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École des Métiers de l'Imprimerie
- Assistante administrative et commerciale
2011 - 2011
Au sein de l'Ecole des Métiers de l'Imprimerie, dont la vocation est de former des personnes aux métiers des Industries Graphiques, j'étais en charge de la gestion administrative et commerciale du service Formation Continue, avec le Responsable du service, Luc Lecerf.
CONTEXTE DE TRAVAIL :
Les demandes de formation émanaient :
- d'entreprises ayant besoin de former leurs salariés (pour leur permettre de détenir une ressource humaine compétente et adaptée à l'outil de production et à l'organisation de l'entreprise)
- de particuliers qui souhaitaient se reconvertir ou se perfectionner
MES PRINCIPAUX COLLABORATEURS :
- en interne : les stagiaires de la formation continue, les commerciaux, les formateurs, le personnel du service comptabilité
- en externe : les futurs stagiaires ou stagiaires potentiels, les chefs de service des entreprises dont les salariés étaient stagiaires ou futurs stagiaires, les employeurs des stagiaires en contrat de professionnalisation, les organismes de gestion OPCA.
Voici les missions que l'ai effectuées :
ASSISTANAT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL :
- Gérer l'accueil physique, téléphonique et par messagerie électronique
- Filtrer les appels et les accueils physiques de mon Responsable ; lui transmettre les messages
- Effectuer les relances téléphoniques auprès des personnes qui avaient déjà contacté le service pour s'inscrire à une formation
- Elaborer et saisir différents documents administratifs : devis de formation, conventions de formation, contrats de professionnalisation, divers courriers
- Envoyer des dossiers d'inscription selon le choix et les modalités de la formation envisagée (avec plaquettes de formation, planning et devis personnalisé, …)
- Mettre à jour des tableaux (données de suivi d'activité commerciale, plannings de formation)
- Transmettre aux formateurs et aux commerciaux les informations concernant chaque futur stagiaire (le type de formation, le statut du stagiaire, le planning de formation « à la carte ») et un récapitulatif par module de formation
ACCOMPAGNEMENT ET CONSEIL EN FORMATION CONTINUE :
- Réceptionner les demandes de formation :
des entreprises, par des entretiens téléphoniques et des échanges par courriels
des particuliers, par des entretiens que je menais « en face à face »
- Analyser le parcours et les besoins de formation, pour chaque candidat, afin de comprendre et apprécier son choix d'orientation, ses motivations, sa connaissance des débouchés professionnels, …
- Conseiller, de manière adéquate et pertinente, chaque candidat en proposant un plan de formation individualisé (« à la carte »)
- Accompagner les futurs stagiaires en contrat de professionnalisation dans leurs démarches administratives et de recherche d'emploi (mise en relation avec les employeurs potentiels, aide pour rédaction de CV et lettres de motivation, simulations d'entretiens, ...)
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Secours Populaire Français
- Assistante comptable
Paris
2010 - 2010
Au sein du SPF de la la Roche sur Yon, j'étais en charge de la gestion administrative et comptable de la fédération de Vendée et de celle de ses 9 antennes départementales. J'ai effectué les missions suivantes, en étroite collaboration avec la comptable, Catherine Lucas :
SECRETARIAT / ASSISTANAT ADMINISTRATIF :
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du service comptabilité
- Tenir le standard de la fédération, lors des absences de la secrétaire
- Etablir des dossiers administratifs pour les nouveaux bénéficiaires
- Rédiger, saisir et envoyer le courrier
- Trier et classer des documents administratifs et comptables
COMPATBILITE / GESTION / TRESORERIE :
- Proposer, concevoir et mettre à jour un échéancier fournisseurs sous Excel (car tout était effectué manuellement avant mon arrivée)
- Suivre les dossiers de demandes de subventions (vérifier les dossiers ; renouveler les demandes auprès des structures et les relancer par téléphone si besoin ; mettre à jour le tableau de suivi des subventions reçues et en attente)
- Comparer et analyser le budget prévisionnel avec le budget réalisé
- Elaborer des synthèses de documents budgétaires (tableaux, graphiques, notes de synthèse) et les transmettre à la direction départementale et nationale
- Assurer la gestion administrative et fiscale des dons (avec le trésorier)
- Suivre l'état du stock d'approvisionnement en denrées alimentaires ; répartir et distribuer dans les 9 antennes du département
- Préparer les écritures comptables de l'enregistrement des factures
- Régler les fournisseurs, par chèques ou virements, et selon l'échéancier en cours
- Préparer les remises de chèques et les remettre en banque
- Effectuer les rapprochements bancaires (quotidiens)
- Vérifier la tenue des journaux de caisse (manuels) des 9 antennes
- Saisir l'intégralité des écritures comptables sur Ciel compta – version « associations » (dans les journaux de banque, caisse, ...)
