Capital Fund Management
- Responsable Administratif et Ressources Humaines
Paris
2002 - 2013
Gestion de fonds - 120 salariés - Paris, New York et Tokyo
Fondation CFM pour la Recherche : reconnue d'utilité publique, budget 400K€ par an
Management d'une équipe de 5 personnes / 3 pôles Support / attachée au Comité de Direction.
Ressources Humaines
- Gérer l’administration du personnel : contrats de travail français et expatriés, visa, paie, déclarations légales, départ, rupture conventionnelle
- Élaborer et mettre en œuvre le plan de formation (+100K€) : recueil des besoins , suivi du budget, recherche de prestataires, déclarations légales
- Animer le processus de recrutement : recueil des besoins, rédaction et diffusion des offres, mise en place d’un sourcing, suivi et gestion des candidatures
- Assurer la veille juridique et sociale, contrôler les déclarations légales
- Gérer les relations avec les IRP : organisation et préparation des réunions DP, CE, CHSCT, négociation des accords (intéressement, règlement intérieur, ….) et du changement de la convention collective
- Négocier les contrats de prévoyance, de mutuelle et du plan d'épargne salariale
- Superviser la RH au Japon et aux États Unis : vérification des paies et charges sociales, contrat de travail, recrutement, health care, 401K…
Réalisations et données :+10 recrutements annuels, très faible turnover (-5%), développement d’outils et de base de données (gestion des absences, paies,…), mise en place d'un logiciel de recrutement et d'un nouvel outil d'évaluation des performances (ESE). Contrôle URSSAF OK.
Services Généraux
- Assurer la sécurité et la sureté des locaux
- Maintenir, organiser et planifier les travaux : relations avec les prestataires
- Gérer les baux de location et de sous locations : relation avec le propriétaire et le sous-locataire, gestion des assurances et des litiges
- Définir et suivre le budget des frais généraux
- Gérer les achats (téléphonie, entretien, fournitures, photocopieurs…) : appels d’offre, référencement des fournisseurs, négociation des prestations et des tarifs, suivi et contrôle, gestion des stocks
- Définir les politiques voyages et téléphonie, suivre et contrôler les frais
- Créer et mettre en place de bases de données sur LotusNotes : référente auprès du service Informatique Interne
Réalisations et données : Aménagement des locaux : +3M€ de travaux, 3000 m². Organisation du déménagement : 120 salariés en un week-end, sans interruption de la production. Curage des anciens locaux : +25% d'économies.
Comptabilité
- Valider les écritures comptables, contrôler les paiements, garantir les déclarations légales, gérer les contrôles fiscaux
- Créer et contrôler les procédures et pratiques internes avec le service Conformité
- Gérer la trésorerie, contrôler les rapprochements bancaires
- Piloter la clôture des comptes avec l’expert-comptable et le CAC
- Diriger la comptabilité des entités au Japon et aux États Unis : comptabilité, liasse fiscale et déclaration des impôts
Réalisations et données : Fiabilité des comptes : contrôle fiscal US et France OK. Optimisation du Crédit Impôt Recherche. Participation à la création et gestion d'une fondation reconnue d'utilité publique.
Management des équipes
- Recruter et former des professionnels juniors ou seniors des fonctions support
- Organiser et planifier les activités des services RH, comptabilité et services généraux
- Assurer le suivi et le contrôle de la réalisation des activités, accompagner, motiver et conseiller les membres de l'équipe administrative
- Développer les compétences : évaluation, mise en place de plan de développement individuel, formation
Réalisations et données : Synergie de l'équipe par le dialogue, la motivation et la délégation de mission. Élaboration d'une stratégie claire orientée résultats. Aucun départ en plus de 5 ans.
