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BETEAM
- Responsable Gestion et ADV
2017 - maintenant
ADMINISTRATION DES VENTES
Gestion des demandes d’achat, suivi des commandes, mise à jour contrats et portefeuille client
Facturation mensuelle : Régie, forfait, astreintes et frais de déplacement (environ 80 factures/mois)
Gestion de la sous-traitance : Etablissement des contrats/avenants, Devoir de vigilance avec contrôle de conformité des documents fiscaux et sociaux, Validation des factures réceptionnées, règlements et mise à jour de l’en-cours fournisseurs, Gestion des litiges
Clôtures mensuelles : consolidation CA, suivi des charges (production et hors production)
Recouvrement : Gestion des flux de trésorerie, relance sur les factures impayées, Suivi et actions sur les FAE
GESTION
Interface avec les divers acteurs DEVOTEAM (ADG, contrôleur de gestion, comptable) et le cabinet comptable
Transmission de l’ensemble des pièces comptable (achat, vente, relevés bancaires, notes de frais)
Gestion des éléments de paie et du social divers (URSSAF, prévoyance, mutuelle)
Suivi du lettrage des tiers,
Suivi mensuel de la réciprocité entre DEVOTEAM et BETEAM
Veille au respect des bonnes pratiques et mise en place de procédures de gestion
Maintenance interne et logistique (gestion des cartes restaurant, notes de frais, commandes, fournitures, etc.)
Support administratif aux référencements grands comptes
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EXL Group
- Gestionnaire ADV/Comptabilité
PARIS
2011 - 2016
(165 personnes – environ 140 factures /mois pour 1,5 millions € de CA)
ADMINISTRATION DES VENTES
Gestion des commandes & contrats clients : Elaboration tableau de bord pour optimisation des données et suivi optimal
Gestion de la sous-traitance : Etablissement contrats, contrôle conformité des documents fiscaux et sociaux, vérification des factures, règlement, gestion des litiges
Facturation mensuelle : régies, forfaits, frais
Gestion des suivis financiers et consolidation du CA (analyse écart constaté sur projets)
Interface avec l’expert-comptable et les CACs
Clôtures mensuelles, annuelles (analyse de l’évolution des postes)
Accompagnement et support aux opérationnels (Directeurs d’entité, DP, Commerciaux, ...)
Veille au respect des bonnes pratiques et procédures de gestion
RECOUVREMENT : Etablissement, analyse et diffusion du suivi hebdomadaire de l'en-cours client auprès des différents acteurs
COMPTABILITE GENERALE ET AUXILIAIRE
Saisie des écritures comptables (achat, vente, paie, OD, banque)
Lettrage et rapprochement bancaire
Contrôle et saisie des ndf
Déclaration de la TVA
Gestion des immobilisations et des abonnements
ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL
Aide aux réponses des appels d’offre sur le secteur public
Support administratif aux référencements grands comptes
SERVICES GENERAUX
Gestion des commandes et suivi des stocks (Fournitures, cartes de visite, etc.)
Gestion de la flotte téléphonique environ 80 lignes (attribution lignes et téléphones, suivi des consommations, …)
Organisation d’évènements BU, Soirées d’entreprise avec création de support visuel
Gestion des déplacements en province et à l’étranger
Maintenance interne et logistique (machine à café, imprimante, société de nettoyage, etc.)
