Marie Laure VANNIER

En résumé

Entreprises

• European Space Agency - Toulouse - Assitante - Projet EGNOS - Directorate of Navigation

  2016 - maintenant Administrative and logistic support to the Head of Egnos Project, the divisional Assistant and the Egnos Team (49 people)
   Secretarial duties : handling of phone calls and meeting rooms booking requests through Lotus Note, writing of invitations, screening visitors’ entrance, English written correspondence through emails, updating of the agenda, maintaining various records and files
   Following up and checking that Video Conferences between ESA Toulouse and others ESA establishments and/or GSA in Prague and/or European Commission in Brussels, the industrials, are set up.
   Providing support and logistics in the organization of meetings with ESA internal partners and external partners (industries, suppliers).
   Registration of incoming/outgoing correspondence inside ECLIPSE (Memo, Fax, Letter….).
   Handling Leave requests (Annual Leave, Flexi, Home Leave), updating records, and status of presence/absences through the Excel spreadsheet
   Organizing of all travel arrangement plans: creation of the mission and booking of flight, rental car, hotel, train through the tour operator.
   Application of ESA operating rules
   Participation to the organization of the events for the Directorate of Navigation such as the Navigation Day in 2017/2018/2019, PB-NAV in Toulouse in 2018 and the EGNOS Seminar in December 2017.
  Navigation Day: organization to transport all ESA team of Toulouse to the Netherlands.
  PB NAV: conference room booking, meeting rooms booking for briefing and/or bilateral, setting of rooms according to the ESA request, welcoming delegates and/or Executive from ESA, ensuring that all logistics aspects are set up according to the plans and interfacing with the appropriate interlocutors on site.
  ESA/CNES
   PPST management (Protection du Potentiel Scientifique et Technique) and badge requests.
   Registration into GAC (Gestion des accès CST) for external companies in non-working periods
   Management of requests to prepare a visitor badge at the CNES for European citizens and application for access authorisation for non-Europeans.
   Processing of CNES forms

• Alliance Healthcare - Assistante de Direction

  Gennevilliers 2002 - 2015 * Organisation et logistique des déplacements en France et à l'International
  * Préparation des réunions
  Administration (planning, priorités, décisions et échéances, agendas, contrôles dossiers, notes de frais, visas, filtrage....)
  * Organisation d'évènements interne sur site
  * Interface interne/externe
  * Documents français/anglais (correspondances, communiqués, présentations...)
  * Gestion active du courrier et de la messagerie électronique
  * Outils de suivi d'action et d'aide à la décision
  * Coordination et suivi des ressources humaines
  * Gestion des renouvellements de contrats, avenants
  * Facturation
  * Suivi des dépenses, provisions, travaux de clôture d'exercice, préparation des budgets annuels
  * Suivi des coûts projets, vérification contrôles budgétaire
  * Réduction des coûts
  * Gestion des demandes d'achats

• INTEGRA CORPORATE/GENUITY - Responsable achats

  2002 - 2002 Travail identique

• INTEGRA CORPORATE -  Assistante de direction - European Service Delivery

  2000 - 2002 * Organisation des déplacements, formations, séminaires en France et en Europe
  * Réunions, conférence call, agendas
  * Contrôle et suivi des factures
  * Mise en place en Europe des contrats de maintenance pour les équipements
  * Gestion des commandes
  * Gestion des relations commerciales
  

• JET CONSULTANTS - Assistante technique

  1998 - 2000 * Organisation des déplacements et déjeuners d'affaires
  * Missions de remplacement au sein du bureau de Genève (support administratif)
  * Courriers français/anglais
  * Organisation des circuits d'approvisionnement de pièces détachées Boeing et Falcon 20
  * Suivi des expéditions
  * LTA, factures pro forma
  * Dépenses par avion : coût heure de vol et relevés mensuels

Formations

• CNAM Centre

  Chateauroux 2006 - 2010 Niveau Licence
  
  Moyenne 11.96/20
  A manqué le rapport d'expérience pour soumettre la validation de la licence.

• Ecole En Alternance

  Paris 1998 - 1999 BTS
  
  obtenu

• LYCEE PRIVEE LES TOURELLES

  Rouen 1994 - 1995 Baccalauréat
  
  Mention assez bien

Réseau

• Stephane CORDIER

• Sykes KIRSTEN