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Elina GUTTIN

PARIS LA DEFENSE

En résumé

J'exerce des fonctions d'assistante gestion depuis 20 ans. Mes attributions m'apportent aujourd'hui une polyvalence et une véritable expertise pour assurer la qualité du secrétariat et de la gestion :

- En effectuant un suivi relationnel avec les clients, les fournisseurs et les salariés de l'entreprise.
- En gérant, l'ensemble du secrétariat : gestion plannings, agendas, appel d'offres dématérialisés, devis et contrats, facturation, suivi de dossiers, courriers, publipostages, ...
- En réalisant des travaux de gestion (tableaux de bord, reporting, gestion prorata).
- En réceptionnant et en filtrant les appels téléphoniques avec une prise en compte des demandes des personnes,
- En veillant à la confidentialité des informations, la conservation de fichiers et le classement des archives,


Mes atouts personnels sont aussi :

- Une rigueur dans l'organisation, les délais et objectifs à tenir, ce qui me permet de gérer les priorités au quotidien,
- Une discrétion pour protéger les aspects confidentiels de certains dossiers,
- Une diplomatie et un excellent sens du relationnel pour faciliter les échanges et le travail en équipe.

Mes compétences :
Assistante
Secrétaire
Bâtiment
Comptabilité
Gestion
Association loi 1901

Entreprises

  • Suez - Assistante

    PARIS LA DEFENSE 2018 - maintenant  Assistanat commercial
    • Téléchargement des DCE pour appel d’offres « Marchés publics »
    • Gestion du tableau de bord des appels d'offres
    • Établissement des candidatures et/ou offres et envoi sous format dématérialisé
    • Aide à l'établissement de fiches illustrées des différents projets réalisés et attestations OPQBI

     Gestion administrative et financière des affaires
    • Création des comptes d’exploitation dans le logiciel de gestion analytique ;
    • Etablissement et suivi des documents marchés (OS, contrats, avenants, sous-traitance…)
    • Vérification et diffusion des compte-rendus techniques internes et externes ;
    • Facturation clients (établissement des situations à l'avancement, calcul de révision de prix et actualisation, Décompte Général Définitif et dépôt et réception des factures sous Chorus)
    • Recouvrement Clients et reporting mensuel du suivi des impayés client à l'échelle de l'Agence NNP
    • Réception et dépôt des factures entreprises travaux sur Chorus
    • Mise à jour du carnet de commande : suivi des affaires pour le Pôle de Caen

     Gestionnaire de site
    • Dépouillement et enregistrement du courrier ;
    • Gestion des déplacements, réunions ;
    • Gestion du classement et de l’archivage ;

  • N.I.S Neill Ingénierie Services - Assistante de direction

    2016 - 2018 Gestion des appels d'offres
    - Veille annonces
    - Elaboration et suivi du traitement des dossiers

    Assistance des chargés d'opération
    - Gestion administrative des dossiers d'appels d'offres
    - Rédaction des comptes rendus
    - Suivi administratif et financier des marchés "entreprises"

    Comptabilité
    - Clients : gestion des contrats et de la facturation
    - Fournisseurs : règlements
    - Banques : tableaux de bord / trésorerie

    Gestion sociale
    - Gestion des temps, dossiers salariés, variables de paie, virement salaires
    - Gestion des frais de déplacements

  • Guy Hoquet L immobilier - Assistante de Copropriété

    Gentilly 2016 - 2016 Préparation et suivi d'Assemblées Générales
    Gestion des contrats d'entretien, des ordres de services, des devis, sinistres et travaux des immeubles,
    Mise à jour des carnets d'entretien
    Connaissances juridiques et du logiciel : ICS & ASSEMBLEE

  • Laforêt Immobilier - Stage Chargée gestion locative

    PARIS 2016 - 2016 - Prospection téléphonique,
    - Gestion publicitaire, visites,
    - Sélection des candidats,
    - Etats des lieux entrées et sorties,
    - Rédaction baux
    - Suivi des dossiers locataires et bailleurs.

    Logiciel PERICLES

  • ZAFFIRO - ASSISTANTE TRAVAUX ADMINISTRATIVE ET GESTION

    2014 - 2015 ASSISTANTE TRAVAUX, ADMINISTRATIVE et DE GESTION

    > ADMINISTRATIF :

    - Traitement de l'ensemble du secrétariat (publipostages, rédaction de courriers et de comptes rendus),
    - Gestion des mails
    - Accueil physique et téléphonique
    - Relance client par courrier et téléphone
    - Gestion du personnel intérimaire (demandes, contrats, pointages d'heures)
    - Réalisation et suivi d'enquêtes de satisfaction

    > TRAVAUX :

    - Gestion des Dossiers d'Appels d'offres
    - Gestion des demandes d'agrément de sous-traitance
    - Etablissement des déclarations préalables,
    - Constitution des marchés des entreprises et des avenants
    - Etablissement des DOE
    - PV de réception et de levée des réserves

    > COMPTABILITE/GESTION :

    - Facturation client
    - Suivi tableaux de bord, reporting, tableaux croisés dynamiques, statistiques, graphiques,
    - Gestion des prorata (convention et facturation, suivi)
    - Comptabilité analytique (sage) : enregistrement écritures comptables, règlements et remises de chèques,

  • Abscis-bertin Construction - Assistante Travaux

    Bretteville sur Odon 2010 - 2013 * Secrétariat courant :

    - Accueil téléphonique et physique
    - Rédaction des courriers et renseignements fournisseurs / clients
    - Gestion des Dossiers d'Appels d'offres
    - PV de réception et de levée des réserves
    - DOE.

    * Gestion administrative des dossiers :

    - Constitution des marchés des entreprises et des avenants
    - Comptes-rendus
    - Gestion des demandes d'agrément de sous-traitance
    - Etablissement des déclarations préalables.


    * Gestion financière des dossiers :

    - Etablissement de la facturation et du tableau de suivi des paiements
    - Etablissement des DGD

    * Gestion financière de l'entreprise / Règlement fournisseurs :

    - Facturation client
    - Relance facturation.

  • Système U Nord-Ouest - Assistante du Secrétaire Général

    VENDARGUES 2008 - 2008 Gestion de dossiers, plannings, d’agendas,
    Préparation de réunions et déplacements,
    Accueil physique et téléphonique (filtrage),
    Traitement et suivi du courrier,
    Gestion du personnel.

    Intérim 6 mois.

  • Association GARDE - Secrétaire de Direction

    2001 - 2007 Gestion de dossiers, plannings, d’agendas,
    Élaboration de budgets,
    Gestion du personnel (20 personnes)
    Préparation de réunions et déplacements,
    Contacts avec annonceurs/partenaires,
    Accueil physique et téléphonique (filtrage),
    Traitement et suivi du courrier,
    Encadrement de stagiaires.

  • LYCEE DUMONT D'URVILLE - SECRETAIRE D'INTENDANCE

    Maurepas 2000 - 2001 Secrétariat courant, Gestion du personnel et du service d'intendance.

  • BOSCH Mondeville - SECRETAIRE

    1999 - 1999 Gestion de plannings,commande de pièces (gestion de stock), secrétariat courant

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Réseau

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