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Université De Lille
- Secrétaire PACES--Faculté de médecine
Villeneuve d'Ascq
2019 - maintenant
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Poly-Langues
- Assistante Administrative et Pédagogique
2018 - maintenant
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ESPE lille nord France
- Adjointe
2017 - 2018
Bureau des stages
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Université Lille 1
- Adjointe en gestion administrative
Villeneuve d'Ascq
2016 - 2017
Service Etude et Scolarité - Unité validation d'études
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IG2I
- Assistante pédagogique / formation
LENS
2012 - 2015
Compétences techniques et organisationnelles :
- Réalisation, gestion et organisation des emplois du temps élèves/enseignants,
- Mise en place de procédures pédagogiques : budget des enseignements, mise en place d’un système de fiches pédagogiques, rédaction et mise en forme des programmes pédagogiques en lien avec les enseignants.
- Mise en place de procédures de fonctionnement des départements de l’ECLille, Iteem et IG2I,
- Rédaction de documents et mise en place de la formation par apprentissage : guide de l’apprentissage, pédagogie.
- Gestion des stages : mise en place du suivi des stages, élaboration des conventions, organisation des soutenances en relation avec les enseignants et tuteurs entreprise.
Compétences administratives et comptables :
- Elaboration des contrats des enseignants-vacataires, réalisation des bilans de charge trimestriels,
- Gestion de la scolarité des élèves,
- Formation continue : déclaration et suivi pour les différents dispositifs (FONGECIF particulièrement),
- Gestion financière et comptable,
- Gestion administrative des projets étudiants : gestion des conventions et factures, suivi des projets, relation clients.
Compétences d’encadrement :
- Travail au sein d’une équipe de 10 personnes, encadrement d’un contrat d’avenir,
- Organisation de l’activité du secrétariat pédagogique et encadrement de l’équipe,
- Secrétariat de Direction,
- Veille informationnelle.
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Ecole Centrale de Lille
- Département Entreprise et Société - Laboratoire de Recherche Equipe LM²O
2011 - 2012
2011-2012 Secrétaire de département Entreprise et Société / Secrétariat administratif formation continue - Mastère Création d’Entreprise et Entrepreneuriat / Secrétariat de Laboratoire de Modélisation et de Management des Organisations – Ecole Centrale de Lille – Villeneuve d’Ascq
- Secrétariat des filières-métier de l’EC Lille : planning, gestion des intervenants (dossiers vacataires, planning, déclaration des heures, accueil des intervenants, gestion des supports de cours, fiches de présentation des filières, bons de commande et ordres de mission). Plus particulièrement pour les filières Entrepreneuriat et Gestion-Audit-Conseil
- Secrétariat de laboratoire LM²O : planning, gestion des supports de cours, gestion des élèves (notes, absences, encadrement quotidien)
- Secrétariat du Mastère Création d’Entreprise et Entrepreneuriat : formation continue : déclaration et suivi pour les différents dispositifs (FONGECIF particulièrement)
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Iteem
- Secrétariat - Stages
2009 - 2011
2009-2011 Secrétaire Administrative – Iteem, département de l’Ecole Centrale de Lille - Villeneuve d’Ascq. (Contrat unique d’insertion)
- Accueil, information et orientation des étudiants, des enseignants, du personnel et du public
- Saisir et mettre en forme des documents
- AGAP : Traitement et gestion administrative des dossiers (inscription pédagogique)
- Suivi et mise à jour des données concernant les étudiants : suivi de leur cursus, saisie des notes, modification des données personnelles.
- Suivi des Stages
- Mise en place d’un suivi de la procédure des stages pour chaque élève
- AURIGA : saisie des stages, des entreprises en vue de la taxe d’apprentissage
- Envoi et suivi des conventions de stage
- Mailing aux entreprises : remerciements, évaluation, etc.
- Organisation des jurys de soutenance de stage (organisation logistique de l’évènement, envoi des invitations aux entreprise et enseignants, gestion du planning)
- HYPERPLANNING : Assistance dans la gestion des plannings d’enseignement : réservation de salles pour les étudiants, les enseignants. Edition et affichage des emplois du temps
- Gestion des absences des élèves
- Gestion du courrier (rédaction, suivi, archivage)
- Participation à l’organisation des candidatures et du recrutement
- Gestion de la messagerie et des appels téléphoniques
- Gestion des aspects logistiques (locaux, matériel, fournitures…)
- Relations avec les enseignants et les services administratifs de l’Ecole
- Gestion de la logistique évènementielle : Salon de l’étudiant, forums des lycées, journée portes ouvertes, remise des diplômes,
- Mettre en œuvre des procédures de gestion : bons de commande, suivi de factures, frais de déplacement …
- Envoi de brochures, plaquettes et dossiers d’inscription
- Saisir et mettre en forme des bases de données administratives et pédagogiques.
