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LVS Expertise
- Assistante de Direction
2016 - maintenant
Gestion administrative courante
- Gestion des appels téléphoniques, courriels ;
- Gestion des plannings des Experts et du Directeur Associé-Gérant (déplacements et rendez-vous commerciaux), etc.
Gestion des dossiers d'expertise
- Réception de mission, analyse et mise à jour du logiciel Gexsi ;
- Assurer le suivi des dossiers d'expertise à l’amiable et en expertise judiciaire ;
- Planification et gestion des rendez-vous des Experts ;
- Relecture, corrections et mise en page des rapports d’expertise avant l'envoi aux assureurs ;
- Préparation des courriers de mises en causes, procès-verbaux, protocoles, etc.
Gestion financière
- Création, saisie et envoi des factures aux clients, mises à jour du tableau de facturation et du TimeSheet de l'Expert ;
- Vérification et relances des factures clients, paiement à échéance et suivi des factures fournisseurs ;
- Vérification et préparation des éléments avant l'envoi au comptable ;
- Gestion de la relation avec les partenaires de l’entreprise : clients, fournisseurs, banque, organismes fiscaux et sociaux ;
- Gestion de la caisse : mise à jour de la fiche de caisse et comptage régulier.
Gestion commerciale des Associés-Gérants
- Relecture et correction des plaquettes commerciales ;
- Mise en place et suivi des rendez-vous commerciaux, rencontres et cocktails ;
- Inscription et suivi à des Congrès annuels (COVEA, AMRAE, etc.) et conférences.
Gestion du personnel (en collaboration avec l'Associé-Gérant)
- Création, mise en place et suivi des offres d'emploi ;
- Préparation, suivi et participation aux entretiens ;
- Réponses aux candidats ;
- Accueil des nouveaux collaborateurs en liaison avec le service RH et l’Informatique ;
- Gestion des formations : inscription, suivi et paiement ;
- Gestion des notes de service et procédures administratives et comptable : relecture, correction et mise en page.
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Editions Quo Vadis (Groupe Exacompta-Clairefontaine)
- Assistante de Direction
2016 - 2016
Gestion administrative
- Gestion de l’agenda, réunions et déplacements du Directeur Commercial ;
- Gestion du planning de la salle de réunion ;
- Contrôle des factures de coopérations commerciales;
- Interface avec les clients, envoi des visuels, etc.
Gestion commerciale
- Préparation des rendez-vous clients (présentations ppt, données chiffrées : TCD), création et envoi des mailing ;
- Aide à l’élaboration des documents commerciaux ;
- Préparation et suivi des enquêtes de satisfaction.
Organisation des salons et séminaires professionnels
- Transmission des bulletins d’inscription ;
- Suivi de la logistique en collaboration avec le transporteur et les commerciaux, etc.
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ALTEC EXPERTS
- Assistante d'Expert
2013 - 2016
Gestion administrative courante
- Gestion des appels téléphoniques (clients, assurés, lésés) ;
- Gestion des agendas et planification des rendez-vous commerciaux des Experts ;
- Vérification et relances des factures ;
- Gestion des délais et priorisation des urgences, etc.
Gestion des dossiers sinistre
- Ouverture de mission, analyse, suivi et relances ;
- Gestion de dossiers à l’amiable et en expertise judiciaire ;
- Gestion des déplacements et des réunions d’expertises ;
- Mise en page, modifications des rapports d’expertise et envoi aux assureurs ;
- Envoi des courriers de mises en cause aux sociétés et assureurs des autres parties ;
- Préparation des tableaux d’estimation et recherches de prix d’occasion ;
- Recherche et demande de devis, documents techniques, etc.
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Uni-Régie (Groupe Crédit Agricole)
- Assistante commerciale
2011 - 2013
- Assistanat courant : gestion des agendas, rendez-vous et déplacements des commerciaux, suivi des notes de frais.
- Gestion publicitaire des magazines d’art de vivre et Gastronomie du Groupe Uni Editions : Régal, Détours en France, Le Bottin Gourmand, Maison Créative, Détente jardin. Mises à jour des plannings publicitaires et des différents documents et logiciels d’aide à la commercialisation. Suivi et relances commerciales et techniques (ordres d’insertion et visuels publicitaires). Envoi des justificatifs aux annonceurs et agences média.
Création et mises à jour de tous les supports pour la commercialisation des magazines : argumentaires, fiches titres, tarifs, plannings rédactionnels et techniques et mailings, sous le logiciel Indesign CS6.
- Gestion commerciale : préparation des notes des réunions commerciales et Editeur, pige manuelle des titres, P1/P2 et suivi de la PDM sectorielle, préparation du CA hebdomadaire, extractions de données chiffrées via un logiciel de pige concurrentielle.
Préparation des bilans commerciaux semestriels et annuels par titre.
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VINCI ENERGIES
- Assistante de Direction
Montesson
2009 - 2011
- Gestion administrative courante et comptable : rédactions de courriers et comptes-rendus, gestion des agendas, commandes de fournitures ; organisations de séminaires, salons, déplacements et réunions.
- Gestion des formations: préparation, organisation et suivi (formation à Lisbonne, en tant qu’interprète). Traductions des différents supports de formation en espagnol et en portugais.
- Saisie et suivi des tableaux de bord et des bases de données des entreprises du réseau, élaboration des dossiers d’appels d’offres, classement des certifications/qualifications, préparation des données pour l’organisation des arrêtés des comptes mensuels et des PSP annuels.
- Gestion de l’annuaire Intranet VINCI Energies et mises à jour des références de contrats de maintenance industrielle via un logiciel
