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SOCRI
- Assistante de Direction Générale & Services Généraux
2014 - 2015
ASSISTANAT ET GESTION ADMINISTRATIVE
- Mise en forme et préparation de courriers, notes internes, comptes rendus et autres documents
- Tenue des agendas électroniques de la Direction générale
- Organisation des déplacements de la Direction Générale( réservations avions, trains, véhicules de location, taxis, hôtels, salles de réunion ...etc)
- Elaboration des feuilles de routes.
- Organisation de réunions, réservation de salles, séminaires, conférences call
- Accueil physique des visiteurs.
- Gestion et tenue des salles de réunion.
- Elaboration des notes de frais.
- Préparation des dossiers pour les rdv du PDG.
- Mises à jour et suivi de tableaux Excel divers et bases de données.
- Tri et dépouillement du courrier.
- Mises sous pli et affranchissements du courrier.
- Gestion des comptes : la poste, coursiers, DHL ...etc
- Gestion de l’économat/stocks et commandes de fournitures
- Centralisation des besoins , émission des commandes, réception des livraisons, contrôle de la facturation.
- Tenue du standard : réception des appels, orientation des communications vers les services concernés, filtrer les appels.
- Gestion de la flotte mobiles ( 14 lignes mobiles)
- Gestion de la flotte véhicules ( 5 véhicules)
- Suivi des contrats cadres fournisseurs
- Prise de rdv pour la Direction Générale
- Suivi des contrats cadres et élaboration d’études diverses
- Gestion et Negociation des différents prestataires/contrats, mise en concurrence dans le cadre de consultations, suivi de la bonne exécution des prestations
- Suivi et mise à jour de tableaux de bords de gestion
- Missions ponctuelles type déménagement des locaux , suivi travaux , commande mobilier , déplacement de délégation de mairies...etc
- Accueil et formation d'un stagiaire
RESSOURCES HUMAINES
- Elaboration feuilles de demande de congés.
- Commande de cartes de visites.
- Centralisation des plannings de congés d'été.
- Diffusion des notes internes à l'attention du personnel.
- Gestion, archivage et suivi des visites avec la médecine du travail.
- Elaboration et diffusion des formulaires d'évaluation annuelles.
- Elaboration et diffusion de bons d'achats de fin d'année.
- Gestion du parc informatique.
- Organisation de l'arrivée et départ des salariés.
- Mise en place d'un parcours d'intégration pour chaque nouvelle arrivée.
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SOCRI
- Assistante Services Généraux
2012 - 2014
ASSISTANAT ET GESTION ADMINISTRATIVE
- Mise en forme et préparation de courriers, notes internes, comptes rendus et autres documents
- Tenue des agendas électroniques de la Direction générale
- Organisation des déplacements de la Direction Générale( réservations avions, trains, véhicules de location, taxis, hôtels, salles de réunion ...etc)
- Elaboration des feuilles de routes.
- Organisation de réunions, réservation de salles, séminaires, conférences call
- Accueil physique des visiteurs.
- Gestion et tenue des salles de réunion.
- Elaboration des notes de frais.
- Préparation des dossiers pour les rdv du PDG.
- Mises à jour et suivi de tableaux Excel divers et bases de données.
- Tri et dépouillement du courrier.
- Mises sous pli et affranchissements du courrier.
- Gestion des comptes : la poste, coursiers, DHL ...etc
- Gestion de l’économat/stocks et commandes de fournitures
- Centralisation des besoins , émission des commandes, réception des livraisons, contrôle de la facturation.
- Tenue du standard : réception des appels, orientation des communications vers les services concernés, filtrer les appels.
- Gestion de la flotte mobiles ( 14 lignes mobiles)
- Gestion de la flotte véhicules ( 5 véhicules)
- Suivi des contrats cadres fournisseurs
- Prise de rdv pour la Direction Générale
- Suivi des contrats cadres et élaboration d’études diverses
- Gestion et Negociation des différents prestataires/contrats, mise en concurrence dans le cadre de consultations, suivi de la bonne exécution des prestations
- Suivi et mise à jour de tableaux de bords de gestion
- Missions ponctuelles type déménagement des locaux , suivi travaux , commande mobilier , déplacement de délégation de mairies...etc
RESSOURCES HUMAINES
- Elaboration feuilles de demande de congés.
- Commande de cartes de visites.
- Centralisation des plannings de congés d'été.
- Diffusion des notes internes à l'attention du personnel.
- Gestion, archivage et suivi des visites avec la médecine du travail.
