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European Society of Cardiology
- Superviseur Pôle Administration / Coordination
BIOT
2016 - maintenant
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European Society of Cardiology
- Assistante du département EORP
BIOT
2014 - maintenant
- Assistanat administratif bilingue du département (11 personnes – langue de travail : anglais)
- Mise en forme de documents (Word, PowerPoint)
- Organisation de réunions et voyages
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Adecco
- Assistante recrutement stagiaire
Villeurbanne
2013 - 2014
- Accueil physique et téléphonique des candidats et intérimaires.
- Identification des besoins en recrutement des clients et prospects : descriptif de poste, environnement de travail, sécurité, rémunération, contraintes légales…
- Réalisation d'entretiens téléphoniques de pré-sélection
- Proposition et valorisation, auprès des clients, des compétences des candidats sélectionnés.
- Garantie de la fiabilité des éléments administratifs nécessaires à l’activité de l'agence, à la mise à disposition des collaborateurs et au bon déroulement des missions.
- Gestion du suivi et mise à jour de la base de candidatures.
- Gestion des relations entre l'agence et le centre de services qui traite les paies des collaborateurs et la facturation afin de garantir un service administratif de qualité aux clients
et aux candidats.
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L'Agence du Secrétariat
- Assistante administrative et bureautique indépendante (dirigeante)
2012 - 2013
Je dispose des compétences suivantes :
Secrétariat :
Gestion du courrier
Saisie et mise en forme de documents
Relecture, vérification et correction orthographique de documents
Classement, archivage
Facturation
Retranscription audio
Assistanat de direction :
Tenue d’agenda, gestion de planning
Tri des e-mails reçus
Organisation de déplacements et réunions
Création et tenue de tableaux de bord
Réalisation de supports de communication percutants
Préparation des rendez-vous
Prise de notes et rédaction de compte-rendu
Assistanat au recrutement :
Saisie des annonces sur internet
Réception et tri des candidatures
Convocation des candidats, organisation des entretiens
Traitement des candidatures (envoi des réponses, archivage des candidatures)
Formation aux outils bureautiques
Bureautique :
Pack Office 2010
OpenOffice
Lotus Notes
SAP
Reference Manager
Internet
Langues :
Anglais : pratique professionnelle à l’écrit et à l’oral
Russe : notions
Et des qualités suivantes :
confidentialité
goût du travail bien fait
rigueur
recherche de la satisfaction client
professionnalisme
Rapidité d'exécution
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SANOFI PASTEUR MSD
- Assistante d'équipe bilingue
Paris
2007 - 2012
Assistante du département Market Access (6 personnes dont un Directeur Exécutif) :
- Tenue des agendas (prise de rendez-vous, organisation de réunions simples et complexes, webmeetings)
- Organisation des déplacements et réunions, en France et en Europe
- Réalisation de présentations percutantes sous PowerPoint avec aide à l'expression de l'idée recherchée
- filtrage téléphonique (français et anglais)
- Travail sur des documents longs complexes sous Word
- création et mise à jour de documents Excel (tableaux, graphiques)
- Recherches et insertion de références médicales dans des documents Word, création de base de références, via le logiciel Reference Manager
- Saisie des notes de frais
- Tenue du budget de la section Market Access (extraction de données via SAP et utilisation d'un tableau Excel)
- Saisie de commandes sur SAP
- Toutes autres tâches de secrétariat
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KEZIA
- Assistante
Rillieux la Pape
2006 - 2007
- Accueil physique et téléphonique en français et anglais (clients et fournisseurs)
- Réception, analyse et traitement de l’ensemble du courrier entrant de la société
- Organisation des déplacements de l’ensemble du personnel France et Europe
- Assistanat ponctuel du Directeur Général (travaux administratifs divers)
- Gestion documentaire de l’ensemble de la documentation juridique et commerciale, clients et fournisseurs
- Gestion des fournitures du Siège Social
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FORTIS ASSURANCES
- Assistante Régionale
2004 - 2005
- Reporting commercial hebdomadaire auprès du Délégué Régional et de la Direction Commerciale
- Réception et tri du courrier et des appels téléphoniques
- Tenue de tableaux de bord
- Organisation des déplacements des collaborateurs de la région (billets de train/avion, hôtels…)
- Réalisation de présentations sous Powerpoint
- Frappe de tous types de documents
- Interface avec les Services du Siège
- Gestion administrative des collaborateurs de la région conjointement avec la DRH au Siège (arrêts maladie, congés, visites médicales, notes de frais, embauches / départs)
- Commandes de fournitures et suivi du budget
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ADM.A
- Assistante
2004 - 2004
- Secrétariat : accueil physique et téléphonique, tri et distribution du courrier, tenue des agendas des consultants, prise de rendez-vous, enregistrement des candidatures, organisation des entretiens
- Organisation des déplacements des consultants (train/avion, bureaux)
- Frappe et mise en forme de documents (contrats de missions, comptes-rendus d’entretiens)
- Saisie des annonces sur les différents sites d'emploi sur Internet
- Dépouillement des tests passés par les candidats
- Facturation
- Commandes de fournitures
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CABINET D'AVOCATS P. SEIGLE & ASSOCIES
- Secrétaire
2003 - 2003
- Retranscription de documents juridiques (conclusions, assignations, courriers) à partir d’enregistrements sur dictaphone
- classement
- Traduction de mails de l’anglais au français
- Accueil et standard
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GROUPAMA RHONE-ALPES AUVERGNE
- Assistante
Lyon
2001 - 2003
- Secrétariat : accueil des candidats, filtrage téléphonique, tri et distribution du courrier, tenue d’agenda, classement des dossiers
- Gestion administrative des candidatures
- Organisation des entretiens (réservation de salle, convocations)
- Contrôle des stocks de fournitures, commandes et suivi du budget
- Gestion des visites médicales (convocations, mise à jour de la base de données (550 pers.))
- Réalisation de présentations sous PowerPoint
- Réalisation de statistiques sur les ressources humaines du Siège entre 1998 et 2001
- Tenue d'un tableau de bord du budget de la section budgétaire "Recrutement"
