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ECOUTE
- Office manager
2014 - maintenant
Responsable Pôle Administratif (office manager) :
- Assistanat de direction
- Gestion et organisation de la formation du personnel
- Gestion des dossiers clients (lettres de mission, facturation)
- Communication Cabinet
- Relation fournisseurs/ Cabinet
Pack office, Quadratus
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Institut Fresnel - UMR7249
- Assistante gestion projets européens
Marseille
2012 - 2015
- Assurer l'interface entre les responsables de projet et les interlocuteurs internes, externes et internationaux ..
- Effectuer les opérations de gestion financière courante
- Veiller à la bonne exécution contractuelle des projets européens
- Organiser les déplacements des équipes projets.
Réalisations : gestion et suivi du budget (4M€), édition des rapports financiers pour les différents auditeurs (reporting)
Compétences : autonomie, productivité, proactivité
Logiciel : word, excel, visio, outlook, onenote, logiciels de gestion financière (sur SAP et Oracle),
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Laboratoire PIIM (Aix-Marseille Université)
- Responsable Service Gestion
2011 - 2012
- Encadrement d’une équipe de 4 gestionnaires.
- Aider à l'amélioration de l'organisation du laboratoire : participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus, participer à la coordination des activités des gestionnaires, fournir une assistance à l'utilisation du logiciel de gestion et de comptabilité.
- Contribuer à la qualité du système d'information : optimiser la circulation de l'information, participer à l'évolution du système et à sa sécurité.
- Élaborer et suivre le budget du laboratoire : gestion des contrats de recherche et des subventions
- Etablir les états et bilans financiers nécessaires au suivi de l'activité
Réalisations : réorganisation du service, encadrement, formation du personnel sur le logiciel de gestion
Compétences : management, travail d'équipe, sens du contact
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Institut Fresnel - UMR7249
- Gestionnaire financière et comptable
Marseille
2010 - 2011
En charge la gestion administrative de quatre équipes ( soit 60 personnes) :
- Accueil, information et conseils
- Achat de biens et prestations de services : appels d'offres, préparation de la négociation des contrats, engagement et suivi des commandes selon la politique d'achat.
- Relations fournisseurs : rédaction des conventions et contrats de prestations, demande de devis, gestion des litiges.
- Organisation des déplacements sur le territoire national ou à l'étranger : réservations transport et hébergement, formalités et états de frais.
Réalisation : remplacement de poste
Compétences: réactivité, adaptation rapide
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INS2I CNRS
- Secrétaire de Direction
2009 - 2010
- Assurer l'interface avec l'environnement interne et externe du Directeur.
- Soutien et optimisation de l’activité du Directeur et des collaborateurs :gestion de la messagerie, agendas.
- Organisation des évènements internes et externes : logistique, communication, budget.
- Gérer les ressources matérielles et services généraux de l'Institut.
- Gestion financière : suivi du budget, gestion des commandes, des livraisons et de la facturation.
- Soutien de l'information en garantissant son intégrité et en faciliter l'accès.
- Participer à l'élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives.
Réalisation : mise en place du secrétariat lors de la création de l'institut.
Compétences : confidentialité, rigueur, force de proposition, autodidacte.
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Cabinets Me Masse et Me FARRAN
- Assistante/Secrétaire Juridique
2007 - 2009
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes, traitement efficace et suivi rigoureux des réclamations
- Gestion des agendas (rendez-vous clients, audiences, expertises)
- Rédaction des correspondances sous dictée ou non
- Aide à la décision : identifier un problème ou un besoin, proposer des solutions et en assurer le suivi
- Facturation et suivi des règlements : établir les facture, procédure de relance client.
- Production d’une information structurée (créer et modéliser un document : formulaire client, convention d'honoraires)
- Soutien et optimisation de l’activité des avocats (préparation des supports en appui à une intervention : étude des conventions collectives dans le cadre des procédures prud’homales)
- Gestion des documents de l’activité (classement et archivage)
- Communication : création de supports (livret d'accueil client), documents liés à la facturation (convention d’honoraires, factures, relance clients)
- Assistance à l'utilisation des TIC
Réalisations : optimisation du secrétariat, amélioration du processus de facturation et suivi des règlements
Compétences : savoir rendre compte à sa hiérarchie, organisée, force de proposition
logiciels: pack office
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Securitas
- Hôtesse d'accueil et sécurité
Issy-les-Moulineaux
2006 - 2007
Accueil téléphonique et physique : gestion des appels (accueillir et transmettre) et des entrées (droit d'accès aux visiteurs, contrôle des identités).
Sécurité : traitement des alarmes incendie
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SATEC
- Stage assistante maître d'oeuvre
Buchelay
2002 - 2002
SATEC ( SOCIETE D'ASSISTANCE TECHNIQUE ET ECONOMIQUE DE LA CONSTRUCTION)
Dessin à main levée
stage
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Centre de Secours Chaumont-en-Vexin
- Caporal
2001 - 2010
Sapeur-Pompier Volontaire
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Association amicale des sapeurs - pompiers de Chaumont-en-Vexin
- Secrétaire d'association
2001 - 2007
- Secrétariat : gestion des membres, rédaction des statuts de l'association, demandes de subventions
Organisation :
- assemblée générale et réunion du bureau (convocation, compte-rendu, élection)
- des événements (soirée de fin d'année, Noël des enfants : liste des invités, carton d’invitation, contact des prestataires et fournisseurs, logistique)
- collecte des dons (préparation du règlement, des rondes et comptabilisation des dons)
- Relation fournisseur: recherche des fournisseurs, comparaison des offres et sélection
- Analyse, évaluation quantitative et qualitative des besoins en produits et services : gestion des stocks ( distributeur boissons et friandises, amélioration du quotidien des usagers)
Logiciel : Access, Word, Publisher, Excel
