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Université Tours Francois Rabelais
- Gestionnaire RH
Tours
2017 - maintenant
Mes fonctions consistent à mettre en œuvre le plan de formation pour les personnels de l’université, au niveau administratif et financier. Je gère également les concours ITRF.
Mon adaptabilité naturelle et ma réactivité m’ont permis de m’intégrer et d’être autonome rapidement sur ce poste.
Formation
- Assurer la logistique des actions de formation : gestion des inscriptions, réservation des salles, convocations, accueil des stagiaires et des formateurs (restauration hébergement déplacement le cas échéant) …
- Assurer le suivi administratif et financier dans le logiciel LAGAF
- Élaborer les bons de commandes et assurer le suivi des factures
- Assurer le suivi des attestations de stages
- Exploiter les évaluations des stagiaires
- Être le référent des stagiaires et formateurs pour l’ensemble des formations
- Participer à l’animation du réseau des formateurs internes
Concours ITRF
- Gérer l’ensemble du volet logistique de concours ITRF de catégorie A, B, C (réception des dossiers, de candidatures, recevabilité des candidatures, envoi des convocations, gestion des salles, organisation des déplacements des jurys, envoi des résultats …)
- Assurer le suivi administratif et financier dans le logiciel SENORITA
- Etre le référent concours pour les candidats et les membres de jurys
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Université Tours Francois Rabelais
- Gestionnaire administrative
Tours
2014 - 2017
J’assurais, entre autre, les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, l’accueil physique et téléphonique de la scolarité, l’organisation du concours « Passerelles ». Puis, en relation avec les enseignants j’organisais des Enseignements Dirigés spécifiques ainsi que leurs examens finaux.
Ce poste a révélé mon goût pour le contact avec le public et m’a permis d’approfondir ma connaissance du monde universitaire, et en particulier le cursus spécifique des études de médecine.
- Gestion des étudiants Masters, Sages-femmes
- Gestion des dossiers et du Jury "Passerelles" région Grand Ouest
- Organisation des Jurys pour les candidats "Passerelles"
- Gestion des dossiers "Campus France" et "DAP"
- Gestion des bourses
- Organisation et gestion des cours en relation avec les intervenants
- Construction et paramétrage des maquettes de Diplômes dans APOGEE
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des personnels.
- Préparation et présence à la Journée Portes Ouvertes.
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L'Education Nationale
- Emploi de Vie Scolaire
Paris
2013 - 2014
• Assistance administrative au directeur
• Assistance logistique et organisationnel de l’école
• Accueil et aide à l’encadrement des élèves
• Aide à l'utilisation des nouvelles technologies.
• Mise en place des nouveaux rythmes scolaires (Activités)
• Organisation et Supervision des temps d’activités périscolaires
• Gestion de la bibliothèque
• Participation à l'encadrement des sorties scolaires
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CPAM
- Assistante de Direction communication et RH
Paris
2012 - 2013
ASSISTANAT :
• accueil physique et téléphonique
• Gérer l’agenda, le courrier, les mails du Directeur
• Constituer des dossiers de suivi
• Organiser, préparer et assurer le suivi de réunions
• Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, documents et CR de réunions
• Identifier, trier, prioriser, diffuser et classer les informations entrantes et sortantes
• Identifier les différents niveaux de priorité dans le traitement des demandes
• Gérer les moyens généraux: courriers entrants / sortants, commandes de fournitures,…
• S’adapter aux évolutions de l’organisation
• Alimenter des tableaux de bord
RESSOURCES HUMAINES :
• Suivre les fiches des visites médicales
• Communiquer avec les principaux interlocuteurs
• Assurer un retour à son responsable
• Participer à des missions ponctuelles
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ISRP
- Assistante de Direction/ Ressources Humaines
2002 - 2010
Rattachée au directeur général, j'ai participé étroitement au développement de la société. J’avais la responsabilité du suivi administratif (accueil, gestion et suivi des dossiers, classement), la communication (vente de la formation, relation extérieure, devis/factures …), la gestion pédagogique (saisie des notes, organisation d’examens, concours, convention, élaboration des emplois du temps, gestion du matériel pédagogique, gestion des salles…) ainsi que toute la gestion du personnel.
ASSISTANAT :
• Accueil individualisé ou collectif du public
• Rédaction et saisie des courriers
• Gestion de l’agenda, du courrier des mails du Directeur
• Réception et filtrage d’appels téléphonique
• Tenue et supervision du secrétariat
• Collecte les informations auprès des responsables
• Suivant les directives de la direction, elaborer des dossiers menant à l'évolution de l'entreprise
RESSOURCES HUMAINES :
• Mise en place d’un système d’appréciation (définition de poste, entretien annuel)
• Gestion du personnel (Congés, maladie, A T, création d’outils)
• Recrutement (sourcing, sélection, entretien)
• Suivi des paies, saisie des éléments variables
• Veille en législation sociale
• Etablissement des contrats et avenants
• Mise en place et suivi de la formation en alternance (apprentissage, professionnalisation)
• Présentation des formations (Portes ouvertes, salons)
COMMUNICATION :
• Information individuelle ou collective sur la formation
• Présentation des formations
• Rédaction, mise à jour de plaquettes commerciales, du site internet/ extranet
• Mise en place de la formation en alternance (alternance, professionnalisation)
• Relation extérieure (Conseil régional, Ministère, CFA)
• Création de procédures
• Gestion et suivi de dossiers étudiants (550)
MANAGEMENT :
• Responsable d’équipe (4 personnes)
• Animation de réunion inter équipe
• Formation et encadrement d'intérimaires, de contrat de qualification
• Supervision de la mise en place du projet pédagogique de l'école
COMPTABILITE
• Participation et élaboration du Budget prévisionnel
• Évaluation préventive et systématique de la solvabilité clients
• Gestion et suivi des factures en lien avec la comptabilité
• Relance clients
• Relation étroite avec la comptabilité
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Sup santé
- Logisticienne
2000 - 2002
Rattachée au directeur général, j'ai participé étroitement au développement de la société. J’avais la responsabilité du suivi administratif (accueil, gestion et suivi des dossiers, classement), la communication (vente de la formation, relation extérieure, devis/factures …), la gestion pédagogique (saisie des notes, organisation d’examens, concours, convention, élaboration des emplois du temps, gestion du matériel pédagogique, gestion des salles…) ainsi que toute la gestion du personnel.
LOGISTIQUE :
• Gestion et suivi des clients (900)
• Gestion du stock
• Supervision de la base de données
• Supervision des offres d’emplois
• Planifie, organise et contrôle les opérations logistiques (réception, stockage, préparation de commandes, approvisionnement, expédition de marchandises)
COMMERCIAL :
• Promotion des formations
• Organisation et animation des salons et des « Portes ouvertes »
• Gestion des demandes de Renseignements
• Élaboration de statistiques et de tableaux d’évolution des chiffres
• Élaboration de documents publicitaires
ASSISTANAT
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Mairie
- Directrice de centre de Loisirs
1996 - 1999
Directrice d'un centre de vacances pendant les étés. J'ai conçu un projet pédagogique concernant l’accueil des enfants. Avec l'aide de l’équipe d’encadrants, qui contenait 10 animateurs que j'ai moi même recruté, je devais coordonner la mise en place des activités.
Principales compétences:
- Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail
- Capacité relationnelle et de communication
- Aptitude à l’encadrement et au management
- Connaissances des règles d’hygiène et de sécurité
- Disponibilité
- Gérer un budget
