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ITEP
- Agent administratif principal
2013 - 2013
L'ITEP Saint-Exupéry est un établissement thérapeutique, éducatif et pédagogique pour mineurs en difficultés, présentant des troubles d'ordres psychologiques plus ou moins aggravés souvent par un départ très compliqué de leur vie au sein de la cellule familiale, certains de ces enfants sont placés en famille d'accueil et d'autres hébergés dans l'établissement. Ma fonction était l'accueil des intervenants (familles, tuteurs, praticiens spécialisés, éducateurs, membres de l' ARS, services sociaux..), le tri du courrier, et la gestion des dossiers des enfants. Ce travail comportait la création et frappe de documents en étroite collaboration avec l'équipe composée du personnel encadrant (éducateurs, maîtresses de maison, surveillants de nuit), du personnel soignant (pédopsychiatre et psychologue), des enseignants, de la direction et des intervenants extérieurs (psychomotricien et orthophoniste).
J'ai donc procédé à une nouvelle présentation des bilans intermédiaires et de synthèse concernant les enfants, cette nouvelle mise en page visait à donner un aspect moins "médical" à ces rapports lors des réunions enfants-famille-éducateurs et direction, ma suggestion a été acceptée par l'ensemble de l'équipe et mise en application. J'ai été amenée à gérer quelques crises d'enfants échappés de leur unité de vie en attendant l'arrivée de leur éducateur, j'ai pour cela obtenu une lettre de recommandation de la part de mon employeur. La vérification et création des plannings m'incombaient ainsi que le rendu des heures du personnel à la direction générale, les prises de rendez-vous auprès de la médecine du travail, la gestion des arrêts maladie, les déclarations d'accidents du travail et les relevés de présence des enfants à transmettre à la caisse d'assurance maladie.
En ce qui concerne le personnel soignant, je rédigeais, sous sa dictée, les courriers du pédopsychiatre et les rapports du psychologue.
Cette période fut très enrichissante, j'y ai apporté toutes mes compétences afin d'abattre un gros volume de travail avec efficacité et empathie.
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CHI
- Agent administratif
2013 - 2015
Au service de gynécologie-obstétrique, l'agent administratif a pour mission un travail de recherche et de gestion de dossiers médicaux : appel des dossiers dans différents services, vérification de la mise à jour des résultats d'examens complémentaires, suivis de la préparation des consultations. A cela s'ajoute la frappe de dossiers médicaux, comptes-rendus et courriers pris sur dictaphone par les médecins, accueil des patients en l'absence de la secrétaire, classement et archivages des dossiers. Le plus grand respect du secret médical doit y être observé bien entendu, le personnel est amené à manipuler des dossiers très sensibles. J'ai pu créer à cette occasion, en étroite collaboration avec l'équipe, des tableaux permettant une traçabilité optimale des dossiers afin d'éviter une perte de temps et d'efficacité dans la gestion de ces dossiers en raison de l'urgence pour certains. J'ai également procédé à la mise en place d'un roulement des bureaux afin que chaque agent puisse disposer d'un poste informatique nécessaire à la réalisation de son travail.
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ITEP
- Agent administratif principal
2012 - 2012
L'ITEP Saint-Exupéry est un établissement thérapeutique, éducatif et pédagogique pour mineurs en difficultés, présentant des troubles d'ordres psychologiques plus ou moins aggravés souvent par un départ très compliqué de leur vie au sein de la cellule familiale, certains de ces enfants sont placés en famille d'accueil et d'autres hébergés dans l'établissement. Ma fonction était l'accueil des intervenants (familles, tuteurs, praticiens spécialisés, éducateurs, membres de l' ARS, services sociaux..), le tri du courrier, et la gestion des dossiers des enfants. Ce travail comportait la création et frappe de documents en étroite collaboration avec l'équipe composée du personnel encadrant (éducateurs, maîtresses de maison, surveillants de nuit), du personnel soignant (pédopsychiatre et psychologue), des enseignants, de la direction et des intervenants extérieurs (psychomotricien et orthophoniste).
J'ai donc procédé à une nouvelle présentation des bilans intermédiaires et de synthèse concernant les enfants, cette nouvelle mise en page visait à donner un aspect moins "médical" à ces rapports lors des réunions enfants-famille-éducateurs et direction, ma suggestion a été acceptée par l'ensemble de l'équipe et mise en application. J'ai été amenée à gérer quelques crises d'enfants échappés de leur unité de vie en attendant l'arrivée de leur éducateur, j'ai pour cela obtenu une lettre de recommandation de la part de mon employeur. La vérification et création des plannings m'incombaient ainsi que le rendu des heures du personnel à la direction générale, les prises de rendez-vous auprès de la médecine du travail, la gestion des arrêts maladie, les déclarations d'accidents du travail et les relevés de présence des enfants à transmettre à la caisse d'assurance maladie.
