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U2P - Union des Entreprises de Proximité
- Assistante du Président et du Secrétaire Général
2013 - maintenant
U2P - UNION DES ENTREPRISES DE PROXIMITE (Organisation patronale) Partenaire social représentant les TPE-PME dans les secteurs de l'artisanat, du commerce de proximité et des professions libérales
Assistante du Président et du Secrétaire Général - Interface avec des interlocuteurs du monde politique et des affaires, interlocuteur privilégié, garant de la bonne circulation de l'information
* Gestion et administration du secrétariat de la Présidence et du Secrétariat Général :
* Agendas complexes : organisation de réunions, déjeuners - contact de haut niveau avec les Ministères français (secrétariats particuliers des Ministres ou collaborateurs des Cabinets ministériels), interface interne/externe
* Suivi et préparation de dossiers pour le Conseil National et le Bureau mensuels (préparation des courriers de convocations + ordre du jour, scan et envoi des documents par mail aux membres, suivi des réponses de participation + relances, liste d'émargement)
* Secrétariat classique : accueil physique des visiteurs, filtrage téléphonique, organisation logistique des déplacements, frappe et mise en forme de documents (notes, comptes rendus), rédaction du semainier hebdomadaire, à l'attention des U2P territoriales : document récapitulatif des rendez-vous du Président et du Secrétaire Général de l'U2P pour la semaine à venir, classement ...
* Gestion de la boîte mails générique : Transfert des mails aux Conseillers Techniques en fonction des sujets et coordination de leur activité : mise à jour du planning pour les huit Conseillers Techniques
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Deloitte
- Assistante de Direction Bilingue - Audit Grands Comptes
Puteaux
2003 - 2013
DELOITTE - sous la responsabilité de deux associés Commissaires aux comptes
* Gestion des dossiers de Commissariat aux Comptes pour les groupes Air France, Club Méditerranée, Société Bic, Go Voyages, Groupe Industriel Marcel Dassault, Dassault Aviation, Compagnie Financière Saint Thomas et Dufresne Corrigan Scarlett : ouverture de code client/mission, lettre d'acceptation de mandat, lettre de mission, émission des rapports de Commissariat aux comptes, facturation, relance clients, vérification des encaissements dans le système de gestion, extraction de données et reporting régulier aux associés, mise à jour des contacts, classement, archivage papier et électronique
* Aspects classiques du secrétariat des associés : interface interne/externe et entre les équipes et les associés, veille active sur les mails, gestion d'agendas complexes, organisation des réunions et déplacements, gestion des timesheet et des notes frais, mise en forme et suivi de tous types de documents (proposition de service, présentation Powerpoint, rapports de Commissariat aux comptes, etc ...)
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VIANETWORKS
- Assistante commerciale
2002 - 2003
* Vente de petits packages (nom de domaine et hébergement de site internet) - Gestion relation clients : interface avec les différents services internes (Production - Support - Comptabilité)
* Suivi commercial - Missions internes - Reporting d'activité
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BNP Paribas Cardif
- Assistante de Direction
Nanterre
1999 - 2002
Assistante de Direction - Direction Planification et Contrôles (60 personnes)
* Secrétariat classique : mise en place des calendriers annuels de comités, filtrage téléphonique, organisation de réunions et de déjeuners, élaboration de présentations sous Powerpoint pour formations ou séminaires, gestion d'agendas électroniques de 3 responsables de service, classement, frappe de documents, planning des salles de réunions, distribution du courrier, accueil visiteurs et candidats
* Assistanat : suivi et amélioration du fichier des formations de la Direction sur base de données Excel, interface avec les autres Directions, organisation et suivi des dossiers comptes annuels pour la Commission de Contrôle des Assurances, préparation d'un dossier de Conseil d'Administration, organisation des déplacements, gestion des fournitures et suivi du budget, interface interne avec les différents services
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EY (Ernst & Young)
- Responsable Staffing
Courbevoie
1998 - 1999
Responsable Staffing - garant du bon déroulement du processus de planification et de l'employabilité des auditeurs
* Gestion du planning de 60 collaborateurs : recherche des profils - aide à la constitution des équipes projet pour les clients finaux, gestion des arbitrages et mise à jour des données
* Elaboration mensuelle de tableaux de bord et de statistiques destinés à la Direction Administrative et Financière
* Evaluation des besoins en recrutement / Accueil des débutants : intégration et accompagnement des nouveaux entrants ;
* Interface interne entre les collaborateurs et les associés ;
* Inscription des collaborateurs aux formations.
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TELINDUS (ex Arche Groupe SIEMENS)
- Assistante de Direction
1997 - 1998
Assistante de Direction
* Secrétariat classique : filtrage téléphonique, organisation de réunions et de déjeuners, élaboration de présentations Powerpoint, classement, distribution du courrier ;
* Assistanat auprès des équipes d'ingénieurs techniques, chefs de projet : interface interne/externe, organisation des déplacements, suivi des dossiers
