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Sylvie CAILLIEZ

HANTAY

En résumé

Forte d'une expérience professionnelle en tant qu'assistante de direction, travel manager, responsable relations internationales, chargée des services généraux au sein d'entreprises de tailles différentes et de secteurs variés ( Transport & Logistique, Santé, Commerce de détail de meubles et d’habillement, BTP), j'accompagne ma direction et contribue à l'amélioration de son efficacité par l'optimisation de son quotidien. De même, je suis animée par la conduite de projets.

Mes compétences :
Microsoft PowerPoint
Microsoft Word
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Lotus 1-2-3
Gestion de projet
Gestion événementielle
Organisation
Assistanat de direction

Entreprises

  • SoCoo'c Cuisines (Groupe Fournier) - Assistante de direction - Direction Commerciale

    2013 - maintenant Seclin (Activité : Distributeur de meubles - CA : 110M EUR - Effectif : 450)
    •Assurer la gestion administrative du secrétariat : tenir les agendas mouvants, organiser les déplacements, gérer les appels, les e-mails et les courriers, vérifier et valider les factures, vérifier les notes de frais...
    •Coordonner les réunions : réserver les salles de réunion, élaborer les ordres du jour, envoyer les convocations, réaliser les présentations PowerPoint, rédiger les procès-verbaux
    •Préparer les rendez-vous : collecter les informations, préparer les dossiers
    •Accompagner dans le suivi des affaires confidentielles en cours
    •Coordonner les informations internes et externes
    •Gérer et réserver les déplacements nationaux et internationaux
    •Organiser les événements : séminaires entreprises (300 personnes), voyages de récompense (80 personnes), cocktails et buffets de Noël (100 personnes)
    •Suivre les budgets, élaborer les plannings annuels
    •Rôle d'interface avec les autres départements

  • Pimkie (Groupe Mulliez) - Responsable voyages - Direction des Ressources Humaines

    2009 - 2013 Villeneuve d'Ascq (Activité : Prêt à porter - CA : 560M EUR - Effectif : 5500)
    •Elaborer le cahier des charges de la politique voyages et déplacements
    •Piloter l’activité voyage (communication interne, suivi du budget (1,5M€), reporting des dépenses, formation des outils aux utilisateurs) et être le garant du respect des règles
    •Maîtriser les coûts de voyage et réduire les coûts de traitement
    •Etre l’interlocuteur privilégié entre l’entreprise et l’agence de voyages, gérer les éventuels contentieux
    •Réaliser la veille technologique
    •Ecrire la politique parc automobile et la charte d’utilisation des véhicules de fonction (50 véhicules)
    •Analyser l’efficacité des procédures mises en place et effectuer des recommandations

  • S.T.A.E. (Groupe SECRE) - Chargée des moyens généraux - Direction Générale

    2008 - 2009 Lens (Activité : Sous-traitant travaux d'installation électrique - CA : 6M EUR - Effectifs : 80)
    •Suivre les assurances et gérer les sinistres : déclaration, montage des dossiers, expertise, travaux, indemnisation
    •Effectuer le suivi de la flotte automobile (80 véhicules) et téléphonie mobile (100 équipements) : attribution, renouvellement, restitution, optimisation, gestion des stocks
    •Etre le support logistique (gérer les fournitures, copieurs, affranchissements, salles de réunion, matériel, ...)
    •Assurer le suivi de la réalisation des différentes prestations de service et des contrats liés aux moyens généraux (échéances, budgétaire)

  • CHRU Lille - Chargée des conseils d'administration & responsable

    Lille 2003 - 2008 Direction Générale - CHRU - Lille (Activité : Soins de santé - Budget de fonctionnement : 1,090 Mrd EUR - Effectif : 13 700)
    •Coordonner les réunions mensuelles du conseil d’administration (ordre du jour, préparation des dossiers des Administrateurs, procès-verbaux)
    •Suivre les conventions de partenariat inter-hospitalier international (20) :
    - élaborer et mettre en œuvre les programmes d’échanges et de formation en lien avec les services médicaux et paramédicaux
    - rédiger les demandes de subvention auprès du Ministère des Affaires Etrangères, Conseil Régional (motivations, argumentation, objectif du financement et budget prévisionnel économique)
    - assurer le suivi et le respect des budgets et rédiger les comptes rendus techniques et financiers
    •Superviser l’activité d’une équipe (2 personnes)

  • ABX Logistics - Transport & Logistique - Assistante de direction

    2001 - 2003 Direction des Ressources Humaines régions Nord & Est
    •Organiser et préparer les réunions avec les partenaires sociaux (élaborer le calendrier annuel, réserver les salles de réunion, envoyer les convocations, rédiger les procès-verbaux)
    •Participez aux processus électoraux liés à la mise en œuvre de nouveaux mandats des partenaires sociaux.
    •Vérifier et valider les états de frais de déplacements
    •Suivre les visites médicales

  • ABX Logistics - Transport & Logistique - Assistante de direction

    1989 - 2001 Direction des services généraux
    •Rédiger les commandes des achats des moyens généraux, suivre les engagements des fournisseurs et vérifier les factures
    •Instruire et suivre les sinistres : auto, poids-lourds, engins de manutention, bâtiments

  • Maisons Norbat - Assistante administrative et commerciale non sédentaire

    1986 - 1989 Assistante administrative région Nord-Pas-de-Calais - Direction Commerciale
    Maisons NORBAT - Lille (Activité : Constructeur de maisons individuelles)
    •Assurer le suivi des dossiers clients : rédiger et suivre les demandes de financement et de permis de construire

  • Maisons Castor - Assistante administrative

    1985 - 1986 Assistante administrative région Nord - Direction Commerciale
    Maisons CASTOR (Group GEOXIA) - Wasquehal (Activité : Constructeur de maisons individuelles)
    •Assurer le suivi des dossiers clients : rédiger et suivre les demandes de financement et de permis de construire

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