Gwénaëlle RIVAT

En résumé

Entreprises

• PHYLUM - Assistante de direction

  2017 - maintenant Organisation de déplacements
  Traduction / Relectures rapports français et anglais
  Suivis administratif et budgétaire des projets
  Recherche des appels d’offre
  Préparation des trames des appels d’offres en fonction des termes de références
  Réponse dématérialisée aux appels d’offre
  Recherche de documentation
  Facturation et suivi
  Rédaction et relecture de contrats
  Relais des responsables de projets avec les clients/les experts/prestataires/collaborateurs
  Facturation et suivi
  Travaux sur la base de données développée par Phylum
  Saisie/modification d’audits
  Modification/création/vérification des critères de paramétrage
  Saisie sur Excel de tableaux de suivi
  Suivi budgétaire et facturation
  Export de dossiers
  Mise à jour du manuel de l’utilisateur FR/ENG
  Rédaction de procédures
  Paramétrage de tablettes

• Rockwell Collins - Assistante Administrative FAL

  BLAGNAC 2016 - 2017 Assistante FAL
  Lien entre le SAP Airbus et le progiciel client (double data)
  Incrémentation de fichiers Excel Airbus dans une base de données client
  Aide à la facturation fournisseur (refacturation Airbus)
  Relevés d'heures du personnel sous-traitant (France, Irlande)
  Reporting à la hiérarchie anglaise / américaine
  Demandes de badges selon plan de prévention (via Onsite)
  
  

• ATR - Chargée de logistique et Certificats

  Blagnac 2016 - 2016 Logistique et création de certificats inhérents au Training center de Toulouse et autres sites internationaux

• Ecole Nationale d'Aviation Civile - Gestionnaire du Bureau des Programmes

  2015 - 2016 Gestion des plannings de 8 promotions d'élèves en master spécialisés, formation continue et formations rattachées à la Marine.
  Organisation et saisie des plannings avec les différents intervenants (inspecteurs d'étude, responsables de masters, professeurs et surveillants)
  Mise en place de missions pour les intervenants extérieurs (organisation et prise en charge de déplacements)

• Master Films - Secrétaire Standardiste

  Toulouse 2012 - 2015 *MASTER FILMS*
  Accueil téléphonique et en face-à-face, transmissions des informations en interne et en externe.
  Communications internationales : relances pour facturation (anglais, espagnol)
  Réservations : Déplacements internationaux, salles de réunions, restaurants, plateaux repas
  Réception / Expédition du courrier, des colis, des courses
  Interface avec les coursiers, les transporteurs, les food trucks, les livreurs
  Validation de factures
  Gestion du planning des salles de réunions
  Gestion des candidatures (réception, tri, transmission ciblée, réponse et archivage)
  Gestion des stocks de fournitures
  Aide aux productions : traductions, relectures, transcripts
  Prise en charge des stagiaires : visite des locaux, "placement" auprès des employés, fonction des disponibilités
  
  *MATIVI*
  Assistanat de production :
  Rédaction des devis
  Déclarations à l'URSSAF (DPAE / DUE)
  Rédaction des contrats des intermittents et signature
  Interface auprès de la comptabilité (salaires, notes de frais et facturation)
  Saisie sur le logiciel comptable
  Rendu de production avec mise à jour du tableau de bord du C.A.
  Réservations du matériel, des véhicules

• Université Paul Sabatier - Agent administratif

  Toulouse 2011 - 2011 Administration des sessions de tests professionnels pour une société américaine basée sur le campus de l'université.
  (Tests TOEIC, TOEFL, médecine, )
  Veille à la sécurisation des sessions : présence de caméras, prise d'empreintes digitales, envoi sécurisé des résultats des candidats
  Communications quotidiennes téléphoniques avec l'Inde et la Hollande
  Gestion des plannings de l'équipe,
  Gestion administrative et reporting des résultats

• Viajes Galaxtur, Agence de Voyages pour un groupe 4*, Calpe Espagne - Agent de voyages, stagiaire

  2009 - 2009 Élaboration et mise en ligne des offres pour les clients
  Prise et transmission d'appels

• YHA Oxford, Angleterre - Réceptionniste

  2009 - 2009 Accueil, information des clients, (arrivées et départs),
  Prise de réservations via téléphone et internet, prise en compte des "no shows",
  Vente de boissons et repas, réapprovisionnement des stocks,
  Facturation et participation au chiffre d'affaires,
  Gestion des salles de réunions (planning, agencement et publicité)

Formations

Pas de formation renseignée

Réseau

• Apports SARL

• Emilie MALLEN

• Eric PFEIFFER

• Jean-Marcel HEUDIER

• Ludovic BERNARD

• Marie CHARRIERE

• Marie LACOMBE

• Marine GUIZERIX

• Pierre-Olivier PELRAS

• Sandrine MOUTON