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ELOGIE
- Assistante Sûreté & Cadre de Vie
Paris
2015 - maintenant
* Préparation/ Conception
- Participer activement à l’élaboration des marchés nettoyage, vitrerie, débarras, 3D, boîtes aux lettres.
- Mise en œuvre des avenants liés au marché de nettoyage.
* Réalisation
- Prendre en charge le changement des boîtes aux lettres sur les groupes non équipés :
_ Contacter les services centraux de la Poste et les entreprises spécialisées,
_ Rédiger les courriers d’information aux locataires et aux gardiens.
- Moderniser les boîtes aux lettres des groupes déjà équipés.
- Rédiger les courriers et OS.
- Assurer le remplacement du personnel employé d’immeuble en cas d’absence, par l’élaboration et la mise en œuvre de contrats ponctuels avec les entreprises de nettoyage.
- Assurer la gestion de tâches ponctuelles demandées par le responsable du service Sûreté et Cadre de Vie.
* Coordination / Information
- Assurer l’accueil téléphonique, prendre les messages et traiter les réponses.
- Remplacer les autres assistants Sûreté et Cadre de Vie lors de leurs absences.
- Assurer la liaison et la communication avec les autres services.
* Suivi / Contrôle / Reporting
- Assurer le suivi sur l’ensemble du patrimoine dans les domaines suivants :
_ Nettoyage,
_ Débarras,
_ 3D,
_ Boîtes aux lettres.
- Elaborer tous les états de synthèse nécessaires au responsable du service Sûreté et Cadre de Vie pour un suivi de l’activité du service et en particulier ceux qui seront jugés opportuns pour les réunions de service, les arrêtés comptables semestriels et annuels.
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ELogie (ex-SGIM)
- Gestionnaire d'immeubles
2010 - 2015
Gestion de 2000 lots environ (logements et parkings).
Mise en location :
- gérer individuellement les dossiers des locataires entrants
- constituer les dossiers (fiche de déménagement, bons de visites, caution)
- préparer les dossiers pour passage en commission d’attribution avec avis
- création informatique de la demande de logement
- convoquer les locataires pour signature bail, réception des locataires
- quittancer lots/locataires
- établir l’état des lieux d’entrée
- suivre les historiques réservataires des logements
- suivre la date de relocation en liaison avec le service Technique
- contrôler le respect des délais de livraison en liaison avec le service Technique
Sortie locataire :
- prendre en compte les congés pour stopper le quittancement
- demander un état des lieux de sortie en liaison avec le service
Technique :
- établir la fiche du lot vacant
- établir le compte de départ/régularisation
- gestion des réclamations
- Interface client/service Technique
- Réponses écrites sur les désordres
Mise en exploitation nouvel immeuble :
- entrer les données immeubles, clés de répartition des charges informatiques
- mettre en location le programme neuf
- préparer les dossiers pour passage en commission d’attribution avec avis
- visites des immeubles avec les inspecteurs techniques
- mise en location des parkings
Relation avec les locataires :
- téléphones, courriers et rendez-vous
- assurer l’accueil téléphonique et public de l’antenne
- comptabiliser les espèces lors de règlements au siège social
- mise en place des prélèvements
- répondre aux demandes de renseignements (locatif, organismes tiers)
- faire les attestations et mises à jour des imprimés C.A.F.
- loca-pass
- contrôler les avis d’échéance et envoi
- gérer les échanges
- réception des associations
Aspect comptable :
- régulariser les charges récupérables et des consommations individuelles d’eau, de chauffage (contrôle de cohérence des consommations d’eau)
- facturer ponctuellement (états des lieux de sortie, réparations locatives)
- être responsable de la procédure de pré-contentieux sur ses groupes d’immeubles (préparation informatique, contrôle et purge de la relance informatique)
- faire des relances plus personnalisées (accords délais de paiement)
- suivre le pré-contentieux des locataires sortis
- mission diverses
- sorties loi 48
- hausse de loyer article 17c
- sous-locations etc.…
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SGIM
- Assistante Gestion Locative
2009 - 2010
Tâches de secrétariat classique (gestion des appels téléphoniques et des agendas, frappes diverses – courriers, comptes-rendus, gestion des appels téléphoniques, etc. – classements divers).
Mise en place des modèles de courriers pour le service, de plannings. Mise à jour de supports de travail (bible gestion locative, dictionnaire permanent).
Gestion des locaux commerciaux vacants. Gestion des bips parking et clés de proximité de certains immeubles.
Aide ponctuelle auprès des différentes antennes.
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Sempariseine
- Secrétaire technique rattachée à la Direction de la Construction
PARIS
2007 - 2009
Tâches de secrétariat classique (gestion des appels téléphoniques et des agendas, frappes diverses – courriers, comptes-rendus, lettres de commandes, etc. – classements divers).
Conception de dossiers spécifiques (dossiers de fin de chantier, reportages photographiques) et de tableaux récapitulatifs.
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LIXY COM
- Cogérante, attachée commerciale et administrative
2005 - 2007
Création de la société, mise en place et suivi du secrétariat, de la comptabilité de base, de la gestion, et suivi commercial : prospection et suivi clientèle.
Assistance à la mise en place de la communication, de la publicité interne et externe et de la clientèle.
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SEMEA15
- Divers postes de secréraire
2000 - 2005
Pour l’ensemble des postes : tâches de secrétariat classique (gestion des appels téléphoniques et des agendas, frappes diverses – courriers, comptes-rendus, etc. – classements divers).
Plus spécifiquement :
12/2003 à 05/2005 : secrétaire rattachée au pôle marché : suivi des dossiers de marchés et d’appels d’offres (plannings, publicités, gestion des candidatures, préparation des commissions)
03/2002 à 12/2003 : secrétaire technique rattachée à la Direction de la Construction : gestion des fournitures. Mise en place de l’arborescence du serveur du service.
09/2001 à 03/2002 : secrétaire polyvalente rattachée aux services technique et gestion ouvrage dalle : Gestion des fournitures. Notamment pour la gestion ouvrage dalle : mise en place et gestion d’un classement pour le responsable, remplacement de la secrétaire, gestion des procurations pour le renouvellement des baux de parkings.
06/2000 à 09/2001 : secrétaire polyvalente rattachée aux services comptable, gérance, et foncier : tâches de comptabilité : saisie informatique et rapprochements bancaires.
03/2000 à 06/2000 : secrétaire polyvalente rattachée au service administratif : gestion du courrier et du standard.
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Virtual Vision
- Assistante de direction
1998 - 1999
Tâches de secrétariat : courrier, gestion des appels téléphoniques, gestion des agendas, gestion du personnel,…
Tâches comptable : devis, commandes, factures, comptabilité générale,…
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EDF – direction des Etudes et Recherches
- Assistante de direction
Paris
1996 - 1998
Tâches de secrétariat : saisies diverses, courriers, gestions des appels téléphoniques, des agendas, et du personnel ; organisation et gestion du secrétariat, etc…
