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Laëtitia LE GUAY

LA SEYNE SUR MER

En résumé

Bonjour et bienvenue sur ma page Viadeo,



Mes compétences :
Esprit d'équipe
Proactivité
Sens du contact
Microsoft Access
Microsoft Office
Gestion des process
Gestion de projet
Gestion du stress
Autonomie professionnelle
Force de proposition
Rédaction
Synthèse
A l'écoute
SAP

Entreprises

  • ECOUTE - Office manager

    2014 - maintenant Responsable Pôle Administratif (office manager) :
    - Assistanat de direction
    - Gestion et organisation de la formation du personnel
    - Gestion des dossiers clients (lettres de mission, facturation)
    - Communication Cabinet
    - Relation fournisseurs/ Cabinet

    Pack office, Quadratus
  • Institut Fresnel - UMR7249 - Assistante gestion projets européens

    Marseille 2012 - 2015 - Assurer l'interface entre les responsables de projet et les interlocuteurs internes, externes et internationaux ..
    - Effectuer les opérations de gestion financière courante
    - Veiller à la bonne exécution contractuelle des projets européens
    - Organiser les déplacements des équipes projets.
    Réalisations : gestion et suivi du budget (4M€), édition des rapports financiers pour les différents auditeurs (reporting)
    Compétences : autonomie, productivité, proactivité
    Logiciel : word, excel, visio, outlook, onenote, logiciels de gestion financière (sur SAP et Oracle),
  • Laboratoire PIIM (Aix-Marseille Université) - Responsable Service Gestion

    2011 - 2012 - Encadrement d’une équipe de 4 gestionnaires.
    - Aider à l'amélioration de l'organisation du laboratoire : participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus, participer à la coordination des activités des gestionnaires, fournir une assistance à l'utilisation du logiciel de gestion et de comptabilité.
    - Contribuer à la qualité du système d'information : optimiser la circulation de l'information, participer à l'évolution du système et à sa sécurité.
    - Élaborer et suivre le budget du laboratoire : gestion des contrats de recherche et des subventions
    - Etablir les états et bilans financiers nécessaires au suivi de l'activité

    Réalisations : réorganisation du service, encadrement, formation du personnel sur le logiciel de gestion
    Compétences : management, travail d'équipe, sens du contact
  • Institut Fresnel - UMR7249 - Gestionnaire financière et comptable

    Marseille 2010 - 2011 En charge la gestion administrative de quatre équipes ( soit 60 personnes) :
    - Accueil, information et conseils
    - Achat de biens et prestations de services : appels d'offres, préparation de la négociation des contrats, engagement et suivi des commandes selon la politique d'achat.
    - Relations fournisseurs : rédaction des conventions et contrats de prestations, demande de devis, gestion des litiges.
    - Organisation des déplacements sur le territoire national ou à l'étranger : réservations transport et hébergement, formalités et états de frais.


    Réalisation : remplacement de poste
    Compétences: réactivité, adaptation rapide
  • INS2I CNRS - Secrétaire de Direction

    2009 - 2010 - Assurer l'interface avec l'environnement interne et externe du Directeur.
    - Soutien et optimisation de l’activité du Directeur et des collaborateurs :gestion de la messagerie, agendas.
    - Organisation des évènements internes et externes : logistique, communication, budget.
    - Gérer les ressources matérielles et services généraux de l'Institut.
    - Gestion financière : suivi du budget, gestion des commandes, des livraisons et de la facturation.
    - Soutien de l'information en garantissant son intégrité et en faciliter l'accès.
    - Participer à l'élaboration et la mise en œuvre des procédures administratives.

    Réalisation : mise en place du secrétariat lors de la création de l'institut.

    Compétences : confidentialité, rigueur, force de proposition, autodidacte.
  • Cabinets Me Masse et Me FARRAN - Assistante/Secrétaire Juridique

    2007 - 2009 - Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes, traitement efficace et suivi rigoureux des réclamations
    - Gestion des agendas (rendez-vous clients, audiences, expertises)
    - Rédaction des correspondances sous dictée ou non
    - Aide à la décision : identifier un problème ou un besoin, proposer des solutions et en assurer le suivi
    - Facturation et suivi des règlements : établir les facture, procédure de relance client.
    - Production d’une information structurée (créer et modéliser un document : formulaire client, convention d'honoraires)
    - Soutien et optimisation de l’activité des avocats (préparation des supports en appui à une intervention : étude des conventions collectives dans le cadre des procédures prud’homales)
    - Gestion des documents de l’activité (classement et archivage)
    - Communication : création de supports (livret d'accueil client), documents liés à la facturation (convention d’honoraires, factures, relance clients)
    - Assistance à l'utilisation des TIC


    Réalisations : optimisation du secrétariat, amélioration du processus de facturation et suivi des règlements
    Compétences : savoir rendre compte à sa hiérarchie, organisée, force de proposition
    logiciels: pack office
  • Securitas - Hôtesse d'accueil et sécurité

    Issy-les-Moulineaux 2006 - 2007 Accueil téléphonique et physique : gestion des appels (accueillir et transmettre) et des entrées (droit d'accès aux visiteurs, contrôle des identités).
    Sécurité : traitement des alarmes incendie

  • SATEC - Stage assistante maître d'oeuvre

    Buchelay 2002 - 2002 SATEC ( SOCIETE D'ASSISTANCE TECHNIQUE ET ECONOMIQUE DE LA CONSTRUCTION)
    Dessin à main levée
    stage
  • Centre de Secours Chaumont-en-Vexin - Caporal

    2001 - 2010 Sapeur-Pompier Volontaire
  • Association amicale des sapeurs - pompiers de Chaumont-en-Vexin - Secrétaire d'association

    2001 - 2007 - Secrétariat : gestion des membres, rédaction des statuts de l'association, demandes de subventions

    Organisation :
    - assemblée générale et réunion du bureau (convocation, compte-rendu, élection)
    - des événements (soirée de fin d'année, Noël des enfants : liste des invités, carton d’invitation, contact des prestataires et fournisseurs, logistique)
    - collecte des dons (préparation du règlement, des rondes et comptabilisation des dons)

    - Relation fournisseur: recherche des fournisseurs, comparaison des offres et sélection

    - Analyse, évaluation quantitative et qualitative des besoins en produits et services : gestion des stocks ( distributeur boissons et friandises, amélioration du quotidien des usagers)

    Logiciel : Access, Word, Publisher, Excel

Formations

  • MOOC ECOLE CENTRALE DE LILLE

    A Distance 2014 - 2014 formation sans diplôme
  • ESCPLICITE

    Marseille 2013 - 2014 anglais en e-learning
  • CNAM-Management Et Société (Marseille)

    Marseille 2012 - 2013 obtenu

    Présentation générale du droit
  • INSTA

    Paris 2007 - 2009 BTS effectué en alternance

    Champs d'action:
    - soutien à la communication et aux relations internes, externes et internationales
    - soutien à l'information
    - aide à la décision (identifier problème ou besoin, proposer des solutions, assurer le suivi)
    - organisation de l'action (seconder et contribuer à l'amélioration de l'organisation)
    - prise en charge des activités déléguées

  • ECOLE BOULLE - GRETA DES ARTS APPLIQUES

    Paris 2007 - 2007 Dessin à main levée

    cours de dessin à main levée
  • ECOLE CHEZ SOI ECS (Boulogne Billancourt)

    Boulogne Billancourt 2004 - 2006 BTS par correspondance

Réseau

Annuaire des membres :