ACTION SOCIALE / RELATION D'AIDE :
- Accueillir les personnes, cerner leur situation, les informer et les orienter vers des structures sociales ou médico-sociales en leur donnant leurs coordonnées
- Aider les bénéficiaires de l'aide alimentaire dans leurs démarches administratives
- Préparer des « colis d'urgence » pour des nouveaux bénéficiaires de l'aide alimentaire
- Apporter un soutien psychologique et une aide matérielle auprès des sinistrés de l'Aiguillon-sur-Mer et les communes avoisinantes, après la tempête Xynthia (en effectuant des visites à leur domicile ou dans leur lieu de relogement ponctuel ; en leur apportant une écoute attentive et empathique ; en leur distribuant des produits d'hygiène, des consommables, des denrées alimentaires, du mobilier, des appareils électroménagers, …)
EVENEMENTIEL / GESTION DE PROJET :
(en collaboration avec le service Communication, sur 2 jours)
- Préparer et organiser la journée de deux événements (la journée de distribution des oeufs de pâques et celle d'une pêche à la ligne pour les enfants)
- Participer à la conception d'une affiche pour annoncer un événement (la journée de distribution des oeufs de pâques)
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Wala france
- Assistante administrative et commerciale
2009 - 2009
Au sein du service commercial du siège social de Wala France, situé à Charenton-le-Pont (94220), j'étais en charge de la gestion administrative et commerciale des cosmétiques Dr. Hauschka sur le territoire français, avec la Responsable du service, Sandra Rodrigues.
Voici les missions que j'ai effectuées :
- Gérer l'accueil du service commercial par téléphone et par messagerie électronique
- Filtrer les appels de ma Responsable ; lui transmettre les messages
- Gérer les litiges commerciaux avec les clients (en partenariat avec le Service Clientèle)
- Rechercher du matériel pour les animations soins (chaises, fauteuils relax, tabourets, bassines en inox) ; mettre en place le budget nécessaire
- Calculer le prix de revient et le seuil de rentabilité des soins Dr. Hauschka
- SUIVRE ET ANALYSER L'ACTIVITE COMMERCIALE :
Effectuer des entretiens téléphoniques hebdomadaires avec chaque commercial ;
Trier les données inscrites sur les « fiches tournées » manuscrites des commerciaux ;
Saisir, dans un tableau de suivi, les données recueillies sur les « fiches tournées » ;
Mettre à jour le fichier « suivi clients par commercial » (sur Excel) ;
Mettre à jour la base de données clients et prospects (sur un logiciel de gestion commerciale : 8sens) ;
Suivre l'objectif à atteindre par région commerciale et mettre en place des outils nécessaires pour réussir à l'atteindre (tableaux, conseils, échanges avec les commerciaux sur leur façon de travailler, élaboration de mise en situation et simulation d'« entretiens avec la clientèle » lors des entretiens téléphoniques hebdomadaires et des séminaires)
- CALCULER DES CHIFFRES D'AFFAIRES (CA) MENSUELS (mission réalisée 7 fois) :
Extraire les données des ventes directes, à partir du logiciel 8sens ;
Récupérer et trier les CA transmis par un cinquantaine de grossistes ;
Elaborer des tableaux récapitulatifs sur Excel (pour chaque commercial) ; les transmettre à ma Responsable et à chaque commercial ;
Calculer les commissions sur ventes pour chacun des commerciaux ; et transmettre ces éléments au service des Ressources Humaines et à la Direction Administrative et Financière
- REALISER DES ETUDES COMMERCIALES TRIMESTRIELLES selon deux méthodes (j'ai effectué 3 études) :
Exporter les données des ventes directes, à partir du logiciel 8sens ;
Récupérer et trier les CA transmis par les grossistes (une cinquante de grossistes répartis sur trois grandes plateformes) ;
Calculer les CA trimestriels des ventes directes et ceux des grossistes (par client, par région commerciale, par département et par produit) en créant des tableaux récapitulatifs sur Excel, des graphiques et des cartographies par zone commerciale ;
Comparer les CA trimestriels avec ceux des trois dernières années (selon les mêmes critères) ;
Elaborer un palmarès des ventes de produits ;
Préparer un compte rendu et une présentation de l'étude trimestrielle (sur PowerPoint)
- ORGANISER DES SEMINAIRES COMMERCIAUX (mission réalisée 2 fois) :
Programmer une date (en croisant les disponibilité des commerciaux et animatrices) ;
Planifier les déplacements (réserver les billets de train, chambres d'hôtels, restaurants) ;
Préparer les deux journées du séminaire (réserver une salle à l'extérieur de l'entreprise, mettre en place le matériel nécessaire à la présentation avec le PowerPoint que j'avais réalisé) ;
Prendre des notes pendant la présentation du séminaire ;
Elaborer un compte rendu de celui-ci et le transmettre à ma Responsable
- ELABORER UN MAILING D'OFFRES PROMOTIONNELLES pour la clientèle (mission réalisée 2 fois) :
Participer à la création graphique et rédactionnelle de l'offre (en partenariat avec le service Marketing – Communication) ;
Mettre en forme le projet final ; imprimer le mailing, vérifier les documents, imprimer les étiquettes pour les adresses des clients, mettre sous pli et affranchir.
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Ville de Rezé
- Assistante comptable, budgétaire et financière
2008 - 2008
Au sein de la Direction de l’Action Culturelle de la Ville de Rezé, qui est un service municipal, j'étais en charge de la gestion administrative et financière du service.
