Centre Hospitalier René Dubos
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
2013 - maintenantEncadrement de 200 agents
Secrétariat médical référente du secteur des consultations et explorations de médecine et de chirurgie
Encadrement de proximité de 42 agents
Planifier, organiser et piloter les activités relatives à l'amélioration de la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et la qualité des prestations fournies.
Missions générales
* Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités des secrétariats ;
* Encadrement d'équipes, gestion et développement des professionnels ;
* Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
* Supervision du paramétrage des outils, logiciels et systèmes d'informations ;
* Planifications, contrôles et rapports des activités et des moyens
* Expert à la direction et aux directions fonctionnelles concernant les choix, projets et activités du domaine métier
* Participation à la politique de qualité par le contrôle et le suivi des prestations dans le domaine d'activité
* Organisation et description des processus spécifiques aux secrétariats médicaux et traitement des dysfonctionnements
* Gestion et suivi des formations pour l'évolution professionnelle du personnel aux techniques et procédures et à leur application en poste
* Gestion des moyens et des ressources : techniques, financiers, humains et informationnels
Participations aux projets institutionnels
Coordination interne du contrat performance ARS/ANAP signé dans l'établissement en lien avec le directeur par la mise en place de projets institutionnels.
Projets réalisés :
* Participation à la rédaction de la Charte des consultations et communication auprès des professionnels
* Différenciation entre accueil physique et téléphonique en mettant en place des bureaux centraux des rendez-vous téléphoniques (technologie du centre d'appel)
* Optimisation des activités administratives des consultations (accueils, préparations, saisies)
* Fiabilisation des rendez vous (rappel par mail des rendez vous, harmonisation des convocations)
* Travail de partage des pratiques entre les spécialités pour réduire la longueur des compte rendus
* Envoi des courriers informatisés par DXCare annulant l'envoi interne du courrier papier
* Suivi des indicateurs/occupation des lieux de consultations : traitement, analyse et communication des indicateurs auprès des chefs de pôles et des professionnels
Projets en cours :
* Cellule d'ordonnancement ;
* Mise en place de la dictée numérique : prospections, tests sur site pilote et analyse des gains ;
* Consultation informatisée : recueil des besoins et contraintes, analyses et élaboration de propositions, mise en œuvre ;
* Demande et prise des rendez vous sur internet
* Amélioration de la qualité saisie du codage
Participations aux différents groupes de travail dans le cadre des missions de transversalité :
* Conseil des consultations ;
* Cellules opérationnelles des consultations ;
* COPIL : dossier patient unique ;
* COMOP : suivi de la fragilité de la personne âgée ;
* Communication : site internet, application mobile et lettres d'informations, comité de rédaction ;
* Relations avec les différentes directions fonctionnelles : direction de la communication, direction des projets direction des affaires médicales
Participation à titre personnel :
* Jury à l'oral - Ecole PIGIER - validation diplôme AMA ;
Centre hospitalier René Dubos / Pontoise
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
2013 - 2016
Centre Hospitalier René Dubos
- Secrétaire médicale référente
2007 - 2013Secrétariat médical référente du Pôle de Médecine (hospitalisation et consultations)
Encadrement de 50 agents
Gestion des moyens humains et matériels des secrétariats
* Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités des secrétariats
* Organisation et réalisation des plannings en fonction des besoins des services : gestion de l'absentéisme, mise en place des mesures pour assurer la continuité du service et anticiper les départs
* Animation des équipes et arbitrage en cas de conflit ;
* Recrutements : motivation du candidat, point fort, test de terminologie et test rédactionnel ;
* Evaluations des professionnels conformément au dispositif institutionnel et recencement des besoins en formation
* Pilotage de l'activité des secrétariats à l'aide des tableaux de bord d'activités pour mieux évaluer et répartir la charge de travail
* Contrôle du dispositif des demandes de dossiers et s'assurer de la bonne gestion du dossier médical par les secrétaires (transmission, classement, exhaustivité, mise à disposition)
* Organiser et contrôler le dispositif de facturation : contrôle des RUMS, de la saisie des courriers d'hospitalisations et de consultations pour aide au codage, saisie des actes externes en vérifiant le respect et la justesse des délais impartis
* Gestion et anticipation des commandes (papeterie, consommables informatiques, fournitures de bureau) conformément aux budgets alloués ainsi que les bons de réparation
* Collaboration et participation aux projets conduits par le pôle : conduire les réunions, piloter les projets dans son domaine d'application et accompagnement des équipes aux changements
Secrétariat administratif du chef de pôle
* Participation à la démarche qualité du pôle en la conduisant dans son domaine d'application
* Participation à la réunion hebdomadaire du pôle restreint : informer les intervenants des éventuels points d'avancement et de friction, inviter les personnes ressources
* Organisation du bureau de pôle élargi : réservation, invitation, rédaction du compte-rendu
Facilitation de la circulation de l'information au sein des unités
Projets mis en place
* Regroupement des activités de consultations de :
* neurologie/onco-gériatrie/mémoire/gériatrie ;
* néphrologie/dialyse péritonéale/transplantation rénale ;
* de médecine (endocrinologie/rhumatologie) ;
* Différenciation des tâches en dissociant accueil physique/accueil téléphonique/frappe/préparation des consultations
* Mise en place de BCRV (technologie du centre d'appel) - formation de superviseur
Centre Hospitalier René Dubos
- Secrétaire médicale
2003 - 2007Secrétariat médical référente du service d'orthopédie
Encadrement de 5 agents
Gestion des moyens humains
* Accueil, encadrement et formation des nouveaux agents ;
* Gestion des plannings ;
* Harmonisation et répartition des activités entre les secrétariats du service
* Mise en place de la polyvalence des activités au sein du service
* Propositions et mise en place de projets pour améliorer la qualité des processus (accueil, programmation ...)
* Gestion de l'approvisionnement
Secrétariat administratif du chef de service
* Gestion des plannings des gardes des médecins ;
* Suivi et contrôle de l'exhaustivité du PMSI
Secrétariat médical du service
* Accueil des patients et accompagnement dans les démarches ;
* Suivi des dossiers médicaux : dactylographie, classement et archivage des dossiers médicaux ;
* Transmissions des informations aux patients et à l'équipe médicale/soignante
* Diffusion des informations émanant des directions fonctionnelles ;
Centre Hospitalier René Dubos
- Secrétaire médicale
1992 - 2003Secrétariat médical dans le service de pédiatrie
* Polyvalence sur tous les secteurs de ce service (hospitalisations, urgences, consultations)
* Prise de rendez-vous, préparations des dossiers, frappes des courriers et comptes-rendus
* Gestion des rendez-vous semi-urgents et urgents ;
* Statistiques ;
Centre Hospitalier René Dubos
- Secrétaire médicale
1991 - 1992Secrétariat médical en consultations d'anesthésie et réanimation chirurgicale
* Accueil physique et téléphonique des patients ;
* Gestions des consultations
* Dactylographie des comptes rendus
