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SFR
- Assistante de gestion Direction opérationnelle déploiement / production Nord
2013 - 2015
- assister les chefs de projets du service et/ou de la Direction dans le suivi des dossiers de déploiement des sites en prenant notamment en charge le traitement des commandes de prestations et/ou équipements, des procès verbaux de travaux jusqu'à leur réception finale ;
- suivre, gérer et transmettre les documents administratifs et juridiques (déclaration préalable de travaux, conventions, plan prévention de travaux et maintenance, Dossier d'Intervention Ultérieure sur l'Ouvrage DIUO) ;
- assurer l'interface avec la maîtrise d'ouvrage et les différents interlocuteurs internes et externes et le cas échéant alerter la hiérarchie ;
- actualiser les tableaux de bord du suivi administratif du service ;
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Santé Service
- Assistante services généraux
2012 - 2012
- assister les Responsables de service (parc auto, achats, infrastructure, Direction) dans leurs missions de contrôle et de suivi des dossiers, en gérant les priorités et les activités quotidiennes du service et en veillant à transmettre et suivre toutes nouvelles demandes, commandes et dépannages ;
- fiabiliser les procédures et mettre en place les outils visant à assurer la traçabilité des commandes (création de supports informatiques de gestion des commandes) ;
- assurer la liaison avec la Direction Générale et les différents services (ressources humaines, comptabilité, informatique, pharmacie, soignants, coursiers) ;
- prendre en charge l’accueil téléphonique et physique des visiteurs ;
- traiter et dispatcher les courriers externes et internes (navettes) des différents services ;
- rédiger et mettre en forme des documents (rapports, courriers) ;
- passer et suivre les commandes mensuelles (imprimés médicaux, consommables informatiques, fournitures pour l’ensemble des antennes et pôle de soins répartis sur l’ile de France (25 environ) jusqu’à la livraison et toutes autres commandes ponctuelles ;
- rapprocher et contrôler les devis des factures pour visa et transmission à la comptabilité ;
- gérer les congés et les badgeages du personnel du service ;
- organiser et optimiser le poste de travail ;
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AUTORITE DE CONTROLE PRUDENTIEL - BANQUE DE FRANCE
- Assistante gestion - Brigade de contrôle des assurances
2011 - 2012
- assister le Chef de brigade dans sa mission de contrôle d’assurances et de suivi des dossiers, ainsi que les contrôleurs en gérant les priorités et les activités quotidiennes du service ;
- fiabiliser les procédures et mettre en place les outils visant à assurer la traçabilité des documents (création de supports informatiques) ;
- assurer la liaison avec le Secrétariat Général et les différents services de la Banque (ressources humaines, services généraux, comptabilité, informatique) ;
- participer aux réunions de service ;
- prendre en charge l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, la tenue, la gestion d’agendas partagés (Outlook) et de la messagerie ;
- rédiger et mettre en forme des documents (rapports, procédures relatives au poste d’assistante de brigade, compte-rendu de réunion de service) ;
- organiser la logistique des missions en France et à l’étranger ; gérer les notes de frais et suivre le budget du service ;
- réceptionner et contrôler le contenu des dossiers annuels (90 environ) adressés par les compagnies d’assurances, mettre à jour des outils informatiques, effectuer les relances téléphoniques et écrites en cas d’éléments manquants jusqu’à la transmission du dossier complet aux commissaires contrôleurs ;
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BEAC
- Assistante administrative – bureau diplomatique
2009 - 2010
- assister le Délégué du Gouverneur dans sa mission de représentation du bureau extérieur de la BEAC à Paris, en veillant au respect du protocole diplomatique ;
- assurer la liaison avec le cabinet du Gouverneur de la BEAC, le Ministère des Finances, la Banque de France et les bureaux dans différents pays en Afrique ;
- organiser la logistique des missions en France et à l’étranger des personnalités de la banque ;
- organiser les conseils des Ministres de la « Zone Franc » ;
- prendre en charge les dossiers des évacués sanitaires (demande de devis préalable aux soins, logistique d’accueil du malade et suivi financier du dossier jusqu’au départ de l’intéressé) ;
- assurer le suivi de la valise diplomatique ;
- prendre en charge l’accueil téléphonique et physique des hautes personnalités de la Banque, la tenue, la gestion d’agendas partagés (Outlook) et de la messagerie ;
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Convergences-CVL
- Responsable administratif & financier-contrôle de gestion
Paris
2002 - 2008
- assister la Direction afin de pérenniser et optimiser la gestion financière, les ressources humaines, le juridique et les services généraux en faisant l’interface avec les différents interlocuteurs en interne et à l’externe ;
- prendre en charge la comptabilité de trois puis deux structures juridiques à la suite d’une fusion-absorption (saisie des pièces comptables, rapprochements bancaires, émission des règlements, traitement des encaissements) avec la collaboration d’un expert comptable.
- assurer le contrôle budgétaire (dépenses-recettes), suivre et prévoir les mouvements de trésorerie ;
- gérer le portefeuille clients : centraliser les contrats, émission des factures après rapprochement avec le contrat (vérification facturation fondée), contacts téléphoniques et/ou écrits réguliers concernant les aspects contractuels et/ou financiers (suivi du règlement), reporting auprès de la direction, des chargés d’opérations sur l’avancement des encaissements y compris d’éventuels litiges détectés, avec comme résultat moins de 1% d’impayé.
- contrôler, analyser et informer la direction sur l’avancement financier et juridique du chiffre d’affaires en fonction des objectifs fixés, lors de comité de direction hebdomadaire en ayant préalablement actualisé les outils de gestion (tableaux croisés dynamiques sur Excel spécialement créés permettant une visibilité globale et par service) ;
- obtenir, renouveler les cartes professionnelles de gestion et de transactions et appliquer la règlementation en vigueur.
- traiter et classer par entité juridique les dossiers du personnel, les registres et documents légaux, les moyens de paiement ;
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CMC-IDOS (PME filiale de Bouygues Immobilier)
- Responsable administratif – immobilier commercial et gestion locative
1997 - 2001
- assister le Directeur administratif et financier afin d’assurer la prise en charge la comptabilité de trois structures juridiques (saisie des pièces comptables, rapprochements bancaires émission des règlements, traitement des encaissements), suivi des comptes courants (demande d’appel de fonds) ;
- relancer par téléphone et/ou par écrit les clients, émettre les factures d’honoraires et les suivre jusqu’à l’encaissement ;
- assurer la liaison avec la Direction générale les différents services du siège (juridique, ressources humaines, comptabilité…) ;
- gérer les dossiers du personnel et les services généraux ;
- veiller au renouvellement des cartes professionnelles en liaison avec le service juridique et appliquer la règlementation en vigueur ;
- contrôler les comptes de gestion locative et syndic d'immeuble
- rédiger et mettre en forme des documents, organiser le classement.
