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Elina GUTTIN

PARIS LA DEFENSE

Electionseuropéennes 2024

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En résumé

J'exerce des fonctions d'assistante gestion depuis 20 ans. Mes attributions m'apportent aujourd'hui une polyvalence et une véritable expertise pour assurer la qualité du secrétariat et de la gestion :

- En effectuant un suivi relationnel avec les clients, les fournisseurs et les salariés de l'entreprise.
- En gérant, l'ensemble du secrétariat : gestion plannings, agendas, appel d'offres dématérialisés, devis et contrats, facturation, suivi de dossiers, courriers, publipostages, ...
- En réalisant des travaux de gestion (tableaux de bord, reporting, gestion prorata).
- En réceptionnant et en filtrant les appels téléphoniques avec une prise en compte des demandes des personnes,
- En veillant à la confidentialité des informations, la conservation de fichiers et le classement des archives,


Mes atouts personnels sont aussi :

- Une rigueur dans l'organisation, les délais et objectifs à tenir, ce qui me permet de gérer les priorités au quotidien,
- Une discrétion pour protéger les aspects confidentiels de certains dossiers,
- Une diplomatie et un excellent sens du relationnel pour faciliter les échanges et le travail en équipe.

Mes compétences :
Assistante
Secrétaire
Bâtiment
Comptabilité
Gestion
Association loi 1901

Entreprises

  • Suez - Assistante

    PARIS LA DEFENSE 2018 - maintenant  Assistanat commercial
    • Téléchargement des DCE pour appel d’offres « Marchés publics »
    • Gestion du tableau de bord des appels d'offres
    • Établissement des candidatures et/ou offres et envoi sous format dématérialisé
    • Aide à l'établissement de fiches illustrées des différents projets réalisés et attestations OPQBI

     Gestion administrative et financière des affaires
    • Création des comptes d’exploitation dans le logiciel de gestion analytique ;
    • Etablissement et suivi des documents marchés (OS, contrats, avenants, sous-traitance…)
    • Vérification et diffusion des compte-rendus techniques internes et externes ;
    • Facturation clients (établissement des situations à l'avancement, calcul de révision de prix et actualisation, Décompte Général Définitif et dépôt et réception des factures sous Chorus)
    • Recouvrement Clients et reporting mensuel du suivi des impayés client à l'échelle de l'Agence NNP
    • Réception et dépôt des factures entreprises travaux sur Chorus
    • Mise à jour du carnet de commande : suivi des affaires pour le Pôle de Caen

     Gestionnaire de site
    • Dépouillement et enregistrement du courrier ;
    • Gestion des déplacements, réunions ;
    • Gestion du classement et de l’archivage ;

  • N.I.S Neill Ingénierie Services - Assistante de direction

    2016 - 2018 Gestion des appels d'offres
    - Veille annonces
    - Elaboration et suivi du traitement des dossiers

    Assistance des chargés d'opération
    - Gestion administrative des dossiers d'appels d'offres
    - Rédaction des comptes rendus
    - Suivi administratif et financier des marchés "entreprises"

    Comptabilité
    - Clients : gestion des contrats et de la facturation
    - Fournisseurs : règlements
    - Banques : tableaux de bord / trésorerie

    Gestion sociale
    - Gestion des temps, dossiers salariés, variables de paie, virement salaires
    - Gestion des frais de déplacements

  • Guy Hoquet L immobilier - Assistante de Copropriété

    Gentilly 2016 - 2016 Préparation et suivi d'Assemblées Générales
    Gestion des contrats d'entretien, des ordres de services, des devis, sinistres et travaux des immeubles,
    Mise à jour des carnets d'entretien
    Connaissances juridiques et du logiciel : ICS & ASSEMBLEE

  • Laforêt Immobilier - Stage Chargée gestion locative

    PARIS 2016 - 2016 - Prospection téléphonique,
    - Gestion publicitaire, visites,
    - Sélection des candidats,
    - Etats des lieux entrées et sorties,
    - Rédaction baux
    - Suivi des dossiers locataires et bailleurs.

    Logiciel PERICLES

  • ZAFFIRO - ASSISTANTE TRAVAUX ADMINISTRATIVE ET GESTION

    2014 - 2015 ASSISTANTE TRAVAUX, ADMINISTRATIVE et DE GESTION

    > ADMINISTRATIF :

    - Traitement de l'ensemble du secrétariat (publipostages, rédaction de courriers et de comptes rendus),
    - Gestion des mails
    - Accueil physique et téléphonique
    - Relance client par courrier et téléphone
    - Gestion du personnel intérimaire (demandes, contrats, pointages d'heures)
    - Réalisation et suivi d'enquêtes de satisfaction

    > TRAVAUX :

    - Gestion des Dossiers d'Appels d'offres
    - Gestion des demandes d'agrément de sous-traitance
    - Etablissement des déclarations préalables,
    - Constitution des marchés des entreprises et des avenants
    - Etablissement des DOE
    - PV de réception et de levée des réserves

    > COMPTABILITE/GESTION :

    - Facturation client
    - Suivi tableaux de bord, reporting, tableaux croisés dynamiques, statistiques, graphiques,
    - Gestion des prorata (convention et facturation, suivi)
    - Comptabilité analytique (sage) : enregistrement écritures comptables, règlements et remises de chèques,

  • Abscis-bertin Construction - Assistante Travaux

    Bretteville sur Odon 2010 - 2013 * Secrétariat courant :

    - Accueil téléphonique et physique
    - Rédaction des courriers et renseignements fournisseurs / clients
    - Gestion des Dossiers d'Appels d'offres
    - PV de réception et de levée des réserves
    - DOE.

    * Gestion administrative des dossiers :

    - Constitution des marchés des entreprises et des avenants
    - Comptes-rendus
    - Gestion des demandes d'agrément de sous-traitance
    - Etablissement des déclarations préalables.


    * Gestion financière des dossiers :

    - Etablissement de la facturation et du tableau de suivi des paiements
    - Etablissement des DGD

    * Gestion financière de l'entreprise / Règlement fournisseurs :

    - Facturation client
    - Relance facturation.

  • Système U Nord-Ouest - Assistante du Secrétaire Général

    VENDARGUES 2008 - 2008 Gestion de dossiers, plannings, d’agendas,
    Préparation de réunions et déplacements,
    Accueil physique et téléphonique (filtrage),
    Traitement et suivi du courrier,
    Gestion du personnel.

    Intérim 6 mois.

  • Association GARDE - Secrétaire de Direction

    2001 - 2007 Gestion de dossiers, plannings, d’agendas,
    Élaboration de budgets,
    Gestion du personnel (20 personnes)
    Préparation de réunions et déplacements,
    Contacts avec annonceurs/partenaires,
    Accueil physique et téléphonique (filtrage),
    Traitement et suivi du courrier,
    Encadrement de stagiaires.

  • LYCEE DUMONT D'URVILLE - SECRETAIRE D'INTENDANCE

    Maurepas 2000 - 2001 Secrétariat courant, Gestion du personnel et du service d'intendance.

  • BOSCH Mondeville - SECRETAIRE

    1999 - 1999 Gestion de plannings,commande de pièces (gestion de stock), secrétariat courant

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