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SCP AyacheSalama
- Assistante Personnelle
2014 - 2015
> Gestion d’agenda complexe et mouvant (personnel et professionnel)
> Interface interlocuteurs internes et externes (dont anglo-saxons)
> Suivi et mise à jour des contacts (plus de 7 500)
> Facturation - Gestion des notes de frais
> Suivi des sociétés privées de l’associé (impressions, classement, préparation chèques)
> Organisation de nombreux déplacements à l’international - privés et professionnels
> Réservations restaurant, opéra, concert, weekend, vacances
> Support divers : rendez-vous médicaux, recherches spécifiques (vins, habillement…)
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Sciences Po
- Assistante Erasmus
Paris
2008 - 2009
> Gestion de A à Z d’environ 250 dossiers de bourse
> Elaboration, suivi et mise à jour de tableaux de bord complexes
> Gestion des accords d’échange
> Elaboration de statistiques
> Traitement des rapports à soumettre à la Commission Européenne
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Officéo
- Assistante Privée
Paris
2007 - 2007
> Classement tous documents
> Conseils en gestion du patrimoine
> Organisation vacances, loisirs
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KMB Partners
- Assistante de Direction
Paris
2006 - 2014
> Gestion agenda professionnel et personnel du Président
> Organisation déplacements du Président (nombreux, 80/% à l’étranger - visas - hôtels)
> Interface interlocuteurs internes et externes (dont anglo-saxons)
> Gestion des honoraires mensuels du Président (calculs & paiements)
> Rôle important d’alerte auprès du Président
> Gestion et paiement des notes de frais (90% Président -10% consultants)
> Support divers au Président : recherche appartement, réservations restaurant, rendez-vous médicaux…
> Gestion de l’ensemble des comptes des sociétés, procuration bancaire (4 petites filiales)
> Elaboration, suivi et mise à jour de divers tableaux de bord (budgets, factures, contrats)
> Facturation – Rapprochements bancaires - Interface avec le cabinet comptable et la banque
> Gestion des contrats consultants et de leurs relevés d’activité
> Gestion administrative du personnel (congés, salaires, tickets restaurant, formations, visites médicales)
> Comptes-rendus de l’ensemble des réunions (1 à 2 par semaine, en partage sur Google docs) >
> Organisation d’évènements commerciaux (petits-déjeuners, salons)
> Constitution de dossiers (brevets, appels d’offres, subventions)
> Services généraux (commandes des fournitures et mobiliers)
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CECCOF (Centre d’Etudes Cliniques des Communications Familiales)
- Assistante de Direction
2005 - 2006
> Secrétariat du Directeur (courriers, tableaux des budgets…)
> Accueil physique et téléphonique d’un public en grande difficulté
> Création, suivi et classement des dossiers des divers consultants, frappe des rapports
> Services généraux (commandes des fournitures, gestion des dossiers de maintenance…)
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Théâtre LE BOUT / ECOLE DU CAFE THEÂTRE
- Responsable Administrative
2004 - 2005
> Gestion de A à Z des 150 élèves de l’Ecole
> Relations Presse / Partenariats / Sites de Vente Internet
> Elaboration des contrats artistes / Suivi / Gestion des comptes spectacles / Facturation
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Particulier
- Auxiliaire de Vie
HENDAYE
2003 - 2004
Assistance complète dans la vie quotidienne d’une personne tétraplégique
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BEAUFOUR IPSEN PHARMA
- Assistante du Responsable Assurance Qualité
2002 - 2003
Mission intérim :
> Frappe et mise en page de divers documents sous word, excel et powerpoint
> Classement
> Tenue d’agenda
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Lafarge
- Secrétaire Services Généraux
Paris
2002 - 2002
Mission intérim :
> Suivi des budgets, des dossiers de maintenance
> Contacts fournisseurs : recherches, comparatifs, négociations, achats
> Analyse des besoins fournitures, validation des commandes et de la facturation
> Gestion des badges, cartes essences, tickets restaurant
> Dispatching du courrier
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Apec
- Assistante
Paris
2002 - 2002
Mission intérim :
> Assistanat d’un consultant
> Gestion des offres (frappe, mises à jour, recherches d’informations)
> Renseignements téléphoniques (entreprises et cadres)
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SETEC International
- Assistante Juridique
Vitrolles
2002 - 2002
Mission intérim :
> Assistanat du juriste
> Secrétariat classique : frappe, classement, téléphone
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CIE BOURSE DE PARIS
- Assistante « Commission Voyages »
2001 - 2002
Mission intérim :
> Calcul des tarifs, frappe et mise en page du « Catalogue Eté 2002 » (+ de 100 pages)
> Frappe et mise en page du « Catalogue Colonies de Vacances 2002 » (+ de 70 pages)
> Mise à jour de différents tableaux de budget
> Secrétariat courant (téléphone, courriers…)
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Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris
- Assistante de Direction – Direction de l’Enseignement
2001 - 2001
Mission intérim :
> Suivi complet de dossiers (salons de formation, journée portes ouvertes, événements, accords/presse…)
> Interface avec les responsables communication des établissements CCIP / prestataires extérieurs
> Secrétariat courant (courriers, téléphone, comptes-rendus…)
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Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris
- Assistante du Directeur de la Communication
2001 - 2001
Mission intérim :
> Tenue d’agenda, organisation des déplacements
> Interface Présidence/Direction de la Communication
> Secrétariat courant (téléphone, courriers…)
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Subitéo
- Assistante de Direction
2000 - 2001
> Tenue d’agenda, organisation de réunion, séminaire et déplacement
> Interface interlocuteurs (dont anglo-saxons) internes & externes/ direction
> Compte rendu hebdomadaire des réunions du Comité de Direction
> Suivi de l’ensemble des besoins de la société et négociation / achat des produits
> Reporting hebdomadaire des actions de la société
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CNOM - Conseil National de l’Ordre des Médecins
- Assistante - Relations médecins/industrie
1995 - 2000
Congrès - Enquêtes et essais cliniques :
> Etude des dossiers, propositions et rédactions des avis pour passage en commission
> Information et conseil à l’industrie pharmaceutique pour constitution de leur dossier
> Statistiques mensuelles de l’activité du service
> Suivi administratif, Interface entre l’industrie pharmaceutique, les médecins et l’Ordre
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CIP - Compagnie Immobilière Phenix
- Assistante Juridique
1993 - 1994
> Assistanat du juriste
> Frappe sur dictaphone, tenue d’agenda, organisation des déplacements
> Nombreux contacts avec des avocats, huissiers, notaires, experts …
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Particulier USA
- Jeune fille au pair
1991 - 1992
En Floride à Boca Raton : en charge de 3 "diablotins" 1 an 1/2 -- 3 ans 1/2 - 6 ans
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Ets LE GUEN (Morbihan)
- Assistante Commerciale
1989 - 1991
En contrat de qualification :
> Gestion des équipes commerciales : organisation des tournées
> Phoning : prospection, prises de rendez-vous, télévente
> Accueil et réception de la clientèle, conseil et vente en magasin
> Etablissement des devis, suivi administratif