- Elaboration et diffusion des formulaires d'évaluation annuelles.
- Elaboration et diffusion de bons d'achats de fin d'année.
- Gestion du parc informatique.
- Organisation de l'arrivée et départ des salariés.
- Mise en place d'un parcours d'intégration pour chaque nouvelle arrivée.
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SPP
- Assistante de Direction
Lyon
2012 - 2012
GESTION ADMINISTRATIVE
-Gestion des comptes fournisseurs
-Gestion du personnel, saisie des éléments de salaires, recrutement
-Rédaction de courriers divers, note de service
-Gestion des appels téléphoniques et prises de messages
-Gestion de l'agenda du Directeur
-Gestion des abonnements , des cartes de fidelité, des cartes à décompte
-Suivi facturation SPP , relances (ex : discount , tickets 2H gratuites ...)
-Suivi facturation du Syndicat des copropriétaires du centre commerciale Le Polygone Montpellier sur les travaux neufs
-Rapprochement bancaire, remises de chèques, espèces
-Faire le suivi facturation de la station de lavage , brief hebdomadaire avec le responsable
-Tenir la caisse du Parking du Polygone
-Suivi du coût EDF
-Elaboration d'un rapport mensuel sur la fréquentation du Parking
ACCUEIL
-Accueillir, Recevoir et Rassurer les clients ayant perdu leur voiture, en panne,…
-Gestion et Comptabilité des Tickets Gratuits, Sur Horaire, Bons à Valoir, Tickets Perdus,
-Renseigner les clients
-Tenir la caisse , faire la monnaie , les encaissements
-Suivre les procédures lorsque le ticket est perdu par exemple
-Accompagner le client en cas de problème avec les caisses automatiques
- Répondre à l'interphone en cas de problème aux barrières de sortie
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SOCRI PROMOTIONS
- Assistante Juridique
2011 - 2012
-Préparation des réunions
-Gestion des dossiers et leurs mises à jour
-Gestion des plannings ( juristes et Directeur juridique)
-Organisation des déplacements, note de frais, feuilles de route
-Suivi des factures, relances, comptes fournisseurs
-Saisie des éléments de salaires
-Rédaction de courriers divers
-Classement et Archivage
-Constituer les dossiers destinés à la banque
-Effectuer des recherches pour le directeur juridique
-Gestion des appels téléphoniques et prises de messages
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HOTEL PULLMAN MONTPELLIER ANTIGONE
- Assistante de Direction et Commerciale
2009 - 2011
Création du poste d'assistante de direction.
J'ai su répondre aux exigences d'une clientèle 4 étoiles et gérer les situations de crise surtout durant la période de travaux de rénovation (7 mois - de 2010 à 2011)
GESTION COMMERCIALE & EVENEMENTIELLE
-Réception & Analyse de la demande du client
-Elaboration, négociation et gestion du budget
-Etablir les devis en fonction des besoins du client
-Gestion du planning des réservations de salles de réunions
-Rencontrer le client pour un repérage des lieux et convenir des détails de l’événement
-Création dossier clients & Relances
-Organisation interne (création et diffusion feuille de route, réunion chefs de service)
-Organisation externe (gestion des prestataires extérieurs)
-Accueil & accompagnement du client le jour J
-Suivi satisfaction client post-événement
-Elaboration des offres commerciales à thème en coordination avec la responsable commerciale
-Participation à l'organisation des soirées annuelles ainsi qu'à la soirée d'inauguration en 2011
GESTION ADMINISTRATIVE
-Préparation des réunions, des dossiers et leurs mises à jour
-Gestion des comptes clients et fournisseurs
-Gestion de plannings, note de frais
-Suivi des factures, relances, comptes clients et fournisseurs
-Gestion du personnel, saisie des éléments de salaires, recrutement
-Rédaction de courriers divers, note de service, compte rendu hebdomadaire suite à une réunion hebdomadaire
-Gestion des appels téléphoniques et prises de messages
-Mise en place de procédures
-Gestion de la satisfaction client individuel via les guest comments (sur papier ) et gestion du logiciel du questionnaire de satisfaction OLAKALA
-Elaboration et communication interne d'un rapport mensuel sur les retours clients avec des suggestions d'ameliorations
RECEPTION
-Gestion des appels téléphoniques
-Prise des reservations sur le logiciel OPERA ( anciennement HOTIX)
-Renseigner les clients sur les services de l'Hôtel
-Check-in
-Check-out
Formation : Premiers secours et incendie
