Multi-Secteurs (BNP Paribas/Orangina Schweppes/Dassault/Pfizer/FMVE, Sportifs de haut niveau...)
- Assistante de Présidents (bilingue)/P.A./Chef de Projets Evénementiels
2005 - maintenant
Organisation dans le cadre de réorganisation de Groupe, accompagnement du Directeur Général dans sa nouvelle mission et suivi de toute l’organisation,
Formation de gestion de crise (simulation) pour le Comité de Direction
Comité de Direction, Réunions, conférence calls (montage de dossiers, suivi de l’application des décisions…),
Gestion des déplacements (France et étrangers),
Déménagements de bureaux (planification et supervision),
Coordination dans les recrutements,
Encadrement de secrétaires et des hôtesses d’accueil
Conduite de projets
Proposition et prise en charge de dossiers spécifiques initiés par la Direction :
Création de poste avec mise en place de procédures et outils de reporting (réorganisation totale de l’assistanat de la Direction Générale, tenu par des intérimaires depuis 2 ans)
Audit d’entreprise : Proposition et mise en place d’organisation pour améliorer le travail en équipe : mise en place de procédures
Etudes comparatives, sélection et mise en concurrence des prestataires
(restauration, jet-privé….) / Gestion des relations avec les prestataires
Réorganisation complète de l’accueil avec mise en place de plans de formation et d’outils pour les hôtesses dans le cadre d’une démarche qualité,
Création de matrices pour identifier les produits clés de l’entreprise et les développer
Déploiement réglementation des signatures, des notes de frais et des voyages
Evènementiels Coordinatrice événements - Conventions, Road shows, Salons, Cocktails, Repas d’Affaires…
Séance photos : Assistante photographe sur certains projets (création/organisation de prises de vue)
Visites de repérage en France et à l’étranger
valuation des ressources humaines et matérielles
Gestion du Planning des Evènements et des personnes
Prévision, suivi et respect budgétaire
Bilan et clôture des budgets
Création outils de communication
Communication externe Relations Publiques : Contact et relationnel politique avec les cabinets ministériels, les clients, VIP
Interlocutrice privilégiée dans les relations presse : création et gestion de fichier + fiabilisation et fidélisation des journalistes
Organisation d’interviews entre la direction, le groupe et la presse spécialisée
Suivi des retombées rédactionnelles relatives à l’entreprise,
Gestion de communication de crise
Relations Publiques
Participation à la conception de communiqués de presse, d’articles, de plaquettes,
Réalisation de la revue de presse pour le comité de direction
Enquête clientèle en partenariat avec les vendeurs.
Communication interne
Création d’un intranet pour les salariés + livret d’accueil électronique
Elaboration de plan de communication interne
Création de plaquettes/poster/brochures
Participation au journal interne (diffusion mondiale).
Gestion administrative Filtrage téléphonique, gestion des mails et d’agendas complexes,
Interface entre le PDG, les différentes directions et les filiales française et étrangères
Préparation des dossiers d’entretiens d’évaluation annuels des collaborateurs N-1 du dirigeant
Gestion du planning du chauffeur
Recherches documentaires, Veille Internet, Gestion de fichiers clients,
Composition et mise en forme de messages internes types,
Elaboration et mise à jour de tableaux de bord prévisionnels, Rédaction de documents financiers, Suivi et synthèse des rapports d’activité et résultats de rapports trimestriels,
Traduction de documents techniques, Marketing, Finances, RH.