En ce qui concerne le personnel soignant, je rédigeais, sous sa dictée, les courriers du pédopsychiatre et les rapports du psychologue.
Cette période fut très enrichissante, j'y ai apporté toutes mes compétences afin d'abattre un gros volume de travail avec efficacité et empathie.
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Centre Socioculturel Georges Taiclet
- Secrétaire & chargée d'accueil et communication
2010 - 2012
Le poste de chargée d'accueil et communication au centre socioculturel demande une grande polyvalence et une disponibilité certaine en raison de la richesse des activités proposées. J'y ai pratiqué l'accueil physique et téléphonique des adhérents mais j'y étais souvent amenée à conseiller les adhérents dans le choix de certaines activités, notamment dans le domaine sportif, ceci nécessitait une parfaite connaissance du panel proposé, j'étais donc en étroite collaboration avec l'équipe d'animateurs et la direction.
La rentrée demandait un travail minutieux de recueil d'informations afin d'élaborer les flyers et affiches sans omettre de détail, je procédais à la réalisation de ces documents, les mettaient en place, je diffusais également ces moyens de communication chez les commerçants, office du tourisme, etc... L'assemblée générale annuelle exigeait un travail similaire la diffusion des convocations aux adhérents et invitations des officiels se faisait au moyen du publipostage et du mailing. J'ai créé beaucoup de documents en occupant ce poste, bien sûr à cela s'ajoutait la frappe de courrier et la demande de subventions auprès du Conseil Général.
J'ai pu également épauler la comptable de l'association afin qu'elle puisse établir le budget et procéder au bilan annuel.
La venue de stagiaires en bac pro m'a permis de m'investir dans le partage de compétences, expérience très gratifiante à mes yeux.
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S.C.P.B.
- Secrétaire comptable
2009 - 2010
Lors de mon entretien avec le directeur de cette entreprise il a été convenu que je devais créer le service administratif et commercial dans son intégralité. J'ai mis en place l'installation du logiciel Ciel compta et Ciel Paye en vue de la gestion comptable et sociale de l'entreprise, procédé à la rédaction des contrats de travail, relevé d'heures, déclaration des salariés auprès des services sociaux, établi les fiches de salaires après accord de la direction.
J'ai également procédé à l'inventaire des factures et traité les litiges afin d'obtenir les règlements des impayés, ceci avec succès. Je rédigeais les devis et les factures et procédais à l'enregistrement des écritures comptables. J'avais sous ma responsabilité une jeune comptable en contrat de professionnalisation pour un BTS comptabilité à qui j'ai pu peu à peu déléguer la totalité de l'enregistrement et contrôle des opérations comptables tout en gardant la responsabilité de la partie gestion du personnel.
Je lui ai également appris à faire le rapprochement des bons de commandes, bons de livraison et factures.
Mon travail était alors celui d'une assistante de direction, je pratiquais l'escompte de factures pour lequel une vigilance rapprochée était nécessaire.
Mon directeur désirant utiliser mon titre de transporteur de marchandises pour optimiser ses rotations de véhicules de travaux publics il fut convenu que ceci ne pouvait être légalement possible que si j'avais le statut de cadre dans cette entreprise.
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Mairie de Raddon et MFR d'Aillevillers
- Secrétaire
2004 - 2004
Cette période correspond à deux stages que j'ai effectués l'un au secrétariat de la Mairie de Raddon avec utilisation du logiciel Magnus et prise en main de la facturation de la commune création de rôle et rapprochement des règlements courrier, accueil physique et téléphonique. Le deuxième stage fut à la maison familiale et rurale d'Aillevillers dans le secteur de l'enseignement au sein de laquelle j'ai créé des documents pour les enseignants et rédigé du courrier.
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CHI de Luxeuil
- Secrétaire médicale
2001 - 2002
C'est lors de cette période que j'ai commencé mon expérience dans le secrétariat médical en remplacement de deux congés de maternité. Après deux semaines d'apprentissage du métier j'ai géré la totalité du secrétariat du service de consultations de gynécologie-obstétrique. j'ai assuré la prise de rendez-vous, l'accueil, la préparation des consultations, le tri des résultats d'analyses, en l'absence de pathologies une lettre type était envoyée aux patients, les suivis de grossesse, la gestion du planning familial, la rédaction des courriers médicaux pris sur dictaphone, la cotation des actes médicaux, la préparation de la salle d'examen, vérification de la stérilisation et de la petite pharmacie, commande de produits à la pharmacie de l'hôpital ceci pour trois gynécologues.
Je suis venue également ponctuellement en renfort au secrétariat de cardiologie au sein duquel j'ai procédé à la rédaction des comptes-rendus de consultations et géré les dossiers des patients hospitalisés.
Je frappais également le courrier du cadre de santé, de l'assistante sociale et de la diététicienne ce qui représentait une petite tâche supplémentaire puisque ne représentant pas un gros volume de travail.
