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Joaquim FERNANDES

Paris

En résumé

16 années d'expérience dans le monde de la formation professionnelle continue au sein d'un OPCA que ce soit dans l'analyse des besoins, le conseil, la gestion de dossiers, le financement, et aussi l'accompagnement-formation des collaborateurs et le contrôle interne et externe.

Ma valeur ajoutée :

* Avoir une connaissance approfondie des dispositifs de formation (plan de formation, période, CPF, contrats de professionnalisation, appels à projets...) et des systèmes de cofinancements (OPCA, FPSPP, FSE, EDEC...).
* Etre l'appui technique auprès des collaborateurs en matière d'analyse de programmes de formation et de financement, ainsi que de l'utilisation du nouvel outil informatique de l'OPCA,
* Accompagner et former les collaborateurs au métier d'assistant de gestion (saisie et traitement des dossiers) et sur la réglementation professionnelle,
* Créer et mettre à jour les procédures internes de saisie et de traitement des dossiers de formation en prenant en compte les critères de l'entreprise, les réformes et la réglementation professionnelle en vigueur,
* Contrôler et conseiller les décisions prises par les assistants de gestion,
* Analyser et juger de la pertinence des programmes au regard du plan de formation de l'entreprise et du salarié concerné par la formation,

Mais aussi...

* S'assurer du respect des procédures internes,
* Créer des supports pédagogiques et animer des sessions de formation,
* Assurer et suivre la logistique des formations (inscriptions, réservations, évaluations...),
* Contrôler sur le terrain les organismes de formation et assurer son suivi administratif,
* Corriger et valider les plaintes pénales, suivre les sommations interpellatives et être le représentant de l'entreprise au Tribunal.


Mes compétences :
Accompagnement
Gestion administrative
Animation de formations
Contrôle interne
Conseil en formation
Contrôle qualité
Ingénierie pédagogique
Ingénierie de formation

Entreprises

  • OPCA Transports et Services - Chargé de missions Appui technique

    Paris 2015 - maintenant Garantir l’appui technique aux équipes de gestion :
    - Répondre aux questions relatives à la gestion de dossier de niveau 2
    - Garantir la mise à jour des procédures de gestion en lien avec le service Qualité,
    - Si nécessaire, participer à la formation du personnel.

    Veiller à la bonne utilisation de l’outil SI (MY OPCA) :
    - Améliorer l’outil informatique selon les demandes de la Responsable du Pôle Opérationnel,
    - Mettre en conformité la saisie des données (analyse des données, proposition de
    modification informatique ou de procédure),
    - Rédiger un cahier des charges relatives à l’informatique,
    - "Recetter" les livraisons SI,
    - Transmettre l’information des passages en production (rédaction de process si nécessaire),
    Coordonner avec le service Qualité :
    => l’analyse des retours de contrôles planifiés,
    => la mise à jour des procédures de saisie.

    Assister la Responsable :
    - Aider à la préparation des réunions des Responsables de service,
    - Rédiger les comptes rendus de réunion,
    - Veiller à la diffusion de l’information auprès des équipes (siège et régions),
    - Mettre en place une base documentaire de ces informations,
    - Assister le Pôle Opérationnel (mise en place de courriers types à destination des
    entreprises et des OF, tenue d’un chrono courrier…).

  • AGEFOS PME - Assistant Technique Projets Emploi-Formation cofinancés (Branches Services à la Personne)

    Paris 2014 - 2015 * Suivre les projets dédiés à la formation pour la branche Services à la Personne
    * Participer à l'analyse des résultats obtenus et contribuer à la rédaction de documents de communication auprès du réseau national.
    * Collaborer à la planification et l'organisation des bilans et enquêtes
    * Contribuer au suivi et à la mise en place de tableaux de bord permettant de garantir la bonne gouvernance des dispositifs
    * Assurer le suivi et le contrôle d'indicateurs pertinents
    * Participer au contrôle et à la validation des fichiers travaillés par les régions
    * Faciliter le suivi des enveloppes allouées sur chaque projet
    * Contribuer au reporting auprès des financeurs des opérations et à la production de statistiques
    * Contribuer à l'appui conseil auprès du réseau

  • CONSTRUCTYS - OPCA de la Construction - Chargé de l'Appui Technique et du Contrôle des Organismes de formation

    PARIS 10 2006 - 2013 - Assurer et suivre la gestion administrative, logistique et financière des formations :
    > Appui technique tout au long de l'année auprès des équipes de gestion en matière :
    * D'analyse de programmes de formation,
    * D'application de critères et modes opératoires de l'OPCA,
    * De réglementation,
    * De saisie et de traitement de dossiers "complexes",
    * De montage financier.
    ==> Equipe rassurée et soutenue, harmonisation des décisions rendues sur toute la France.

    - Conseiller, former et accompagner les collaborateurs dans la gestion des dossiers :
    > Mise en place d'outils adaptés en fonction du public et du thème de la formation par le biais de cas pratiques, quiz... pour créer une dynamique de groupe
    > Déconcentration des missions de l'OPCA en régions avec ouverture de 9 délégations :
    REALISATIONS :
    * Formation de 13 personnes sur 1 mois à Paris au siège sur le métier d'assistant de gestion et d'information (réglementation, dispositifs de formation, critères et procédures, saisie, vérification, et analyse des dossiers et des factures, études de programmes, informations aux entreprises par téléphone...).
    Anticipation des besoins : préparations des supports et moyens pédagogiques, planification, réservations, cas réels et mises en situation.
    * Puis accompagnement sur le terrain pendant 1 semaine.
    ==> Bon esprit d'équipe, intérêt, motivation, responsabilisation des équipes, mise en confiance, mise à jour de connaissance et meilleurs résultats.

    - S'assurer de la bonne gestion des fonds de la formation professionnelle continue en contrôlant sur le terrain les organismes de formation et les entreprises sur la réalité des actions de formation financées par l'OPCA :
    REALISATIONS :
    > Mise en place d'un contrôle des organismes de formation par l'OPCA depuis 2003 :
    * Préparation des visites en amont pour être le plus efficace,
    * Contrôle sur place de l'organisme et des entreprises sur la réalité des actions financées,
    * Vérification, analyse et prise de décisions (2ème contrôle à effectuer, sommations interpellatives à envoyer, plaintes pénales à déposer...),
    * Suivi de toutes les affaires en cours et représenter l'OPCA devant la police judiciaire, le juge d'instruction, et au Tribunal.

  • FAF.SAB (devenu CONSTRUCTYS en 2012) - Assistant de gestion et assistant contrôle qualité

    2004 - 2006 - Analyser les dossiers de formation au regard de la réglementation et des critères,
    - Prendre la décision afférente au dossier dans le respect des procédures internes,
    - Traiter les factures,
    - Servir de référent à l'équipe des assistants de gestion sur l'aide à la décision,
    - Procéder au contrôle par sondage bimensuel des dossiers sur la justesse des décisions, le respect des procédures et la saisie dans l'application informatique.

  • FAF.SAB (devenu CONSTRUCTYS en 2012) - Assistant de gestion des formations

    1998 - 2004

  • DIA - Responsable de magasin

    Joinville 1994 - 1998

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