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Viviane YOUNES

Montrouge

En résumé

J'ai su développer une large gamme de compétences grâce aux différentes personnalités avec lesquelles j’ai pu collaborer.
Outre les missions d'assistanat classique, j’ai pu réaliser des missions plus spécifiques telles que l'organisation d’événements, la réalisation de documents administratifs et de tableaux de bord…
Je souhaite, aujourd’hui, m’impliquer de manière durable au sein d’une entité qui me permettrait de partager mon expérience et mon savoir faire

Mes compétences :
Gestion
Coordination
Formation

Entreprises

  • GEROSCOPIE - Office Manager

    Montrouge 2013 - maintenant Organisation et coordination des informations externes et internes liées au fonctionnement de la structure :
    - Gestion des aspects pratiques et administratifs de l'agence : Assurer l'accueil téléphonique (filtrage des appels, suivis, redirection vers les membres de l'équipe) , Réception et traitement du courrier, (production / frappe / mise en forme de documents courants, classement/archivage)
    - Conception des outils de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, mise à jour)
    -Gestion de la facturation, trésorerie, relance des impayés,
    - Saisie comptable, déclaration de TVA,
    -Gestion des commandes et des abonnements, litiges commerciaux, retours clients,
    -Gestion des fournisseurs, suivi logistique,
    ,
  • Gobe - Assistante de Gestion

    Malakoff 2009 - 2013 Chargée de la gestion des engagements et de la réduction des coûts internes.
    Gestion - Administration et Finances :
     Responsable des relations avec les fournisseurs (prise de contact, négociation, devis, suivi des prestations, gestion et suivi des contrats, renouvellements...)
     Responsable de l’ensemble des achats et de la facturation (Prestataires, sous-traitants, client, relations avec le syndic…)
     Participation à l'élaboration et suivi des budgets financiers de l’agence
     Élaboration de tableaux de bord avec création d’indicateurs et remonté d’alertes
     Optimisation des outils de gestion et des procédures (Création, mise en place et diffusion)
     Responsable de la flotte de véhicules (130)
     Gestion des équipements

    Gestion organisationnelle :
     Mise en place de toute la structure de démarrage de l’agence (15 salariés en 2009, 140 en 2012)
     Organisation de manifestation pour l’agence
  • NOOS/NUMERICABLE - Coordinatrice des Achats - Direction Financière

    2004 - 2007 Chargée de professionnaliser la gestion des engagements et de réduire les coûts internes.
    Support opérationnel aux Directions :
    - Gestion des commandes (de la création au règlement)
    - Contrôle des factures et rapprochement des engagements déclarés et des factures comptabilisées
    - Gestion et suivi de la refacturation vers les câblo-opérateurs tiers
    - Gestion des cas de dysfonctionnement en collaboration avec les opérationnels et la comptabilité fournisseur
    - Mise à jour de tableaux de synthèse de dépenses et de suivi budgétaire.
    Optimisation et standardisation des process :
    - Création d’un référentiel fournisseurs commun à tous les utilisateurs d’Adonix, avec passage de 8.600 à 2.900 fournisseurs, soit une rationalisation ayant entraîné une baisse de - 66%
    - Professionnalisation de la fonction "Gestionnaire Administratif" : étude de l’activité Achat par Direction afin de déterminer le nombre utile de Gestionnaires (passés de 76 à 30, soit - 60%)
    - Création de documents à usage interne pour le suivi et la gestion des commandes
    - Rationalisation du poste "fournitures de bureau" chez Lyreco par la création d’un mini catalogue d’environ 160 références utiles
    - Administration d’Adonix (création des logins, des fournisseurs, des circuits de signatures et de requêtes-clôture comptables mensuelles, gestion des factures non parvenues)
    - Interface avec la DSI pour faire évoluer les fonctionnalités de gestion dans Oracle puis Adonix
    - Actions de contrôle pour faire appliquer les procédures, arbitrages pour fluidifier les process
    Création et animation de formations :
    - Création de modules de formation sur les ERP Oracle et Adonix pour les utilisateurs internes
    - Formation en groupe ou en individuel (environ 300 utilisateurs formés sur 2 ans)
    - Mise en place d'une "hot line" et d’un support en ligne
    - Animation d’un réseau de 20 gestionnaires sur le plan national afin de suivre l’activité Achat
  • UPC/NOOS - Assistante de Gestion - Direction Marketing

    2003 - 2004 En charge de la gestion des commandes et du contrôle budgétaire de la Direction Marketing.
    Achat d'espace publicitaire, de "flyers" et travaux d'imprimerie, et de toutes prestations utilisées par le service
    Mise en place d'un suivi budgétaire détaillé par poste de dépenses et campagne publicitaire
    Suivi du budget de la Direction Marketing en interface avec les opérationnels et le contrôle de gestion
    Planification des comités de pilotage et des réunions de suivi
  • UPC/NOOS - Assistante de Direction - Direction Technique - Service Ingénierie TV et Internet

    2001 - 2003 - Tenue d’agenda, gestion des appels, rédaction de courriers et de comptes-rendus, planification de réunions, gestion des salles de réunion
    - Organisation et gestion de l’administratif : notes de frais, congés, déplacements
    - Organisation de séminaires et manifestations diverses
  • NOOS - Gestionnaire de Stocks - Direction Commerciale - Service Logistique

    1998 - 2000 - Commandes auprès des fabricants (Sagem, Viaccess) des décodeurs, cartes numériques et filtres TV
    - Approvisionnement des petits câblo-opérateurs, boutiques et installateurs privés en province
    - Gestion du SAV et des retours

Formations

Pas de formation renseignée

Réseau