Neuilly-sur-Seine
Hôtesse d'accueil, suite à l'externalisation du service et suppression de poste, souhaite donner une nouvelle orintation à sa carrière et me reconvertir en tant qu'assistante de direction. En cours de ma vie professionnelle j'ai acquérie nombreuses compétences transferables comme:
- organisation des rendez-vous avec des fournisseurs, des particuliers souhaitant louer la salle, ainsi que pour les réunions d’équipe
- gestion de planning de responsable ainsi que celui de toute son équipe (entre 10 à 15 collaborateurs)
- accueil, renseignement et orientation des personnes à l’espace de réception et de standard téléphonique
- rédaction des courriers, rapports, notes, par exemple : des rapports de réunion, des courriers d’échange entre les fournisseurs et le restaurant, des compte-rendu d’activité
- transmission des décisions à l’ensemble des collaborateurs
- organisation des réunions avec l’ensemble de l’équipe (coordonner les disponibilités des collaborateurs, transmettre l’information via une note de service à l’équipe)
- préparation les salles de réunion pour les avocats (vérification du matériel informatique, logistique)
- mise en œuvre des modalités d’accueil comme par exemple la prise en charge du client dès son arrivée au cabinet (annoncer son arrivée auprès de la secrétaire, lui offrir un café d’accueil, l’aider à installer son ordinateur selon les normes du cabinet, s’assurer qu’il n’ait besoin de rien)
- consultation et mise à jour et saisir des données sur l’informatique (consultation de la messagerie Outlook Express, envoie des courriels préétablis avec des commandes de plateaux repas et taxis, mise à jour des données sur le logiciel de réservation des salles)
- réalisation des opérations de reprographie (utilisation du photocopieur à la demande des avocats et clients, envoi des documents via fax et Outlook Express) ainsi le classement (classement des documents nécessaires à l’accueil comme commandes des plateaux repas, taxis, etc.)
- conseil et assistance à un interlocuteur dans des démarches administratives et dans l’organisation de la vie quotidienne (confirmation et changements des réservations des vols, trains, etc., réservation des chambres d’hôtel, table au restaurant, etc.)
- conception des outils de suivi d'activité de la structure (il s’agissait d’informatiser les données qui étaient précédemment archivés dans un cahier papier classique), des tableaux de bord et les mettre à jour)
- mise en route du matériel et veiller sur des opérations de communication (branchement de matériel utilisé pendant le déroulement d’un rdv – ordinateur portable, grand écran, réseau Internet, etc.)
- organisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifiait la conformité des livraisons
En plus, j'ai dispose des qualités suivantes:
- réactive
- pertinente,
- débrouillarde,
- prévoyante,
- autonome,
- pragmatique
qui sont nécessaires pour bien executer le métier d'assistante de direction.
Mes compétences :
Accueil
Anglais
Assistante de Direction
Bureautique
Bureautique informatique
Discrétion
Express
Français
Informatique
Microsoft Office Word
Microsoft Pack Office
Microsoft Power point
Microsoft Word - Excel
Microsoft Word Excel
OUTLOOK Express
Pack office word
Polonais
Réactivité
Reprographie
Secretariat
