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GLOBAL BIOENERGIES
- Assistante de Direction
EVRY
2009 - maintenant
Assistanat du Directeur Général : gestion de son agenda, organisation de voyages en France et à l'étranger avec préparation de feuilles de route détaillées, participation à l'organisation matérielle des Assemblées Générales, organisation des réunions générales trimestrielles
Communication : diffusion des communiqués de presse : wire, emailings, mise à jour du site internet (en relation avec les agences de relation presse et l'agence de traduction) ; participation à la refonte du site internet
Comptabilité : saisie des factures d’achats et d’immobilisations, établissement et saisie des règlements, rapprochement bancaire, lettrage des comptes, en relation avec les banques, le cabinet d’expertise comptable et le commissaire aux comptes,
Préparation des contrats de travail et des éléments variables de la paie, en relation avec le cabinet d’expertise comptable
Organisation des élections des délégués du personnel, du déménagement de l'entreprise,
Tenue de tableaux de bord (accords de confidentialité, RH)
Participation à la démarche qualité de l’entreprise
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CEPHALON
- Assistante de Direction
maisons Alfort
2008 - 2009
CDD en remplacement de l’Assistante de Direction de langue maternelle anglaise pour congé sabbatique. Fin de contrat : 03 Juillet 2009
Assistanat du Directeur du Site de Développement, notamment dans le cadre du projet de construction et de remise à neuf du site : suivi de la facturation et reporting en relation avec les entreprises, le maître d’œuvre et le service comptabilité de l’entreprise, préparation des ordres de service de travaux supplémentaires, en relation avec le Direction Juridique le cas échéant ; rédaction des comptes-rendus des réunions et vidéo-conférences ; établissement de demandes d’achat, réservations de voyages pour les collaborateurs du site, organisation et rédaction des comptes-rendus de réunion du Comité de Direction (interface avec les invités extérieurs).
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Laboratoire KCI Médical
- Assistante de Direction
2004 - 2008
Assistanat du Directeur Général dans sa mission quotidienne, organisation des Comités de Direction, rédaction des comptes-rendus et suivi des plans d'action, interface avec les membres du Comité de Direction, organisation de réunions et de conférences téléphoniques avec le siège et les autres filiales (Europe et USA), organisation d'évènements de convivialité (fête de fin d'année, …), de séminaires, participation à différents groupes de projet (communication externe, plan de formation, …)
Office Manager : responsabilité de l'accueil physique et téléphonique (encadrement d'une standardiste), travaux d'aménagement des bureaux (cloisons amovibles, climatisation, mobilier), externalisation des archives, travel manager (sélection agence de voyages, procédures, optimisation du budget).
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MWG BIOTECH
- Assistante de Direction
2002 - 2003
Assistanat du Directeur Général dans sa mission quotidienne, coordination avec les assistantes du CEO et du Directeur International des Ventes à la maison mère en Allemagne, convocation des actionnaires aux AGO et AGE.
Coordination des actions marketing : organisation et compte rendu des réunions marketing, administration de la base de données, organisation de mailings et d’e-mailings, interface au niveau international des services marketing des autres filiales (Europe et USA), traduction anglais/français d’articles, de communiqués de presse, organisation de salons.
Gestion des appels d’offres (demande du dossier de consultation, préparation, contrôle et expédition du dossier réponse, synthèse et suivi des offres retenues), mise à jour des listes de références.
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MWG BIOTECH
- Assistante Commerciale
1999 - 2002
Au sein d’une équipe de 5 commerciaux et 2 chefs produits, en collaboration avec le Directeur des Ventes : établissement des offres de prix, gestion des appels d’offres (demande de dossiers de consultation, établissement du dossier, facturation), organisation des déplacements des membres de l’équipe des ventes, administration de la base de données, commandes de matériels et suivi auprès de la maison mère en Allemagne, tenue de tableaux de bord (statistiques quotidiennes et mensuelles relatives au suivi des commandes de consommables, administration des ventes d’instruments)
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SARL DIDIER GENET
- Secrétaire
1994 - 1999
(de 09/94 à 08/96 dans le cadre de la formation BTS en alternance)
Secrétariat : enregistrement du courrier arrivé, rédaction et frappe de courriers, constitution de dossiers d’appels d’offres, tenue de tableaux de bord, rédaction de compte rendus de réunions ; Commercial : suivi des devis, création et suivi de mailings, prospection téléphonique à partir de différentes sources d’informations, création de divers documents et courriers commerciaux Gestion : facturation, suivi des règlements clients (tenue de l’échéancier)
