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Marjorie OLIVIER

PARIS

En résumé

Assistante de dirigeant, plusieurs années d'expérience professionnelle dans le domaine multiculturel (musique, DVD et édition littéraire) pour la société Naïve, puis depuis mars 2011 dans le domaine social et médico-social pour le SIAO Insertion 75 (insertion par le logement et l'hébergement)

Les objectifs semaine après semaine : faire avancer au mieux les dossiers, hiérarchiser les priorités de mon supérieur en tenant compte des priorités de ses adjoints et de la structure.
J'aime travailler en totale autonomie tout en pratiquant le reporting à mon supérieur, j'aime relever de nouveaux défis !

Mes compétences :
autonome
Dirigeant
Discrétion
Observer
polyvalente
Rigoureuse
Urgences

Entreprises

  • GCSMS SIAO Insertion 75 - Assistante du Directeur / Office Manager

    2011 - maintenant Assister le Directeur dans ses missions administratives
    Coordinatrice interne pour l'équipe

    -Ressources humaines : gestion et transmission des éléments RH aux services concernés (rédaction des contrats de travail, URSSAF, prévoyance, fin de contrat, suivi des congés payés), mise en place de la mutuelle d'entreprise,
    Recrutement et encadrement de personnel : secrétaires et employés administratifs, opérateurs de saisie
    Tutrice de deux salariées en emplois d'avenir : formation sur le poste occupé, apprentissage des usages de la vie professionnelle en général et ceux de la structure en particulier, accompagnement dans le choix de la formation "diplômante" ou "professionnalisante" ;

    -Gestion du budget (800K€) et des dépenses, interface du Commissaire aux comptes pour chaque exercice annuel, de l'expert comptable pour le suivi des dépenses, virement des salaires, responsabilité des règlements de la structure, rédaction des demandes de subvention et comptes rendus financiers d'exercice (CERFA) pour les financeurs (Etat, Ville de Paris)

    -Communication : interface des adhérents (dirigeants d'associations et 1 service parisien), des interlocuteurs de la DRIHL, du Préfet et de ses collaborateurs, rédaction du Rapport d'activité annuel et bilans intermédiaires, organisation du séminaire annuel (700 personnes), gestion et communication des plannings des commissions d'orientation avec les structures et associations parisiennes (150 structures), rédaction d'une réponse à un appel à Projet régional, gestion du blog puis du site internet

  • Naive SA - Assistante de Direction

    2000 - 2009 Assistante de Direction du Vice Président Exécutif / Directeur Général et du Directeur Général Adjoint

    Direction Générale : secrétariat classique (planification agenda, prise d'appels, traitement de la correspondance (électronique et postale) du Vice Président, préparation et coordination des Conseils d'administration et Assemblées Générales, suivi des dossiers confidentiels de la Direction Générale

    Ressources Humaines : suivi de dossiers en cours, coordination avec les avocats de la société et le DGA, planification et suivi des congés, traitement des demandes de stagiaires, suivi des signatures de contrat d'embauche..., recrutement de personnel (accueil, standard)

    Gestion : gestion des notes de frais (NDF) du Vice Président, validation des NDF des responsables de service et artistes, suivi des budgets et des dépenses (par projet, artiste, service), gestion des services généraux

    Communication & relationnel : coordination et interface de l'ensemble des collaborateurs, interface directe des VIP (artistes, actionnaires, banquiers, managers d'artistes....), formation de personnel (accueil, standard, stagiaires), coordination des prestataires extérieurs, organisation des séminaires annuels (2) et des événements de la société (cocktails...)

    Dernière Mission : coordinatrice de la réorganisation physique des locaux sur 2 sites (travaux, plans des locaux et transferts des dossiers et mobilier, interlocutrice unique de tous les prestataires).

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