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Constructeur aéronautique
- Assistante de Direction
2014 - maintenant
Assister le Directeur et le conseiller du PDG (organiser leurs rendez-vous, leurs déplacements, filtrer leurs appels téléphoniques, élaborer des tableaux de bords, maquettes, préparations et comptes rendus de réunions, rédiger leurs courriers à partir de consignes orales, saisir et présenter des notes et documents à caractère confidentiel, coordonner et transmettre leurs consignes aux salariés…)
Organiser certains événementiels (Réception du PDG, Déjeuners, CE...)
Valider les missions et notes de frais des collaborateurs
Contrôler les factures de réception
Coordonner l’équipe des secrétaires pour améliorer les processus adminstratifs
Chargée de voyage
Relayer auprès des salariés les informations relatives
. à la politique voyage de la société et la faire appliquer,
. aux abonnements, aux grèves… Solutionner les problèmes rencontrés
Suivre et contrôler les hôtels partenaires de la région Annecienne et en référencer de nouveaux
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Sopreda2
- Assistante du Président du Directoire
2006 - 2014
30 personnes, Annecy (CA : 665 615 EUR )
Organiser dans leur intégralité : réunions du Directoire, conseils de surveillance, Assemblées Générales, élections des délégués du personnel, avec comptes rendus et de certains événementiels : soirées d'entreprise ;
Renouveler et négocier certains contrats (prévoyance, mutuelle, bail, pages jaunes) ;
Rechercher et sélectionner de prestataires (entreprise de nettoyage, cabinet de recouvrement, entreprises de travaux), puis suivre la réalisation des travaux, superviser les problèmes liés aux locaux ;
Mettre en place un suivi de la flotte automobile (contrats de location, abonnements péage, cartes essence, révisions...) ;
Gérer le contentieux, suivre les créances douteuses, mettre en œuvre les procédures de recouvrements, injonctions de payer, déclarations de créance ;
Etre l'interlocutrice auprès des greffes, mandataires, huissiers, préfectures, actionnaires ;
Suivre légalement la société (registre des actionnaires, formalités au près du RCS en cas de modification du kbis, bibliothèque nationale, registre de gestion des risques) ;
Gérer les formations (élaborer le plan de formation, sélectionner les organismes de formation, remplir les conventions, interface avec les OPCA et les salariés, organiser, suivre les évaluations) ;
Gérer administrativement les salariés (constituer les dossiers du personnel, établir et suivre les contrats de travail, les fiches de postes, les avenants, gérer les absences, congés, RTT en liaison avec le service comptable, établir un livret d'accueil, communiquer les informations destinées aux salariés...) ;
Assister le président du Directoire (filtrer ses appels téléphoniques, gérer son agenda, organiser ses déplacements, rédiger ses courriers à partir de consignes orales, élaborer des tableaux de bords, des maquettes, des comptes rendus de réunions, constituer des dossiers de demande de fonds, ...) ;
Gérer les stagiaires (conventions de stage et occasionnellement les encadrer) ;
Gérer la base de données des abonnés aux magazines Eco des Pays de Savoie, Actives et Ecoméca ;
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Capital Image Group
- Assistante Marketing & Communication
2005 - 2006
2 personnes, Annecy-le-Vieux,
Création de la structure :
Visiter et présélectionner les futurs locaux de l'entreprise ;
Mettre en place la logistique : électricité, téléphone, ADSL, matériel informatique ;
Prospecter, sélectionner différents prestataires (comptable, fournisseur de matériel de bureau, standard téléphonique...) ;
Participer à l'entretien d'embauche de commerciaux ;
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Chambre des Métiers et de l'Artisanat
- Assistante des Responsables formation
Paris
2004 - 2005
50 personnes, Annecy
Ressources humaines :
Rédiger les contrats de travail des prestataires, bons de commande ;
Renseigner les clients, faire la promotion des formations continues et diplômantes ;
Etre l'intermédiaire des organismes de financement (demandes remboursements) ;
Accueillir les chefs d'entreprise et salariés d'entreprise
Suivi logistique :
Suivre les encaissements des formations, établir des statistiques destinées au responsable du service ;
Valider les factures des prestataires ;
Organiser administrativement les formations et les examens (feuilles d'émargement, convocations, factures, attestations) ;
Utiliser une base de données des formations et d'un logiciel financier ;
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Centre d'Economie Rurale
- Assistante du Directeur Général
2002 - 2003
Coordination de projets :
Organiser l'Assemblée Générale des 2000 adhérents (plaquette, mailing, logistique, organisation des agendas de l'assemblée, traiteur) ;
Rédiger les comptes rendus des conseils d'administration
Ressources humaines :
Organiser les recrutements (prospection, annonces, sélection des candidates pour le secrétariat) ;
Suivre les effectifs, entrées et sorties (contrats de travail, renouvellement, synthèse) ;
Mettre à jour les profils de compétences, grilles d'évaluation, convention collective, accords d'entreprise ;
Editer l'organigramme, dossier d'accueil ;
Organiser les formations des salariés (recherche de site d'accueil, logistique) ;
Interlocutrice auprès des instances telles que ANPE, APEC, OPCA2, Médecine du travail, centre des impôts ;
Elaborer les formalités pour les nouveaux administrateurs (certificat d'honorabilité)
Assistanat :
Secrétariat classique (courriers, filtrage téléphonique, tenue de l'agenda, gestion des déplacements) ;
Superviser l'hôtesse d'accueil ;
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Graphocolor
- Assistante du Directeur Général
2001 - 2002
Elaborer les bulletins bimensuels d'information de l'entreprise, les comptes rendus des réunions hebdomadaires des cadres
Gérer l'agenda, les réunions, les déplacements du directeur, suivre les notes de frais ;
Participer au reporting mensuel destiné aux actionnaires (traduction en anglais) ;
Prospecter puis organiser des séminaires (négocier avec les fournisseurs) ;
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Alcatel Network Management Unit
- Assistante chefs de projet
1997 - 2001
Au sein d'une équipe internationale de 40 personnes :
Suivi des budgets de l'unité :
Contrôler les ordres de mission, les notes de frais, suivre les actions de formation par individu ;
Contrôler les coûts, chiffrage, tableau de synthèse mensuel
Ressources Humaines :
Ecouter et identifier les besoins en formation de l'unité (300 personnes) ;
Rechercher les organismes, négocier avec les fournisseurs (HP, Sun...) ;
Créer les programmes en collaboration avec les chefs de projets ;
Organiser les formations, séminaires
Communication :
Créer des pages web de l'intranet ;
Suivre les procédures qualité s'appliquant à la documentation du projet ;
Participer aux réunions hebdomadaires des cadres de l'entreprise, en français et en anglais
Secrétariat :
Organiser les visites sur le site et accueillir les clients, partenaires, nouveaux embauchés ;
Etablir les demandes d'achat, commandes, gérer stocks ;
Elaborer les comptes rendus de réunion ;
Gérer les plannings, réunions, déplacements, élaborer les organigrammes ;
Secrétariat classique (Courriers, filtrage téléphonique, tenue de l'agenda électronique) ;
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Oxford University
- Assistante département finance
1996 - 1997
Organiser les conférences (brochures, prospection, préparer supports de cours, accueillir stagiaires) ;
Facturer et suivre les impayés ;
