BREST
J'ai en charge le traitement des contacts du Doyen avec la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous et le filtrage des interlocuteurs.
- Traitement des contacts du Doyen (gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, filtrage des interlocuteurs),
- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des visiteurs,
- Gestion et traitement du courrier et informations écrites et orales,
- Rédaction de courriers et documents administratifs, transmission dans le service,
- Contrôle de l’ensemble des documents soumis à la signature du Doyen,
- Planifie, organise et assure le suivi de réunions, et Conseils d’administration,
- Instruction de dossiers : constitution et synthèse de documents,
- Diffusion de l’information en interne, concevoir et mettre en forme des supports de réunion (équipe administrative et pédagogique),
- Rédaction et transmission de procès-verbaux de conseils d’administration,
- Gestion des courses pour les réceptions,
- Organisation de réceptions ou déjeuners divers.
Organisation de colloques, conférences et réceptions en interne et externe (Sénat) – relation avec la presse, chargée de communication et laboratoires,
Organisation des déplacements du Doyen (France-Etranger) et gestion de l’accueil d’intervenants externes (ordre de missions, hôtel et restaurant).
Hébergement et frais de déplacement à moindre coût,utilisation de la langue anglaise.
Classement et archivage de documents,
Participation au réaménagement des bureaux et suivi des travaux dans les bâtiments,
Attribution des clés de bureaux ou salles, cartes de parking aux Enseignants ou Personnels administratifs, gestion et récupération de ces clés et cartes.
Mes compétences :
Anticiper
Communication
