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SAMSIC FM
- Assistante d'Exploitation nationale
CESSON SEVIGNE
2016 - maintenant
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BES
- Chargée des Services Généraux
2015 - 2016
- Gestion du parc véhicules (220 véhicules en LLD) : commandes, livraisons, restitutions, sinistres (recueil déclarations, constitution dossiers : dépôt de plainte, devis, passage expert, indemnisation, contrôle factures), mise à jour actualisation assurance véhicules et engins
- Location véhicules courte durée (si véhicules en réparation, formation, déplacement,…)
- Suivi contrats téléphonie fixe des sites
- Gestion et support de la téléphonie mobile (220) : commandes, réapprovisionnement, mises en place options
- Suivi parc copieurs
- Mise en place et suivi travaux Siège (électricité, plomberie, maçonnerie..)
- Mise à jour tableaux de bord parc véhicules, sinistres, flotte téléphones mobiles
- Interface-support en interne et liaisons avec les prestataires
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NOVIGÈRE - Groupe BATIGÈRE
- Assistante du Président du Directoire
2014 - 2014
- Gestion agenda du Président sur Outlook, organisation rendez-vous, contacts intervenants, courriers
- Accueil visiteurs Direction, filtrage appels téléphoniques
- Gestion flotte automobile
- Diverses tâches de Moyens Internes (travaux, mise en place interphone, alarme,…)
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CJRP
- Assistante Département Moyens Internes
2014 - 2014
- Assistanat Responsable Administratif et Moyens Internes
- Moyens Internes siège et loges gardiens (mise en place et suivi travaux, réparations, relations
fournisseurs : chauffagiste, électricien, plombier, menuisier, peintre)
- Interface avec le Service Informatique, sauvegarde des données, suivi dysfonctionnements
- Interface et suivi dépannages équipement (copieurs, fax, téléphones mobiles et fixes,…)
- Suivi contrats matériel (machines à affranchir, mise sous pli, machine à endosser les chèques)
- Suivi contrats nettoyage locaux, alarme et télé-surveillance
- Suivi abonnements, Relations La Poste (contrat, problèmes distribution, fermetures bureaux)
- Gestion stocks consommables machines, copieurs, fax, imprimantes
- Gestion flotte automobile (location, achat, assurance, réparations, révisions, entretiens,
contrôles techniques, sinistres…)
- Ressources Humaines
• Candidatures, Médecine du Travail, arrêts maladie, accident, informations générales au Personnel
• Remboursements frais, remplacements gardiens (si congés, arrêts)
• Gestion formation professionnelle, contrats de professionnalisation
- Organisation et suivi du déménagement (personnel, mobilier, informatique, téléphones, parking…)
- Achats divers : billets SNCF, appareils-photo, fontaines à eau, machines à café, fours à micro-ondes…
- Commandes documents (papier en-tête, cartes de visite, tampons, document « état des lieux »,…)
- Saisies commandes/bons de travaux sur logiciel Immoware, contrôles et pré-validations factures
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AMÉTIF
- Responsable Achats & Services Généraux
2007 - 2012
Services Généraux et Achats
• Organisation et suivi des dossiers relatifs aux travaux effectués dans les centres
• Suivi de l’entretien et de la maintenance des centres mobiles suite aux demandes
• Gestion des contrats d’assurance (centres fixes et flotte camions)
• Fournisseurs : Négociation des contrats, établissement et validation des commandes, Suivi, réception, contrôle des commandes engagées et validation des factures, Relationnel, Evaluation et Référencement
• Réception des demandes d’achats, Consolidation des demandes de fournitures des centres
- Gestion du Matériel médical et métrologique
• Recueil des problèmes matériels survenant dans les centres fixes et mobiles – Prise de dispositions nécessaires pour leur résolution
• Définition, Planification, Déclenchement et suivi des travaux de maintenance préventive
• Application des prescriptions techniques (normes et réglementations)
• Mise à disposition de matériel de remplacement en cas de maintenance et/ou de réparation
• Sensibilisation du personnel à la maintenance des équipements
- Organisation des documents confidentiels : Archivage, Conservation et Destruction des documents
- Qualité
• Respect des méthodologies mises en place et de la mise en œuvre dans les centres
• Identification des non-conformités
• Analyse des défaillances afin de proposer des actions correctives et préventives
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ABSCISSE
- Assistante de Direction
2001 - 2007
Etroite collaboration avec le Dirigeant sur tous les dossiers d'ordre général,
et du Personnel (décisions diverses : notes, augmentations, primes, convocations,…),
- Administration du Personnel
• Recrutement : du Personnel Administratif : Relations avec la Presse (annonces), l'ANPE, les Agences d'Intérim (élaboration des contrats des intérimaires et suivi), les sites de recrutement
• Gestion Administrative de tout le Personnel (dossiers individuels, DUE, Médecine du Travail, Établissement et Suivi des CDD/CDI, Relations avec DDTE.)
• Interface entre le Personnel et la Direction Générale
• Mise en Place de dossiers de prise en charge de formation
• Statistiques diverses sur le Personnel
- Finances : Relations avec l'Expert Comptable, Suivi de budgets et des dossiers de financement
- Services Généraux :
• Suivi des dossiers (électricien, chauffagiste, téléphonies fixe et mobile, internet, bureautique…)
• Négociations et achats divers (mobiliers de bureau, photocopieur-fax numérique,…)
• Suivi des dossiers de subvention avec l'ANVAR et la DRIRE (Innovation, Recherche, Cortechs)
• Mise en place de la GPAO dans l'Entreprise et suivi
• Mise en Place de dossiers de Publicité auprès de la Presse (rédactionnels, insertions)
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CTA BIONAZ
- Secrétaire de Direction
1998 - 2001
Rapports des dossiers avec la Direction - Conception et frappe des courriers
Commercial :
• Relations avec la Clientèle et des Commerciaux : suivi des devis, des commandes et des réclamations)
• Mise à jour des journaux d'encours et suivi des chiffres d'affaires de 3 sociétés
• Emission des factures - Traitement des factures et Mise à Jour des différents tableaux de bord
• Mise à jour des chiffres réalisés pour chaque Chargé d'Affaires
Services Généraux :
• Suivi dossiers assurances (entreprise, flotte automobile) – Déclaration et suivi des litiges
• Téléphonie : fixe et mobile, Internet, Bureautique
Administration du Personnel :
• Ventilation des heures effectuées, des déplacements et des heures supplémentaires
• Gestion et Suivi des contrats de travail (CDD, CDI), DUE
• Gestion des absences, des congés payés, des déplacements et des heures supplémentaires
• Suivi des salariés par la Médecine du Travail
• Statistiques sur l'absentéisme (maladies, absences, accidents de travail)
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PARIBEL
- Secrétaire Import Anglais
1994 - 1996
Organisation du planning du Président-Directeur Général
Recherche fournisseurs en Extrême-Orient (coûts, délais, conditions de livraison)
Suivi des dossiers des Services Généraux
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RADIALVA
- Secrétaire Import Anglais
1982 - 1994
- Suivi des plannings d'importation de produits finis avec les fournisseurs asiatiques
- Dépôt et suivi des licences en droiture et en libre pratique, des contingents
- Ouverture, suivi et contrôle des lettres de crédit (12 à 15 banques)
- Transits aérien et maritime avec les compagnies, les transitaires et les assurances
- Suivi des embarquements jusqu'au dédouanement et à la livraison en entrepôt
- Litiges éventuels à régulariser avec les assureurs et/ou les Douanes
- Gestion de l'entrepôt sous Douane - Mise à la consommation ou livraison sous Douane