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Transports JEUDY
- Assistante de Direction
1993 - 2000
En raison de mon expérience et de mon diplôme du transport de marchandises, j'ai géré cette entreprise intra muros en étroite collaboration avec son dirigeant qui effectuait des rotations au niveau européen.
Après avoir mis en place le service comptable et administratif avec l'utilisation d'un logiciel comptable et la création d'un modèle de facture avec logo, j'ai affrété les ensembles routiers et conclu des contrats de transports après des calculs de prix de revient pour chaque ensemble ramené à une base de prix au kilomètre afin d'optimiser mes tarifs. J'étais en relation avec les banques pour toutes transactions nécessaires, je gérais le personnel, pratiquais la comptabilité jusqu'au bilan et réglais les litiges.
Je gérais treize cartes grises.
Mon poste comportait tous les ingrédients d'un poste de cadre d'entreprise et me laissait une grande autonomie dans mon travail.
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SEC
- Secrétaire bilingue allemand
Paris
1990 - 1991
Dans cette entreprise, mon rôle était commercial et à l'export. Je disposais d'une clientèle allemande pour laquelle je préparais des devis pour des commandes de tiges filetées en acier. Les allemands étant très pointilleux en affaire je travaillais en collaboration avec le directeur afin de pouvoir négocier les prix de façon très serrée et de temps en temps glisser une offre promotionnelle. Je suivais chaque envoi de marchandises depuis son devis jusqu'à la livraison, ce travail s'effectuait en langue allemande, il m'est arrivée de répondre également à des demandes de prix en anglais pour la clientèle suédoise. J'étais également affectée à l'expédition de toutes les marchandises, à l'export et en France.
Je vérifiais avec le magasinier et préparateur de commandes si tous les articles des commandes étaient prêts, contactais les transporteurs et préparais les bons de livraison et les documents douaniers nécessaires aux expéditions à l'export, je supervisais les documents de transports des chauffeurs et gérais les envois urgents afin de satisfaire les délais imposés par le client tout en veillant à ce que le coût de transport soit minimal pour l'entreprise.
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Transporteur
- Chef d'entreprise
1985 - 1988
Le poste d'un chef d'entreprise est de porter cette entreprise sans compter ses heures de travail, tâche que j'ai accomplie en négociant des contrats de transports et en réalisant seule tout le travail comptable et administratif y afférant. Je travaillais sur des contrats négociés avec une entreprise suisse en véhicule bâché avec une relation Suisse-Espagne-Portugal aller et retour, un producteur de fruits et légumes espagnol nécessitant un ensemble frigorifique pour des acheminements entre l'Espagne et la Pologne avec une nécessité de recherche de fret pour le retour, deux ensembles bétaillères pour le transport de porcs vivant au départ de la Pologne ou Allemagne à destination des pays européens les tarifs étaient calculés au kilomètre aller et retour au dépôt.
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RK Bauprogram
- Secrétaire de Direction
1979 - 1982
C'est en Allemagne, où j'avais choisi de vivre, que j'ai occupé ce poste d'assistante de direction. La direction de l'entreprise incluait le service des achats de matériaux en bois puisque ce service disposait de deux secrétaires bilingues et trilingues, dont moi-même.
Je vérifiais le stock du dépôt régulièrement, lorsque le seuil de sécurité était atteint je lançais, après accord de ma direction, une demande de prix par téléphone, pour les articles nécessaires, à Singapour, au Canada et en Suède, cette négociation avait lieu en langue anglaise. Une fois les devis reçus il fallait choisir le fournisseur en fonction du prix de la marchandise mais aussi les délais d'acheminement, une commande était passée à la suite de cette opération et les documents douaniers établis (bons de commande, lettres de crédit).
J'organisais les réunions avec les fournisseurs et veillais à l'intendance pour ces journées ainsi qu'à la réservation d'hôtels et vice versa lorsque mon supérieur partait en déplacement.
Je servais d'interprète dans les échanges avec une entreprise française avec laquelle nous étions régulièrement en relation.
En dehors de ce travail spécifique aux achats je procédais à la frappe du courrier de la direction.
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Compagnie Internationale Wagons-lits
- Employée de bureau
1978 - 1979
Cette première expérience professionnelle, en dehors des emplois étudiants que j'ai occupé en France, a été une découverte pour moi et m'a permis de comprendre que j'étais capable de réaliser un gros volume de travail et sous pression.
En effet, dans un bureau occupé par quatre employées il y avait cinq postes téléphoniques, nous avions chacun le nôtre et un autre central. J'étais sollicitée par des agences de voyage partout en Allemagne et à l'étranger qui procédait à la réservation de wagons-lits sur différentes destinations au plus ou moins long cours. Ces réservations avaient lieu par téléphone ou par FAX et je devais concilier les dates et les heures de trajets pour satisfaire au mieux la clientèle. C'est lors de cette première expérience que j'ai approché et utilisé l'informatique.
