de voir ma demande de CIF acceptée par mon employeur, j'ai donc fait ma formation d'assistante de direction bilingue anglais avec l'AFPA.

Après 2 ans passés à travailler pour Ventana Medical Systems (67) dans le service de formation clients et nouveaux employés, on nous a annoncé la fermeture du site suite au rachat par Roche. N'étant pas mobile géographiquement, j'ai décidé d'entrer dans le congé de reclassement.

J'ai eu la chance d'être embauchée rapidement par Millipore en tant qu'assistante commerciale pour un CDD de 6 mois (fin mars 2011).
Aujourd'hui je suis en CDI dans cette entreprise pour je l'espère, une très longue et belle carrière.
Mes tâches y sont variées:

1) assistanat de 6 commerciaux :
- envoi de devis
- gestion des appels d'offres
- réservation de vols, hotels
- organisation de séminaires
- envoi de documentation...)

2) Spécialiste en bureautique
- Excel "champion" -- > je forme les collègues lorsqu'ils ont des demandes
-- > je leur crée des outils automatisés avec ou sans VBA
- Word et PowerPoint -- > à la disposition de mes collègues


Mes compétences :
Assistante de Direction

Entreprises

  • Dreampath diagnostics - Reponsable Administrative

    2016 - maintenant ADV:
    Elaboration des offres commerciales
    Collecte, traitement et suivi des commandes
    Organisation des livraisons et des retours marchandises
    Facturation des commandes et suivi des créances
    Gestion des litiges
    Mise à jour de la base de données produits
    Suivi des tableaux de bord commerciaux
    Aide à la rédaction d’appel d’offres
    reporting et analyse statistiques
    Accueil physique et téléphonique

    Achats :
    Elaboration et suivi des commandes fournisseurs
    Réception des commandes fournisseurs
    Suivi des tarifs et négociation des marchés annuels
    Gestion des commandes de fourniture administrative
    Suivi des budgets
    Gestion et suivi des contrats des prestataires pour l’entretien du bâtiment

    Logistique :
    Suivi du budget logistique et négociation des tarifs
    Suivi de l’inventaire et mise en place des stocks min et max
    Gestion des entrées et sorties de stock

    Marketing :
    Organisation des formations clients

  • MERCK MILLIPORE SAS - Assistante Commerciale CDI

    2010 - 2016 * ASSISTANAT DE 6 COMMERCIAUX
    - réservation de vols, hotels
    - organisation de séminaires
    - création de devis via SalesForce.com
    - gestion des écarts de prix (price discrepancy)
    - gestion des plaintes client
    - gestion des appels d'offre
    - organisation formations client
    - support des grands comptes SANOFI PASTEUR
    - saisie de commandes dans Oracle

    * BUREAUTIQUE
    - Excel "champion": je forme les collègues lorsqu'ils ont des demandes, je leur crée des outils automatisés avec ou sans macro
    - Word et PowerPoint: à la disposition de mes collègues- gestion des enquêtes de satisfaction client

  • VENTANA - Assistante service Formation

    Narcastet 2008 - 2010 - Assistante administration des ventes (de fev à juin 08)

    interface entre le client et le vendeur. Réception et émission de quotations, rentrée des prix dans Oracle.


    - Assistante du service formation (depuis juin 08)

    * FORMATION CLIENTS: (français, anglais, allemand)
    - invitation, convention de formation, accueil des stagiaires
    - réservation de train, avion, + hôtel
    - préparation des salles de formation
    - gestion des impressions des manuels de formation
    - impressions des documents légaux
    - mailings pour offre spéciale
    - après la formation: résultats des enquêtes de satisfaction, édition d'un rapport de session envoyé aux ventes, facturation via Oracle

    * FORMATION NOUVEAUX EMPLOYES: (anglais)
    - invitation et accueil des stagiaires (formation en 3 parties)
    - préparation du matériel: documents légaux (attestation de présence, certificat de formation...), programme de formation
    - invitation des formateurs via Outlook
    - tracking chiffré à la fin de la session: résultat à l'évaluation, enquête de satisfaction, mise à jour des différents tableaux de bord
    - création accès e-learning

    * STATISTIQUES
    - indicateurs qualité mensuels : nombre de clients par session de formation (min 4) et taux de satisfaction (min 9/10)
    - revenus mensuels par rapport au plan
    - bilan pédagogique et financier annuel

    * CREATION ET MISE A JOUR DE L’INTRANET DE MON SERVICE Via Windows MOSS
    - présentation de nos formations, modification annuelle des bulletins d’inscription, description de formation, prix, calendriers
    - liste des hotels avec qui Ventana a un accord commercial + dates des sessions parlementaires

    * AUTRES ACTIVITES
    - création du calendrier de formations (clients + nouveaux employés)
    - création et modification des différents tableaux de bord de suivi
    - création de nouveaux outils bureautiques automatisés afin d’optimiser le travail quotidien

  • SOCOMEC - Assistante stagiaire

    Benfeld 2007 - 2007 - Enquête interne et externe de satisfaction
    - Accueil physique et téléphonique des visiteurs
    - Réservation de salles de réunion

  • ALCATEL-LUCENT - Technicienne informatique

    Paris 2004 - 2006 Interface privilégiée entre le client qui a un problème technique et le technicien qui va réparer la machine.
    Rentrée de données relatives à l'appel sur Oracle puis contact du technicien pour mise en relation avec le client ou plannification d'une intervention.

  • SANOFI-AVENTIS (Phone Régie) - Hôtesse d'accueil

    2003 - 2004 - Accueil physique et téléphonique des clients en français, anglais et allemand
    - Préparation des badges visiteurs
    - Réservation des taxis
    - Préparation des salles de réunion

  • OFFICE DU TOURISME - Strasbourg - Hôtesse d'accueil

    2002 - 2003 Accueillir les visiteurs en anglais, allemand, italien afin de leur présenter Strasbourg et la région.

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