FLES de Paris
- Assistante de direction
2004 - 2007
Fiche de poste :
ACCUEIL / INFORMATION / COMMUNICATION
Accueillir le public :
-?Accueillir, prendre en compte tout public qui s’adresse à la structure : les bénéficiaires
de contrats aidés, les employeurs, les partenaires extérieurs…
-?Gérer le flux, c’est-à-dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la structure.
Écouter et recueillir la demande :
-?Recueillir les informations en provenance des bénéficiaires de l’action, des employeurs,
des partenaires.
-?Sélectionner et transmettre cette information en interne (conseillers ou direction).
-?Informer le public et les partenaires sur le rôle et le fonctionnement de la structure, ses domaines d’intervention, etc.
-?Orienter le public ne relevant pas des missions de la structure vers le partenaire externe répondant à leur situation.
-?Proposer une plage de rendez-vous pour un entretien, une réunion d’information collective, une action particulière, en fonction des plannings de la structure et de la disponibilité de la personne. Le cas échéant, confirmer l’inscription par écrit.
-?Apprécier le degré d’urgence d’une demande et la gérer en adaptant les emplois du temps.
Participer à l’élaboration de supports de communication :
-?Participer à l’élaboration de supports de communication interne ou externe : publication, site internet, fiche descriptive, affiche, exposition, plaquette…
-?participer à des manifestations extérieures : rencontres, forums, colloques…
Assurer la mise en œuvre technique de la communication :
-?Faire réaliser des supports de communication : entretenir des relations avec les prestataires, présenter un projet, négocier les tarifs, passer une commande…
-?Coordonner la remontée d’information auprès des différents collègues de la structure, voire des partenaires, pour concevoir, ensuite, des supports de communications internes ou externes.
ADMINISTRATION
Effectuer des travaux administratifs :
-?Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l’enregistrer, le répartir ou le classer, l’affranchir ; éventuellement le porter pour affranchissement et postage.
-?Traiter les télécopies, départ et arrivée : les réceptionner, les envoyer, les remettre aux destinataires, les classer, contrôler les historiques.
-?Exécuter des travaux de dactylographie ; Relire et corriger des écrits ; Rédiger des correspondances courantes et des courriers spécifiques et/ou personnalisés, comptes-rendus, rapports.
-?Diffuser des comptes-rendus et procès-verbaux de réunions aux destinataires.
-?Élaborer des supports de travail sur informatique en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de donnée…
-?Mettre en forme les documents produits par la structure suivant la charte graphique.
-?Classer, archiver ou supprimer les documents de la structure relatifs à l’activité, au personnel…
Planifier, assurer la logistique :
-?Tenir les agendas, les cahiers de rendez-vous, gérer les plannings.
-?Assurer la préparation matérielle des réunions et des manifestations extérieures : invitation/convocation, disposition du mobilier, restauration, dossiers à remettre…
-?Organiser les déplacements à l’extérieur : réserver l’hôtel, commander les billets de transport.
-?Gérer un stock de fournitures : repérer les manques, recueillir les besoins du personnel, accueillir les représentants, sélectionner les fournisseurs, effectuer les commandes, contrôler les livraisons et les facturations, faire les achats.
-?Entretenir les relations avec les fournisseurs (EDF, France Télécom, chauffagiste…) et suivre la maintenance des équipements.
Assurer un suivi administratif :
-?Constituer et mettre à jour les dossiers des bénéficiaires, en recherchant l’information si nécessaire. Saisir les données du dossier administratif dans le logiciel et effectuer les
mises à jour nécessaires. Faire des requêtes sur la base de données.
-?Faire les invitations et convocations. Faire les relances téléphoniques.
Gérer la vie de la structure :
-?Réaliser des tableaux de suivi et d