CONTEXTE DE TRAVAIL :
Le service coordonne les activités des bibliothèques, assure le suivi des fouilles archéologiques, des arts plastiques et de la valorisation du patrimoine. Il coordonne également une liaison avec la vie associative, la BaraKaSon et la gestion du théâtre municipal.
Voici les missions que l'ai effectuées :
- Préparer le budget prévisionnel annuel ; le suivre tout au long de l'année selon les délais fixés
- Elaborer et soumettre des décisions modificatives sur le budget
- Suivre les demandes de subventions associatives (vérifier les dossiers ; élaborer, saisir et envoyer les courriers d’attribution ou non de subvention ; mettre à jour le tableau de suivi des subventions)
- Suivre les demandes de subventions d'investissement (mettre à jour les tableaux de CEL, CTL et contrats de Ville ; préparer, saisir et envoyer les lettres de notification, après le vote du budget)
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du service (avec une autre collègue)
- Rédiger, saisir et envoyer le courrier
- Trier et classer des documents administratifs et comptables
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Ville de Rezé
- Assistante de direction
2007 - 2008
Au sein de la Direction de l’Action Culturelle de la Ville de Rezé, qui est un service municipal, j'étais en charge du secrétariat de direction et de l'assistanat administratif du service culture.
Voici les missions que j'ai effectuées :
1/ Secrétariat de direction / administration générale du service :
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du service
- Gérer l'agenda de la Directrice du service, Stéphanie Béziau-Ravard (planifications Outlook, prise de rendez-vous, organisation des réunions, ...)
- Suivre et mettre à jour le fichier d'adresses des partenaires de la direction
- Préparer et coordonner des réunions et commission pour le service Culture (convocations, envoi des ordres du jour, préparation à la rédaction des comptes-rendus, …)
- Préparer les notes au conseil d'administration et les délibérations au conseil municipal ; et les transmettre en interne aux différents services concernés
- Déclarer les recettes spectacles à la SACEM et SACD
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant (enregistrement des réponses, rédaction, saisie et envoi)
- Trier, classer et archiver des documents administratifs (en fonction du plan de classement du service)
- Gérer le stock de fournitures de bureau du service (et passer les commandes en fonction des besoins).
2/ Coordination de manifestations et d'événements culturels :
- Coordonner, avec les services internes (notamment les services techniques et règlementation) et les partenaires extérieurs, des événements tels que le cinéma plein air, le festival Scopitone, les journées du patrimoine.
3/ Suivi de gestion de salles :
- Gérer l’utilisation et le fonctionnement du théâtre municipal (planning du théâtre, réservations, contrats, facturations, suivi du temps de travail des techniciens du théâtre, …), dans un partenariat avec les collègues techniciens, les associations et les structures utilisatrices (EMMD, Arc, Aria)
- Assurer la gestion de l'appartement 603 dans le cadre des résidences d'artistes (planning d'utilisation du lieu, états des lieux, suivi de l'entretien, …).
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Les Pêcheries Océanes - Groupe POMONA Terre Azur et Mareyage
- Assistante comptable
2007 - 2007
Au sein des Pêcheries Océanes (Groupe POMONA Terre Azur et Mareyage), située à Nantes (44000) et dont le secteur d'activité est l'agro-alimentaire, voici les missions dont j'ai été en charge :
- Gérer l'accueil téléphonique du service
- Rédiger, saisir et envoyer le courrier sortant
- Trier et classer des documents administratifs et comptables
- Assurer la comptabilité courante (clients et fournisseurs)
- Effectuer les relances impayés clientèle
- Etablir les déclarations de TVA
- Elaborer le suivi de trésorerie, l'analyse financière et les comptes prévisionnels (tableaux de bord, rapprochements bancaires, calculs de coûts, marges, budgets) et transmettre, à la Direction
- Administrative et Financière, les divers documents réalisés.
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Ets Binet Philippe (garage automobile)
- Comptable (remplacement gérante)
2006 - 2007
Au sein, de l'Ets Binet Philippe, situé à Machecoul (44270) et dont le secteur d'activité est l'entretien et la réparation de véhicules automobiles (légers et lourds), spécialisé en tachygraphie pour les poids lourds, j'ai occupé les fonctions de remplacement de la gérante, qui était en arrêt maladie. Voici les missions que j'ai effectuées :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique de l'entreprise
- Gérer le courrier entrant et sortant (rédaction, saisie et envoi du courrier)
- Trier et classer des documents administratifs et comptables
- Suivre la gestion administrative et comptable du personnel (deux salariés)
- Effectuer les déclarations fiscales (liasse fiscale, TVA)
- Etablir un inventaire du matériel et des immobilisations
- Assurer les travaux de comptabilité courante (clients et fournisseurs)
- Suivre la trésorerie (rapprochements bancaires, échéancier fournisseurs et clients)
- Effectuer les relances impayés clientèle
- Elaborer l'analyse financière (calculs de coûts, marges) et élaborer des budgets prévisionnels
- Clôturer l'exercice en préparant le Bilan et le Résultat pour l’Expert Comptable.