Accueil physique et téléphonique
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FIDES HERMES Immobilier
- Assistante de gestion administrative et commerciale
Saint-Étienne
2010 - 2011
ADMINISTRATIF
Facturation
Organisation et planification des activités des deux directeurs d’agence
Suivi et MAJ des bases de données clients et des biens immobiliers
Gestion des commandes de fournitures
COMMERCIAL ET RELATIONS CLIENT
Prospection téléphonique et relance pour développer l’offre immobilière de l’agence
Gestion des contrats et des avenants
Conseils auprès de la clientèle pour la constitution de leur dossier
Suivi des dossiers client de la recherche immobilière à la vente
COMMUNICATION
Réalisation de publicité presse et Internet
Mise en valeur de la vitrine de l’agence
Réalisation de lettres de vœux pour fidéliser la clientèle, modélisation de document
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Hôtel des Lys
- Assistante de gestion
2009 - 2010
ADMINISTRATIF
Etablissement des factures et des encaissements
Gestion de la caisse
Gestion des réservations/annulations (restaurant et hôtel)
Organisation des plannings et des horaires du personnel
MAJ des bases de données client pour un suivi de qualité
Gestion des commandes de fournitures
COMMERCIAL ET RELATIONS CLIENT
Accueil physique et téléphonique
Réalisation des devis et propositions commerciales (banquets, réservations groupe, mariages…)
Prospection téléphonique et relance pour développer l’activité « groupe »
Création et mise en place de 'bons cadeaux"
COMPTABILITE GENERALE
Saisie des factures (CEGID)
Saisie de la banque et rapprochement bancaire
Déclaration de la TVA
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Hôtel le Cheval Blanc
- Assistante gouvernante
Oran
2008 - 2009
ADMINISTRATIF
Gestion des plannings des équipes
Gestion des objets oubliés
Suivi et MAJ des fiches clients pour assurer la fidélité
Gestion de l'économat et commandes hebdomadaires pour l’ensemble du service hébergement (produits d'accueil client, produits d'entretien, linges, etc.) pour assurer la qualité du service quotidien
ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE
Préparation et définition des activités du personnel selon l'activité (femmes de chambres, lingères, valets…) et contrôle des chambres, couloirs et parties communes
Suivi des problèmes techniques détectés sur les étages via les bons de travaux
Accueil des clients VIP
Suivi du service en chambre (service dressing à l'arrivée, bagages et service couverture)
COMMUNICATION
Interface entre les différents services (réception, lingerie, économat, technique)
MANAGEMENT D'EQUIPE (de 14 personnes)
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Hôtel Président Wilson
- Gouvernante
Geneva
2008 - 2008
ADMINISTRATIF
Gestion des plannings des équipes (30 personnes)
Gestion du registre des objets oubliés
Gestion de l'économat et commandes hebdomadaires d’un étage de 30 chambres (produits d'accueil client, produits d'entretien, linges, etc.) pour assurer la qualité du service quotidien
Suivi et MAJ des fiches clients pour assurer la fidélité
ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE
Préparation et définition des activités du personnel (femmes de chambres, lingères, valets…) - - Contrôle des chambres, couloirs et parties communes
Suivi des problèmes techniques détectés sur les étages via les bons de travaux
Accueil des clients VIP
Suivi des demandes clients
COMMUNICATION
Interface entre les différents services (réception, lingerie, économat, technique)
MANAGEMENT D'EQUIPE (de 6 personnes)
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HOTEL EDOUARD VII
- Assistante gouvernante générale
2007 - 2008
ADMINISTRATIF
Gestion des plannings des équipes (8 personnes)
Gestion du registre des objets oubliés
Gestion de l'économat et commandes mensuelles pour l’ensemble du service hébergement (produits d'accueil client, produits d'entretien, linges, etc.) pour assurer la qualité du service quotidien
Suivi et MAJ des fiches clients pour assurer la fidélité
ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE
Préparation et définition des activités du personnel (femmes de chambres, lingères, valets…)
Contrôle des chambres, couloirs et parties communes
Suivi des problèmes techniques détectés sur les étages via les bons de travaux
Formation des femmes de chambre « extra »
COMMUNICATION
Interface entre les différents services (réception, lingerie, économat, technique)
MANAGEMENT D'EQUIPE (8 personnes)
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MERIDIEN ETOILE
- Gouvernante d’étage et assistante de bureau
2006 - 2007
ADMINISTRATIF
Elaboration des contrats du personnel en extra
Déclaration DUE
Gestion des plannings des équipes (100 personnes)
Calcul du besoin prévisionnel journalier de personnel d'étage selon l’évolution du taux d’occupation Renforcement des équipes fixes selon l’activité
Calcul de la productivité journalière des équipes (évaluer le coût du personnel)
Gestion de l'économat et commandes hebdomadaires d’un étage de 130 chambres (produits d'accueil client, produits d'entretien, linges, etc.) pour assurer la qualité du service quotidien
Gestion du registre des objets oubliés, des bons de travaux et des services en chambre
Suivi et MAJ des fiches clients pour assurer la fidélité
ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE
Préparation et définition des activités des femmes de chambre et valets d'étage (tâches journalières, hebdomadaires et mensuelles)
Contrôle des chambres et parties communes
Suivi des problèmes techniques détectés sur les étages
Formation de gouvernante et de femmes de chambre en « extra »
COMMUNICATION
Interface entre les différents services (réception, lingerie, économat, technique) pour assurer la qualité et la réactivité face aux demandes de la clientèle
MANAGEMENT D'EQUIPE (15 à 20 personnes)
